Zo organiseer je een monumentenwandeling

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route. Kies eerst de monumenten, bepaal de wandelafstand en leg start- en eindlocatie vast. Controleer daarna de route ter plaatse en regel toestemming voor monumentbezoeken voordat je deelnemers werft. Werk vervolgens de informatie, aanmeldingen en begeleiding uit. Op de dag zelf zorgen duidelijke routekaarten, herkenbare begeleiders, rustpunten en een alternatief bij slecht weer voor een wandeling die niet op losse improvisatie draait.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en monumenten selecteren
2 personen
2
Wandelafstand en looptijd bepalen
2 personen
3
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
4
Toestemming monumentbezoeken aanvragen
5
Wandelroute ter plaatse controleren
2 personen
6
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
7
Alternatieve route vastleggen
2 personen
8
Monumentinformatie verzamelen
3 personen
9
Routekaart ontwerpen
10
Routekaart laten controleren
2 personen
11
Aanmeldformulier opstellen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemerslijst bijwerken
16
Bevestigingen versturen
17
Reservering ontvangstlocatie maken
18
Reservering monumentbezoek bevestigen
19
Gidsen en begeleiders indelen
2 personen
20
Rolverdeling naar team sturen
21
Weersverwachting controleren
22
Weerbericht aan deelnemers sturen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Routekaarten printen
27
Naambadges voorbereiden
28
Infopakketten samenstellen
2 personen
29
EHBO-materiaal controleren
30
Telefoonnummers van team delen

Event

31
Ontvangstruimte openen
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Routebord bij ingang plaatsen
35
Routepijlen langs route plaatsen
3 personen
36
Rustpunten voorbereiden
3 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Water en frisdrank klaarzetten
2 personen
39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Aanwezigheid registreren
2 personen
41
Routekaarten uitdelen
2 personen
42
Naambadges uitdelen
43
Veiligheidsinstructies geven
44
Groepen indelen
2 personen
45
Wandelgroepen begeleiden
6 personen
46
Monumenten toelichten
6 personen
47
Achterblijvers begeleiden
2 personen
48
Rustpunten bemannen
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Deelnemers tellen bij rustpunten
2 personen
51
Foto's maken tijdens wandeling
52
Terugkerende deelnemers opvangen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken serveren
2 personen
55
Koffie en thee bijvullen
2 personen
56
Korte afsluiting verzorgen
57
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen
59
Routepijlen verwijderen
3 personen

Nazorg

60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Servies verzamelen
2 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
64
Ontvangstruimte schoonmaken
2 personen
65
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
66
Materialen naar opslag brengen
3 personen
67
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
68
Overgebleven eten koelen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Gevonden voorwerpen terugbrengen
72
Bedankbericht aan deelnemers sturen
73
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Kledingrek

Apparatuur

Draagbare geluidsbox
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 30
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Routekaartenaantal 80
Infobordenaantal 8
Routebordaantal 2
Waterdichte documenthoezenaantal 20
Klembordenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Informatiefoldersaantal 80
Draagbare routebordenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoflessenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Reflectiehesjesaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Handdesinfectieaantal 6
Regenponcho'saantal 20
Nooddekensaantal 6
Paraplu'saantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Tafeldecoratieaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route op loopafstand, niet alleen op kaart. Loop het volledige traject vooraf en noteer smalle doorgangen, drukke oversteekplaatsen, rustpunten en plekken waar routepijlen of pionnen nodig zijn.
Vraag toestemming voor monumentbezoeken vroeg aan. Houd voor elk monument een bevestiging bij en controleer uiterlijk 2 weken vooraf of tijden, toegang en groepsgrootte nog kloppen.
Maak de routekaart begrijpelijk in één oogopslag. Zet start, eindpunt, monumenten, rustpunten en de alternatieve route erop en laat iemand die niet bij de organisatie betrokken is de kaart controleren.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en stuur een bevestiging met starttijd, verwachte looptijd, kledingadvies en telefoonnummer van de organisatie.
Verdeel de begeleiding op basis van de route. Wijs minimaal één voorloper en één achterloper aan, geef het team de rolverdeling vooraf en controleer de weersverwachting 48 uur voor vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een monumentenwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Die periode geeft ruimte om monumenttoestemmingen, de ontvangstlocatie, begeleiding en aanmeldingen te regelen. Controleer alle reserveringen opnieuw 2 weken voor de wandeling.
Hoe lang duurt een monumentenwandeling?: Reken voor een publieksgroep meestal op 2 tot 3 uur, inclusief stops bij monumenten en één rustmoment. Bepaal de looptijd na een proefwandeling; een route van 5 kilometer duurt door uitleg en groepsbeweging duidelijk langer dan alleen de wandeltijd.
Wanneer stuur ik deelnemers de praktische informatie?: Stuur de bevestiging direct na verwerking van de aanmelding en een laatste weerbericht 24 tot 48 uur voor de start. Vermeld daarin de startlocatie, vertrektijd, verwachte duur, route-informatie, kledingadvies en een contactnummer.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een monumentenwandeling?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over doorgaan, inkorten of omleiden. Leg vooraf een alternatieve route vast en informeer deelnemers minstens 24 uur van tevoren; neem voor onderweg waterdichte documenthoezen en voldoende routeaanduiding mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.