Milieumars organiseren: complete checklist
Een Milieumars vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers uitnodigen. Je regelt eerst de route, het verzamelpunt en de vergunning, en stemt daarna verkeersmaatregelen, verzekering en veiligheid af. Vervolgens organiseer je aanmeldingen, vrijwilligers, communicatie en het materiaal voor onderweg. Deze checklist bevat 73 taken en 65 spullen, zodat je niets vergeet bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van de mars.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en verzamelpunt bepalen
2 personen
Vergunning voor mars aanvragen
Route controleren op obstakels
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Persbericht versturen
2 personen
Lokale partners informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
EHBO-vrijwilligers vastleggen
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
Reserveringen maken
Draaiboek afdrukken
Routekaarten afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Borden en actiemateriaal ontwerpen
3 personen
Borden en actiemateriaal maken
4 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
EHBO-materialen controleren
2 personen
Afvalplan opstellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers een herinnering sturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Verzamelpunt afzetten
3 personen
Informatietafels opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Event
Actieborden uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Openingsspeech verzorgen
2 personen
Mars begeleiden
8 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Route controleren
2 personen
Foto's maken
2 personen
EHBO-punt bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Afval gescheiden inzamelen
4 personen
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Muziek afspelen
2 personen
Publieksvragen verzamelen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste informatie aankondigen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
Informatietafels afbouwen
3 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen laden
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Route op zwerfafval controleren
4 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Vergunningstukken archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Informatietafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 24
- Statafelsaantal 4
- Partytentenaantal 3
- Tafelkledenaantal 8
- Transportkarrenaantal 2
Apparatuur
- Accumegafonenaantal 3
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Zaklampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 220
- Herbruikbare koffiebekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbaar bestekaantal 200
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Afwasteilaantal 3
Decoratie
- Routepijlenaantal 20
- Informatiebordenaantal 10
- Actiebordenaantal 80
- Spandoekenaantal 6
- Vlaggenaantal 12
- Bordhoudersaantal 20
- Tafeldisplaysaantal 8
- Krijtbordenaantal 4
Sportmateriaal
- Verkeershesjesaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 24
- Pionnenaantal 20
- Bolderkarrenaantal 3
- Klembordenaantal 8
- Routekaartenaantal 200
- Polsbandjesaantal 220
- Naambadgesaantal 80
- Pennensetsaantal 10
- Portofoonsaantal 10
- Telefoonladersaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
- Vuilgrijpersaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Kratten voor afvalscheidingaantal 12
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de route, het verzamelpunt en de vergunningsaanvraag. Controleer daarna de route nogmaals op obstakels en leg verkeersmaatregelen schriftelijk vast.
- Open het aanmeldformulier zodra de basis geregeld is en vraag deelnemers meteen naar dieetwensen. Gebruik de aantallen aanmeldingen om vrijwilligers, drinkbekers, zitplaatsen en catering uiterlijk 1 week vooraf af te stemmen.
- Maak voor elke post een indeling met naam, telefoonnummer en starttijd. Plan verkeersbegeleiders en EHBO-vrijwilligers zo dat iedere routezone tijdens de hele mars bezet is, ook bij opbouw en afbouw.
- Test geluidsapparatuur, verlichting en verlengkabels uiterlijk 1 dag vooraf op de geplande route. Neem per mobiel aanspreekpunt een accumegafoon of speaker en een opgeladen powerbank mee.
- Leg het afvalplan vóór de mars vast: wijs inzamelpunten aan, regel transport van volle zakken en spreek af wie het verzamelpunt en de route controleert. Druk draaiboek, routekaarten en naambadges uiterlijk de dag ervoor af.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Milieumars organiseren?
- Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de vergunning aanvragen, de route controleren, verkeersmaatregelen afstemmen en vrijwilligers vastleggen. Houd de laatste week vrij voor materiaaltests en wijzigingen.
- Heb ik een vergunning nodig voor een Milieumars?
- Vraag bij de bevoegde gemeente na welke vergunning of melding nodig is zodra de route en het verwachte deelnemersaantal bekend zijn. Doe dit minimaal 6 tot 8 weken vóór de mars, omdat aanvullende verkeersmaatregelen of voorwaarden tijd kunnen kosten.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Milieumars?
- Maak minimaal 1 vrijwilliger vrij voor elke vaste post en plan daarnaast aparte EHBO-vrijwilligers en verkeersbegeleiders. Rond de indeling uiterlijk 1 week vooraf af, inclusief vervangers en telefoonnummers.
- Wanneer moet ik het materiaal voor de Milieumars testen?
- Controleer EHBO-materialen, borden, verlichting en geluidsapparatuur uiterlijk 1 dag vooraf. Test apparatuur met accu’s en kabels op de plek waar je die gebruikt en laad powerbanks en andere accu’s daarna volledig op.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!