Zo organiseer je een Neonrun zonder losse eindjes

Begin een Neonrun niet met neonaccessoires, maar met de route, datum en start- en finishlocatie. Controleer daarna vergunningen, verzekering en verkeersveiligheid voordat je inschrijvingen opent. Plan vrijwilligers, verkeersregelaars en EHBO ruim vooraf en werk vervolgens toe naar deelnemersinformatie, startnummers, polsbandjes en verlichting. De laatste week draait vooral om sorteren, testen en controleren of iedereen weet waar hij moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Verkeersplan opstellen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Neonstijl en kleuren bepalen
2 personen
11
Verzekering controleren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers bestellen
15
Polsbandjes bestellen
16
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
17
EHBO-bezetting vastleggen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Neonmaterialen bestellen
20
Routebordjes voorbereiden
2 personen
21
Startnummers sorteren
2 personen
22
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
23
Weersverwachting controleren
24
Deelnemersinformatie versturen
25
Boodschappen ophalen
3 personen
26
Materialen controleren
2 personen
27
Startpakketten samenstellen
4 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Routebordjes laden
2 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Start- en finishzone afzetten
4 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Neonversiering ophangen
4 personen
35
UV-verlichting installeren
3 personen
36
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
37
Stroomvoorziening testen
2 personen
38
Routebordjes plaatsen
6 personen
39
Verkeersposten inrichten
6 personen
40
Waterposten inrichten
4 personen
41
EHBO-punt inrichten
2 personen
42
Inschrijvingstafel inrichten
3 personen
43
Startpakketten klaarleggen
3 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen
45
Deelnemers registreren
6 personen
46
Startnummers uitdelen
4 personen
47
Neonverf aanbrengen
4 personen
48
Garderobe bemannen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken koud zetten
2 personen
51
Hapjes klaarzetten
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Route en start uitleggen
2 personen
54
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
55
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
56
Neonrun starten
4 personen
57
Routeposten bemannen
8 personen
58
Finishers opvangen
4 personen
59
Water en fruit uitdelen
4 personen
60
Finishmuziek verzorgen
2 personen
61
Verloren voorwerpen verzamelen
62
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
63
Finishzone afsluiten
3 personen

Nazorg

64
Afval direct verzamelen
4 personen
65
Routebordjes verwijderen
6 personen
66
Verkeersmaterialen opruimen
4 personen
67
Neonverlichting uitschakelen
2 personen
68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Tenten afbreken
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Servies afwassen
2 personen
72
Locatie schoonmaken
5 personen
73
Afvalcontainers legen
3 personen
74
Materialen terugbrengen
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Overgebleven catering opslaan
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Garderoberekkenaantal 3
Afzethekkenaantal 30
Startvakkenaantal 3

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerhoudersaantal 350
Polsbandjesaantal 350
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordjesaantal 6
Markeerkegelsaantal 80
Lichtgevende armbandenaantal 400
Lichtgevende halskettingenaantal 350
Neonhoofdbandenaantal 350
Wegwerpnummersaantal 350

Verlichting

UV-lampenaantal 8
LED-lichtslangenaantal 12
LED-schijnwerpersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Megafoonaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Portofoonsaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Tabletsaantal 4
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schenktangenaantal 6

Decoratie

Neonvlaggenaantal 20
Neonlintaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Fluorescerende postersaantal 20
Neonverfaantal 20
Kwastenaantal 20
Spiegelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Afvalzakhoudersaantal 16
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handgelhoudersaantal 8
EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 200
Verbanddozenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en controleer elk deel op veiligheid, verlichting en mogelijke verkeersconflicten. Zet routepijlen, kilometerbordjes, markeerkegels en afzethekken pas in nadat de definitieve route is goedgekeurd.
Regel vergunningen, verzekering en het verkeersplan voordat je uitnodigingen en het inschrijfformulier publiceert. Plan verkeersregelaars en EHBO niet alleen voor de start, maar ook op kruisingen en bij de finish.
Maak uiterlijk één week vooraf een vrijwilligersbriefing met post, aankomsttijd en contactmethode. Gebruik portofoons voor coördinatie en wijs één persoon aan die tijdens de run beslissingen neemt.
Bestel startnummers, polsbandjes en neonmaterialen op basis van de aanmeldingen plus een kleine reserve. Sorteer startnummers en deelnemersinformatie per startvak, zodat uitgifte op de dag zelf niet ophoudt bij één lange rij.
Test alle verlichting en techniek vóór de opbouw: UV-lampen, LED-lichtslangen, speakers, microfoon, megafoon, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer ook batterijen, powerbanks en oplaadkabels en houd een alternatief klaar als stroom of geluid uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Neonrun organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor datum, route, locatie, vergunningen en verzekering; plan vrijwilligers, materialen en catering uiterlijk 3 tot 4 weken voor de run.
Wanneer moet ik de vergunning voor een Neonrun aanvragen?: Controleer de termijn direct nadat je de route en datum hebt gekozen. Dien de aanvraag in volgens de gemeentelijke termijn, bij voorkeur minimaal 8 weken vóór het evenement, omdat een verkeersplan of aanvullende veiligheidsinformatie nodig kan zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Neonrun?: Reken minimaal één vrijwilliger per controlepunt of kruising, plus aparte mensen voor inschrijving, start, finish, catering en materiaal. Maak de definitieve bezetting zodra de route vaststaat en plan een reserve van ongeveer 10 procent.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een Neonrun?: Stuur praktische informatie 7 tot 10 dagen vooraf en werk de weersverwachting 24 tot 48 uur voor de start bij. Vermeld starttijd, locatie, parkeren, route, kledingadvies, dieetgegevens en wat deelnemers bij de inschrijving of start ontvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.