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Checklist pour organiser un obstacle run

Un obstacle run demande plus qu’un parcours et quelques épreuves. Il faut sécuriser le terrain, obtenir les autorisations, réserver les obstacles, organiser les secours et répartir les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, de la définition du parcours au montage de l’arche, des obstacles et des zones d’eau ou de boue. Elle aide aussi à ne pas oublier les informations participants, les dossards et le briefing du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le parcours

    2 personnes

  • Demander les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver le lieu de départ et d’arrivée

  • Réserver les obstacles et le matériel

    2 personnes

  • Assurer la présence des secours

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux participants

    2 personnes

  • Répartir les groupes de départ

    2 personnes

  • Inspecter le parcours et les obstacles

    3 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Vérifier le matériel

    3 personnes

  • Trier les dossards

    2 personnes

  • Préparer le briefing des bénévoles

Événement

  • Balisage du parcours

    4 personnes

  • Décharger les obstacles

    6 personnes

  • Monter l’arche de départ et d’arrivée

    4 personnes

  • Monter les obstacles

    8 personnes

  • Remplir les bacs à boue

    4 personnes

  • Installer le point d'eau

    3 personnes

  • Monter le comptoir d’enregistrement

    3 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Monter le point de restauration

    4 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Tester le son et l'annonce

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

  • Préparer les dossards

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    6 personnes

  • Distribuer les dossards

    4 personnes

  • Recevoir les bagages

    3 personnes

  • Vérifier la zone de départ

    3 personnes

  • Donner le briefing d'ouverture

    2 personnes

  • Accompagner les groupes de départ

    6 personnes

  • Surveiller les obstacles

    12 personnes

  • Aider les participants aux obstacles

    8 personnes

  • Tenir les points d’eau

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Prodiguer les premiers secours

    3 personnes

  • Dégager le parcours

    3 personnes

  • Enregistrement des horaires

    3 personnes

  • Enregistrer les arrivants

    4 personnes

  • Distribuer les médailles d’arrivée

    3 personnes

  • Distribuer des serviettes

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Servir des boissons chaudes

    2 personnes

  • Maintenir les tables de catering propres

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    3 personnes

  • Fournir la musique

  • Préparer la remise des prix

    3 personnes

  • Animer la remise des prix

    3 personnes

  • Accompagner les derniers participants

    4 personnes

  • Fermer la zone d’arrivée

    3 personnes

  • Faire le check-out des participants

    3 personnes

  • Rendre les bagages

    3 personnes

Suivi

  • Démonter les obstacles

    8 personnes

  • Retirer les panneaux d’orientation

    4 personnes

  • Charger le matériel

    6 personnes

  • Démonter le catering

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    5 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Envoyer l’e-mail aux participants

  • Publier les résultats

    2 personnes

  • Annoncer le montant du don

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables hautesqté 8
  • Portantsqté 4
  • Caisses de rangementqté 30

Matériel de sport

  • Arche de départ et d’arrivée
  • Panneaux d'obstaclesqté 4
  • Filets d’escaladeqté 3
  • Échelles de cordeqté 4
  • Cordes d’escaladeqté 6
  • Pneusqté 40
  • Poutres en boisqté 12
  • Bacs à boueqté 3
  • Bacs à eauqté 4
  • Tunnels de crawlqté 3
  • Sacs de sableqté 30
  • Sacs en juteqté 40
  • Cônes de signalisationqté 60
  • Tapis en caoutchoucqté 30
  • Chronomètresqté 6
  • Siffletsqté 20
  • Numéros de départqté 350
  • Médailles de finisherqté 350
  • Braceletsqté 350
  • Serviettesqté 350
  • Cordeqté 4
  • Attaches-câblesqté 500
  • Piquetsqté 80
  • Marteaux en caoutchoucqté 8
  • Pellesqté 6
  • Brouettesqté 3
  • Tuyaux d’arrosageqté 3

Équipement

  • Système de sonorisation mobile
  • Microphones sans filqté 2
  • Mégaphonesqté 3
  • Glacièresqté 8
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 8
  • Lampes rechargeablesqté 12
  • Talkies-walkiesqté 12

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 500
  • Assiettesqté 300
  • Couvertsqté 300
  • Tasses à caféqté 150
  • Thermosqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafeqté 8
  • Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

  • Bannièresqté 12
  • Flèches de directionqté 30
  • Panneaux de sponsorqté 20
  • Panneaux d'informationqté 10
  • Tableaux blancsqté 3
  • Marqueursqté 12

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 4
  • DAE
  • Gilets de sécuritéqté 30
  • Barrières de sécuritéqté 30
  • Cônesqté 40
  • Lampes de pocheqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 20
  • Sets de balaiqté 6
  • Raclettes de solqté 4
  • Seauxqté 8
  • Épongesqté 12
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Brosses de toilettesqté 4
  • Gants de travailqté 20
  • Nettoyeur haute pression

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par fixer le parcours et la date, puis demande les autorisations et vérifie l’assurance avant de réserver définitivement le lieu de départ et d’arrivée. Prévois au moins 8 à 12 semaines pour ces démarches.
  • Pour chaque obstacle, note l’emplacement, le sens de passage et le bénévole responsable. Contrôle aussi la stabilité des structures, des filets, des cordes, des pneus et des poutres lors d’une inspection dédiée.
  • Répartis les bénévoles par zones plutôt que de les affecter uniquement à l’accueil. Prévois notamment des personnes au départ, à l’arrivée, aux obstacles difficiles, au point d’eau et sur les portions peu visibles du parcours.
  • Envoie aux participants les horaires, les groupes de départ, l’équipement conseillé et les consignes de sécurité au moins 7 jours avant la course. Demande les besoins alimentaires avant de finaliser les achats.
  • Le jour précédent, vérifie la météo, trie les dossards et contrôle tout le matériel. Le jour J, balise d’abord le parcours, puis installe l’arche, les obstacles, les bacs à boue et les bacs à eau avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un obstacle run ?
Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de réserver le site et les obstacles, puis de recruter et briefer les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un obstacle run ?
Le nombre dépend du parcours et du nombre d’obstacles, mais prévois au minimum 1 bénévole par obstacle à risque ou zone difficile, plus une équipe pour le départ, l’arrivée, le point d’eau et les secours. Ajoute une réserve de 10 à 15 % pour les absences.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoie les informations principales 7 à 10 jours avant l’épreuve. Rappelle ensuite les horaires de départ, le groupe attribué, l’accès au site et les consignes essentielles 24 heures avant.
Quand installer les obstacles et baliser le parcours ?
Effectue le balisage et le montage idéalement la veille, après avoir inspecté le terrain. Contrôle encore chaque obstacle le matin de la course, au moins 2 heures avant le premier départ.

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