Zo organiseer je een netwerkpicknick zonder last-minute stress

Begin met de locatie en het aantal deelnemers, en werk daarna terug vanaf de picknickdatum. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en deel je programma en route. Controleer enkele dagen vooraf het weer, de boodschappen en alle materialen. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opbouw: eerst beschutting, tafels en zitplekken, daarna buffet, drankenstation en naamkaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma en route delen
6
Weersverwachting controleren
7
Materialen inventariseren
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Herbruikbaar servies reinigen
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Dieetlabels maken
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
4 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Muziek afspeellijst klaarzetten
16
Materialen inladen
4 personen

Event

17
Locatie inspecteren
2 personen
18
Materialen uitladen
4 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen en kleden plaatsen
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
24
Buffet inrichten
4 personen
25
Drankenstation inrichten
2 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen
28
Gasten registreren
3 personen
29
Gasten verwelkomen
2 personen
30
Hapjes serveren
4 personen
31
Netwerkactiviteiten begeleiden
3 personen
32
Buffet aanvullen
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Restanten veilig verpakken
2 personen
37
Geluidsinstallatie uitschakelen

Nazorg

38
Meubilair afbreken
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Locatie schoon achterlaten
4 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Koelboxen schoonmaken
2 personen
43
Afval wegbrengen
2 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 12
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Serveer tangenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Vershoudbakkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Beveragedispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Slingersaantal 4
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8
Stiftenaantal 12

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdesinfectiepompjesaantal 4

Sportmateriaal

Gesprekskaartensetsaantal 6
Bocciasetsaantal 2
Frisbeesaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je een verwachte groepsgrootte hebt. Plan de opbouw zo dat tafels, stoelen, kleden en partytenten minstens 60 minuten vóór aankomst kunnen staan.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Maak daarna aparte dieetlabels; zo hoef je tijdens het buffet niet meer uit te zoeken welk hapje veilig is.
Controleer het weer 72 en 24 uur vooraf. Bij kans op regen moeten partytenten, extra tafelkleden en een droge plek voor servies en hapjes al geregeld zijn, niet pas tijdens de opbouw.
Zet dranken minimaal 2 uur vóór de start koud in koelboxen en richt een apart drankenstation in. Houd thermoskannen en een beverage dispenser buiten de drukte van het buffet.
Laad materialen per gebruiksmoment in: eerst tenten en tafels, daarna stoelen en kleden, vervolgens servies, keukenmateriaal en decoratie. Neem naamkaartjes, stiften, handdesinfectie en afvalbakken mee; die worden vaak als laatste vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerkpicknick organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie en uitnodigingen. Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen vóór de picknick en controleer materialen en boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een netwerkpicknick op te bouwen?: Reken voor een netwerkpicknick met tafels, stoelen, kleden, partytenten, buffet en drankenstation op minimaal 60 tot 90 minuten. Voeg 30 minuten toe als je ook geluidsinstallatie en versiering opbouwt.
Wanneer moet je dieetwensen voor een netwerkpicknick uitvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en zet een sluitingsdatum 7 dagen vóór het evenement. Gebruik de antwoorden om dieetlabels te maken en hapjes vooraf gescheiden te houden.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een netwerkpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Zet een deel koud klaar en vul het drankenstation tijdens de picknick bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.