Zo organiseer je een muziekkampeerweekend

Begin een muziekkampeerweekend niet met boodschappen doen, maar met deelnemers, locatie en programma. Zodra je weet wie blijft kamperen en welke optredens doorgaan, kun je de kampeerindeling, maaltijden en materiaalplanning maken. Controleer vooraf de stroomvoorziening, geluidsafspraken en weersverwachting. Op de dag zelf werk je van terrein en tenten naar tafels, eten en muziek, zodat techniek niet tegelijk met de ontvangst moet worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemersinformatie versturen
5
Kampeerindeling maken
2 personen
6
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
7
Optredens bevestigen
8
Locatieafspraken controleren
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Groenten en fruit wassen
2 personen
14
Marinades voorbereiden
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
2 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Materialen verzamelen
3 personen

Event

18
Terrein controleren
2 personen
19
Tenten opzetten
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen neerzetten
3 personen
23
Verlichting ophangen
3 personen
24
Muziekapparatuur aansluiten
3 personen
25
Muziekapparatuur testen
2 personen
26
Buffet inrichten
3 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
31
Polsbandjes uitdelen
32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
33
Middagoptredens begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Barbecue voorbereiden
3 personen
37
Barbecue serveren
4 personen
38
Avondoptredens begeleiden
2 personen
39
Vuurplaats veilig afsluiten
2 personen
40
Ontbijtbuffet klaarzetten
3 personen
41
Ontbijt serveren
3 personen
42
Ochtendoptredens begeleiden
2 personen
43
Tenten laten afbreken
4 personen
44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Terrein schoonmaken
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Muziekapparatuur afkoppelen
2 personen
50
Verlichting afhalen
2 personen
51
Materialen inventariseren
2 personen
52
Koelboxen leegmaken
2 personen
53
Herbruikbare materialen reinigen
3 personen
54
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Kampeertentenaantal 12
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Biertafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Barbecueaantal 2
Gasbrandersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koekenpannenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Lantaarnsaantal 8
LED-kaarsenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Badmintonsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, kampeerbehoefte en aankomsttijd. Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief route, programma en wat mensen zelf meenemen.
Bevestig optredens en locatieafspraken voordat je het muziekprogramma definitief maakt. Plan daarnaast minimaal 60 minuten vóór de eerste activiteit voor het aansluiten en testen van mengpaneel, microfoons, speakers, kabels en stekkerdozen.
Maak de kampeerindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het weekend. Houd tentplaatsen, doorgangen en de ruimte onder de partytenten vrij van kabels en losse materialen.
Werk het eten in twee momenten af: was groenten en fruit en maak marinades vooraf, bereid hapjes eerder op de dag en koel dranken minimaal 4 uur vóór aankomst. Gebruik aparte koelboxen voor drank en bederfelijke ingrediënten als dat praktisch kan.
Controleer het terrein voordat je tenten en tafels neerzet. Bouw eerst kampeertenten en partytenten op, plaats daarna tafels en stoelen, hang verlichting op en test de muziek opnieuw zodra alle apparatuur op de definitieve plek staat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een muziekkampeerweekend organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, uitnodigingen en het muziekprogramma. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor vertrek, zodat je de kampeerindeling, dieetwensen en boodschappen nog kunt verwerken.
Wanneer moet ik het muziekprogramma voor een kampeerweekend vastleggen?: Leg optredens en tijden uiterlijk 2 weken vooraf vast. Test de volledige geluidsset minimaal 60 minuten vóór het programma begint en controleer daarna nog één keer microfoons, speakers en stroomaansluitingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een muziekkampeerweekend op te bouwen?: Reken voor een klein tot middelgroot terrein op minstens 3 uur opbouw vóór de ontvangst. Zet tenten en partytenten eerst neer, plaats vervolgens tafels en stoelen en reserveer het laatste uur voor verlichting en muziekapparatuur.
Wanneer doe je boodschappen voor een muziekkampeerweekend?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Was groenten en fruit en bereid marinades vooraf; koel dranken minimaal 4 uur voor aankomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.