Checklist voor een motorsportwedstrijd organiseren

Een motorsportwedstrijd vraagt om meer dan een circuit en deelnemers. Je regelt vooraf de locatie, vergunning, verzekering, wedstrijdregels, officials en tijdwaarneming. Daarna volgen aanmeldingen, startnummers, publieksinformatie en catering. Op de wedstrijddag draait alles om een gecontroleerd terrein: barriers, dranghekken, gemarkeerde zones, marshals, communicatie en een werkende start- en finishregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekeringsbewijs controleren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Officials en marshals reserveren
Chronometrie reserveren
Reservering omroepmateriaal maken
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijst publiceren
Catering bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
Circuit afzetten
4 personen
Barriers langs circuit plaatsen
5 personen
Bochten en zones markeren
3 personen
Marshals posten inrichten
4 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Tijdwaarneming installeren
3 personen
Omroepinstallatie opbouwen
3 personen
Publieksgebied afzetten
3 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemersregistratie openen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Voertuigen technisch keuren
4 personen
Rijdersbriefing houden
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Openingsronde begeleiden
5 personen
Start eerste manche begeleiden
8 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Marshals aflossen
3 personen
Tweede manche begeleiden
8 personen
Derde manche begeleiden
8 personen
Finale begeleiden
8 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Circuit vrijgeven
3 personen
Barriers en hekken verwijderen
5 personen
Tijdwaarneming afbouwen
3 personen
Omroepinstallatie afbouwen
3 personen
Cateringpunt opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 12

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 60
Kunststof barriersaantal 80
Dranghekkenaantal 40
Startvlaggenaantal 3
Gele vlaggenaantal 12
Rode vlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 2
Startnummerbordenaantal 40
Noppenbandenaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 6
Absorptiekorrelsaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 100

Apparatuur

Handradio'saantal 12
Reserveaccu'saantal 24
Mobiele tijdwaarnemingsset
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

Ledwerklampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Start- en finishbordenaantal 2
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Bannervlaggenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Poetsdoekenaantal 24
Afvalgrijpersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en verzekering. Zonder wedstrijdvergunning en geldig verzekeringsbewijs kun je het evenement niet verantwoord openstellen.
Plan officials en marshals niet pas in de laatste week. Maak per post een bezetting en zorg voor handradio’s, reserveaccu’s en duidelijke vlaginstructies voordat het publiek arriveert.
Test de mobiele tijdwaarnemingsset, laptop, printer en tablets samen. Doe dat uiterlijk de dag ervoor en leg een reserve- of handmatige registratie klaar voor het geval de verbinding of stroom uitvalt.
Richt het terrein op in een vaste volgorde: eerst circuit en barriers, daarna bochten en zones, vervolgens marshals- en publieksafzettingen. Controleer start- en finishlijn, verkeerskegels en dranghekken tijdens een laatste inspectieronde.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de wedstrijddag. Zet partytenten, ledwerklampen, verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat regen, wind en kabels geen risico vormen voor deelnemers of publiek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een motorsportwedstrijd organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning, verzekering en officials. Reserveer chronometrie, omroepmateriaal en marshals uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer moet ik de startlijst van een motorsportwedstrijd publiceren?: Verwerk de aanmeldingen eerst en wijs daarna de startnummers toe. Publiceer de definitieve startlijst bij voorkeur 3 tot 7 dagen vooraf, zodat deelnemers fouten nog kunnen melden.
Hoeveel marshals heb ik nodig voor een motorsportwedstrijd?: Plan minimaal één marshal per bewaakte bocht of afzonderlijke baanzone en voeg een hoofdmarshal toe voor de coördinatie. Het exacte aantal hangt af van de circuitlengte en het aantal risicopunten.
Wanneer moet ik de tijdwaarneming en omroepinstallatie testen?: Bouw de mobiele tijdwaarnemingsset en omroepinstallatie uiterlijk de dag vóór de wedstrijd op en test ze volledig. Controleer op de wedstrijddag nogmaals stroom, accu’s, microfoons en reserveapparatuur vóór de eerste start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.