Zo organiseer je een Nordic walkingtocht

Begin met de startlocatie en de route: zonder vaste vertrekplek, duidelijke afstand en haalbare planning kun je deelnemers nog niet goed informeren. Meld de route op tijd bij de gemeente en open daarna de aanmeldingen, zodat je dieetwensen, groepsindeling en begeleiding kunt regelen. Inspecteer het parcours vooraf en controleer vlak voor de tocht het weer. Op de dag zelf draait alles om herkenbare bewegwijzering, een korte veiligheidsuitleg, een bemande registratietafel en een verzorgd rust- of finishpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Route melden bij gemeente
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Routebegeleiders vastleggen
8
Deelnemers bevestigen
2 personen
9
Route definitief uitzetten
2 personen
10
Veiligheidsinstructies opstellen
11
Wandelgroepen indelen
2 personen
12
Deelnemerslijsten printen
13
Routekaarten printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Route vooraf inspecteren
2 personen
16
Contactlijst en EHBO klaarleggen
17
Weersverwachting controleren
18
Materialen per post inpakken
2 personen
19
Catering voorbereiden
3 personen
20
Apparatuur opladen

Event

21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Routeborden plaatsen
4 personen
24
Start- en finishpunt inrichten
3 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Koffie en thee zetten
2 personen
28
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Deelnemers verwelkomen
2 personen
31
Wandelinstructie geven
2 personen
32
Wandelgroepen laten starten
3 personen
33
Groepen over de route begeleiden
6 personen
34
Waterpost bemannen
2 personen
35
Achterste groep begeleiden
2 personen
36
Finishers registreren
2 personen
37
Soep en broodjes serveren
4 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes aanvullen
2 personen
40
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
41
Lichtvoorziening controleren
42
Afsluiting aankondigen

Nazorg

43
Routeborden verzamelen
4 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
48
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
49
Gevonden voorwerpen registreren
50
Materialen controleren en opbergen
2 personen
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Nordic walkingstokkenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Routebordenaantal 20
Pijlbordjesaantal 30
Afzetkegelsaantal 20
Routekaartenaantal 50
Eerstehulpsetaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiemokkenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Startfinishbanner
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route-inspectie uiterlijk een week voor de tocht. Controleer niet alleen afstand en ondergrond, maar ook kruisingen, smalle passages en plekken waar routeborden of pijlbordjes nodig zijn.
Sluit de inschrijvingen enkele dagen voor de tocht, zodat je deelnemerslijsten kunt printen en wandelgroepen kunt indelen. Verzamel dieetwensen tegelijk; die worden vaak pas bij de catering gemist.
Geef routebegeleiders per groep een deelnemerslijst, routekaart en duidelijke veiligheidsinstructies. Spreek vooraf af wie achteraan loopt en welk telefoonnummer bij vertraging of een verdwaalde deelnemer wordt gebeld.
Richt het start- en finishpunt in vóór de eerste deelnemers arriveren. Zet de registratietafel, klaptafels, routeborden en afzetkegels klaar en test speaker of megafoon voordat de uitleg begint.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Laad apparatuur en powerbanks op, leg EHBO en contactlijst binnen handbereik en plaats verlichting als deelnemers in schemer vertrekken of finishen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Nordic walkingtocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de startlocatie, route en eventuele melding bij de gemeente. Open de aanmeldingen daarna en leg routebegeleiders uiterlijk 2 weken voor de tocht vast.
Wanneer moet ik de route van een Nordic walkingtocht controleren?: Inspecteer de route minstens 7 dagen vooraf en loop kritieke delen nogmaals kort voor de tocht na. Zo ontdek je omleidingen, losse ondergrond of ontbrekende bewegwijzering voordat de deelnemers vertrekken.
Hoeveel routebegeleiders heb ik nodig voor een Nordic walkingtocht?: Deel deelnemers op in overzichtelijke wandelgroepen en wijs minimaal één begeleider per groep aan. Plan daarnaast één aanspreekpunt voor de start en finish, zodat begeleiders onderweg niet alleen verantwoordelijk zijn voor organisatorische vragen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijsten en routekaarten printen?: Print ze 1 tot 2 dagen voor de tocht, nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de route definitief is. Bewaar ook een digitale kopie en leg de papieren per wandelgroep klaar bij de registratietafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.