Nachtkamp organiseren: checklist en planning

Een Nachtkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en slaapzakken klaarleggen. Je regelt vooraf de locatie, toestemming, deelnemersinformatie en noodcontacten; op de dag zelf moeten eten, drinken, verlichting en slaapplaatsen in een vaste volgorde klaarstaan. Deze checklist bevat 47 taken en 42 spullen, van aanmeldingen en dieetwensen tot EHBO, tenten en kookmateriaal. Gebruik de planning om op tijd te reserveren, boodschappen te doen en de kampeerplek veilig in te richten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum vastleggen
2 personen
Toestemming en contactgegevens verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma afdrukken
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Tenten controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
EHBO-materiaal controleren
Locatie inspecteren
2 personen
Tenten opzetten
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
Eetplek inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Noodregels uitleggen
2 personen
Groepsindeling bekendmaken
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Teamspellen begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Kampvuuractiviteit begeleiden
4 personen
Nachtspel begeleiden
6 personen
Avondsnack serveren
3 personen
Deelnemers naar tenten begeleiden
4 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Picknickkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4
Tentenaantal 8
Slaapmattenaantal 24
Slaapzakkenaantal 24
Kussensaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 30
Kommetjesaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Kooktoestellenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Pannenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Naamstickersaantal 35

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Hesjesaantal 24
Touwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Spelkaartenaantal 4
Reflectiebandjesaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handdoekenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk een week vooraf. Druk daarna de deelnemerslijst en het programma af, zodat je op de avond zelf niet afhankelijk bent van een telefoon of losse berichten.
Controleer tenten, slaapmatten, slaapzakken en kussens minimaal 3 dagen voor het Nachtkamp. Zet ontbrekende spullen apart en regel vervanging voordat je boodschappen en opbouw plant.
Koel eten en drinken pas nadat de boodschappen zijn gecontroleerd, maar zet dranken minstens 2 uur voor aankomst koud. Gebruik meerdere koelboxen als eten en drinken niet samen passen.
Hang verlichting op vóór de schemering: plaats LED-lantaarns bij de tenten en aanmeldtafel en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf. Leg zaklampen op een vaste plek waar deelnemers ze direct kunnen pakken.
Richt de aanmeldtafel in voordat deelnemers arriveren, met naamstickers en de afgedrukte lijst. Controleer daarna de locatie op losse kabels, volle afvalbakken en plekken waar tenten of spelmaterialen niet veilig staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Nachtkamp organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk een week voor het Nachtkamp kunt controleren.
Wanneer moet ik de tenten voor een Nachtkamp controleren?: Controleer tenten en slaapmateriaal minimaal 3 dagen vooraf op schade en volledigheid. Zet de tenten op de dag zelf op vóór je de eetplek en spelmaterialen definitief inricht.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Nachtkamp?: Plan minimaal 2 uur voor locatie-inspectie, tenten opzetten, tafels en stoelen plaatsen, verlichting ophangen en de eetplek klaarzetten. Zet dranken minstens 2 uur voor aankomst koud en houd extra tijd vrij bij slecht weer.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste regelen bij een Nachtkamp?: Begin met de locatie inspecteren en controleer EHBO-materiaal, stroompunten en de weersverwachting. Zet daarna tenten en verlichting op; richt de aanmeldtafel en het eten pas in wanneer de basisveiligheid geregeld is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.