Obstacle run organiseren: checklist en planning
Een obstacle run vraagt meer voorbereiding dan alleen obstakels neerzetten. Je moet het parcours, de start- en finishlocatie, vergunningen, verzekering en EHBO vroeg vastleggen. Daarna volgen deelnemersregistratie, startgroepen, vrijwilligers en materiaalcontrole. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet gebeuren en welke zaken vaak te laat worden geregeld, zoals bewegwijzering, modderbakken vullen en de briefing op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Obstakels en materiaal reserveren
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Route en obstakels inspecteren
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen inkopen
3 personen
Materiaal controleren
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Event
Route bewegwijzeren
4 personen
Obstakels lossen
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Obstakels opbouwen
8 personen
Modderbakken vullen
4 personen
Waterpunt opbouwen
3 personen
Incheckbalie opbouwen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringpunt opbouwen
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluid en omroep testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Deelnemers ontvangen
6 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Bagage innemen
3 personen
Startvak controleren
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Startgroepen begeleiden
6 personen
Obstakels bewaken
12 personen
Deelnemers bij obstakels helpen
8 personen
Waterpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
EHBO verlenen
3 personen
Route vrijhouden
3 personen
Tijden registreren
3 personen
Finishers registreren
4 personen
Finishmedailles uitdelen
3 personen
Handdoeken uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Muziek verzorgen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Finishgebied afsluiten
3 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Nazorg
Obstakels afbouwen
8 personen
Routebordjes verwijderen
4 personen
Materiaal laden
6 personen
Catering afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersmail versturen
Uitslagen publiceren
2 personen
Donatiebedrag bekendmaken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 30
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Hinderniswandenaantal 4
- Klimnettenaantal 3
- Touwladdersaantal 4
- Klimtouwenaantal 6
- Bandenaantal 40
- Houten balkenaantal 12
- Modderbakkenaantal 3
- Waterbakkenaantal 4
- Kruiptunnelsaantal 3
- Zandzakkenaantal 30
- Jutezakkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 60
- Rubberen mattenaantal 30
- Stopwatchesaantal 6
- Fluitjesaantal 20
- Startnummersaantal 350
- Finishmedaillesaantal 350
- Polsbandjesaantal 350
- Handdoekenaantal 350
- Touwaantal 4
- Tie-wrapsaantal 500
- Haringenaantal 80
- Rubberen hamersaantal 8
- Scheppenaantal 6
- Kruiwagensaantal 3
- Waterslangenaantal 3
Apparatuur
- Mobiele geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Megafoonsaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Oplaadbare lampenaantal 12
- Walkietalkiesaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Koffiekopjesaantal 150
- Thermoskannenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schenkkanaantal 8
- Koelcontainersaantal 4
Decoratie
- Baniersaantal 12
- Routepijlenaantal 30
- Sponsorbordenaantal 20
- Informatiebordenaantal 10
- Whiteboardsaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- AED
- Veiligheidshesjesaantal 30
- Afzethekkenaantal 30
- Pionnenaantal 40
- Zaklampenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Bezemsetsaantal 6
- Vloertrekkersaantal 4
- Emmersaantal 8
- Sponzenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Toiletborstelsaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 20
- Hogedrukreiniger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, parcours en start- en finishlocatie eerst vast. Vraag vergunningen aan zodra het parcours bekend is en controleer daarna of je verzekering de obstacle run dekt.
- Reserveer obstakels en transport ruim vóór de opbouwdag. Controleer hinderniswanden, klimnetten, touwladders, banden en kruiptunnels bij aankomst op schade en ontbrekende onderdelen.
- Plan EHBO en vrijwilligers niet pas voor de laatste week. Maak per onderdeel een indeling voor parcoursbegeleiding, start, finish, waterpunt en opbouw, en geef iedereen vóór de start een korte briefing.
- Verstuur deelnemersinformatie na verwerking van de aanmeldingen. Vermeld daarin startgroep, route-informatie, kledingadvies, bereikbaarheid en wat deelnemers bij start en finish moeten doen.
- Loop het volledige parcours kort voor de run met de weersverwachting erbij. Zet verkeerskegels, bewegwijzering, haringen en rubberen matten op tijd klaar; vul modder- en waterbakken pas wanneer de ondergrond en veiligheid zijn gecontroleerd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een obstacle run organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer obstakels en leg EHBO en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de run vast.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een obstacle run aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum, route en locaties definitief zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagtermijn meteen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een obstacle run?
- Plan minimaal één begeleider per bemand obstakel en extra mensen voor start, finish, waterpunt, route en EHBO-ondersteuning. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, wanneer het aantal deelnemers en startgroepen bekend is.
- Wanneer bouw je de obstakels en het parcours op?
- Bouw start- en finishboog, obstakels, bewegwijzering en waterpunt bij voorkeur 1 dag vooraf op. Controleer het parcours opnieuw op de wedstrijddag, voordat de eerste startgroep vertrekt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!