Checklist voor een militaire loop organiseren

Een militaire loop vraagt meer voorbereiding dan alleen een start- en finishlijn. Je regelt een parcoursvergunning, verkeersposten, medische informatie, inschrijvingen en een veiligheidsplan voordat de eerste deelnemer verschijnt. Op de dag zelf moeten routepijlen, kilometermarkeringen, dranghekken en waterposten op tijd staan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te plannen en voorkom dat startnummers, vrijwilligersbriefing of routecontrole tot het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Parcoursvergunning aanvragen
Start- en finishlocatie reserveren
Toiletten reserveren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Deelnemersinformatie versturen
Medische contactgegevens controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Route controleren
3 personen

Event

Terrein uitzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Waterposten opbouwen
4 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startschot geven
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
Medaillepost bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
Warme maaltijd serveren
5 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
5 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 300
Veiligheidsspeldenaantal 700
Finishermedaillesaantal 300
Start- en finishlintenaantal 4
Routepijlenaantal 40
Kilometermarkeringenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 60
Dranghekkenaantal 20
Waarschuwingsvestenaantal 20
Stopbordenaantal 12
Fluitjesaantal 20
Startpistool
Borstels en pionnenaantal 10

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 6
Koelboxenaantal 8
EHBO-koffersaantal 3
AED
Portofoonsaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Schenktangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Handschoenenaantal 20

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4

Decoratie

Bannersaantal 8
Vlaggenaantal 20
Podiumdelenaantal 4
Prijstrofeeënaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, parcours en start- en finishlocatie eerst vast. Vraag de parcoursvergunning zo vroeg mogelijk aan en reserveer toiletten voordat je deelnemers uitnodigt.
Open de inschrijving pas nadat je de praktische capaciteit kent. Maak uiterlijk vóór de deelnemersinformatie een deelnemerslijst, controleer medische contactgegevens en verzamel dieetwensen.
Maak voor 51 geplande taken een vrijwilligersrooster met aparte posten voor verkeer, inschrijving, water en finish. Geef verkeersposten waarschuwingsvesten, stopborden en fluitjes en leg de bezetting per kruising vast.
Controleer het parcours niet alleen op papier: loop of fiets de route vóór de wedstrijddag na en plaats routepijlen, kilometermarkeringen en verkeerskegels volgens één duidelijk plan.
Plan de opbouw als een aparte tijdlijn. Zet eerst het terrein uit en bouw partytenten, tafels, inschrijfbalie en waterposten op; sorteer daarna de startnummers en koel de dranken, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een parcoursvergunning voor een militaire loop aanvragen?: Begin zodra datum en parcours vaststaan en houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de aanvraagprocedure voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een militaire loop?: Maak minimaal één bezette verkeerspost per risicopunt en plan daarnaast aparte mensen voor inschrijving, waterposten, start, finish en medische communicatie. Tel per post een reserve mee; bij ziekte of een vertraagde wissel blijft de route dan bemand.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een militaire loop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de loop. Vermeld daarin starttijd, locatie, parcours, parkeren, startnummeruitgifte, kledingadvies, medische contactprocedure en wat deelnemers bij de waterposten kunnen verwachten.
Wanneer moet ik de route van een militaire loop controleren?: Controleer de route minimaal één week vooraf en nogmaals op de opbouwdag. Kijk dan specifiek naar ontbrekende routepijlen, gewijzigde verkeerssituaties, losse obstakels en de plaatsen van dranghekken en waterposten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.