Oktoberfest organiseren: checklist en planning

Een Oktoberfest organiseren vraagt meer dan bier en lange tafels. Je regelt eerst locatie, catering, bierlevering en muziek, daarna werk je toe naar het definitieve aantal gasten en de indeling. Die laatste aantallen bepalen hoeveel bierglazen, zitplaatsen, servies en eten je nodig hebt. Plan bovendien koeling, partytenten en afvalbakken op tijd, zeker wanneer een deel buiten plaatsvindt. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde regelt en welke voorbereidingen vaak te laat gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Feestlocatie reserveren
Catering reserveren
Bierlevering reserveren
Muziek en geluidsapparatuur reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Indeling van zitplaatsen maken
2 personen
Programma en spelregels uitwerken
2 personen
Bierglazen en servies reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Definitief aantal gasten doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Boodschappen doen
3 personen
Bier en frisdrank koelen
2 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
Sauzen en kruiden portioneren
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Desserts portioneren
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Oktoberfestversiering ophangen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Warmhoudbakken vullen
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkom en programma toelichten
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Oktoberfestquiz begeleiden
2 personen
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
Muziek verzorgen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken afdekken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven dranken opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 10
Stoelenaantal 20
Buffettafelsaantal 4
Dranktafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Bierpullenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Frisdrankglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 20
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Bierkoelersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudplatenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Oktoberfestvlaggenaantal 8
Blauw-witte slingersaantal 12
Tafellopersaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Bierpulstapijt
Ringwerpspel
Quizkaartenaantal 10
Pennenaantal 30

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig locatie, datum en catering vroeg en geef het definitieve aantal gasten pas door nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zo voorkom je dat je te veel of te weinig eten bestelt.
Reserveer bierlevering, bierpullen, bierkoelers en koelboxen niet pas in de laatste week. Bier moet vóór de start gekoeld zijn; houd daarom op de dag zelf enkele uren beschikbaar voor koelen en klaarzetten.
Maak de indeling van biertafels, banken en stoelen voordat je de ontvangsttafel en buffettafels plaatst. Houd bij het buffet ruimte vrij voor serveerschalen, warmhoudbakken en looproutes.
Bereid groenten, sauzen en kruiden eerder voor, maar zet houdbare boodschappen apart klaar. Snijd groenten bij voorkeur op de dag zelf en bewaar ze in vershoudbakken, zodat ze niet uitdrogen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en regel partytenten, extra zitplaatsen en afvalbakken voordat gasten arriveren. Druk het draaiboek af en leg naamkaartjes, spelregels en muziek klaar op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Oktoberfest organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, catering, bierlevering en muziek. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je nog enkele weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en de zitplaatsindeling te verwerken.
Hoeveel bier moet ik inkopen voor een Oktoberfest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Stem het definitieve aantal af op de duur van het feest, het aantal niet-bierdrinkers en de beschikbare frisdrank.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 7 tot 10 dagen voor het feest. Geef daarna het definitieve aantal door aan catering en verhuur, zodat eten, tafels, stoelen en servies op tijd kunnen worden aangepast.
Wat moet ik de dag voor een Oktoberfest klaarzetten?: Zet houdbare boodschappen, sauzen, kruiden, servies en naamkaartjes de dag ervoor klaar. Controleer daarnaast de weersverwachting, druk het draaiboek af en begin tijdig met het koelen van bier en frisdrank.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.