Lentefietstocht organiseren: checklist voor een goede voorbereiding

Een lentefietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt ook een startlocatie, aanmeldingen, routeborden, vrijwilligers en hulp bij fietspech. Plan de routeverkenning ruim vóór de tocht, zodat je omleidingen en onveilige punten nog kunt aanpassen. In de laatste week controleer je de weersverwachting, druk je deelnemers- en noodlijsten af en zet je de catering en materialen klaar. Met deze checklist werk je de voorbereiding in een vaste volgorde af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Fietsroute vaststellen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Route-informatie versturen
Fietspechhulp vastleggen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Noodnummers afdrukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Apparatuur opladen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Routeposten bemannen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Fietsinstructie geven
2 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Checkpoint bevoorraden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Verlichting inschakelen
Servies afwassen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 12
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietsstandaardsaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Mobiele geluidsbox

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de fietsroute minimaal 2 weken vooraf en noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen of verkeerskegels nodig zijn. Controleer de route daarna nog één keer kort voor de tocht op wegwerkzaamheden.
Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor vertrek en vraag tegelijk dieetwensen en telefoonnummers op. Zo kun je deelnemerspakketten, broodjes, fruit en dranken op aantallen voorbereiden.
Deel vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf in bij start, route en pauzeplek. Geef routebegeleiders een veiligheidshesje, portofoon of mobiele telefoon en zorg dat iedereen de noodnummers bij zich heeft.
Leg fietspechhulp en reparatiemateriaal vóór de start klaar: controleer fietspompen, fietsreparatiesets en reservebinnenbanden. Test ook portofoons, mobiele opladers en andere apparatuur voordat deelnemers arriveren.
Zet de startlocatie minstens 90 minuten voor vertrek op. Plaats tafels, stoelen, routeborden en fietsstandaards eerst; zet daarna koffie en thee klaar en houd gekoelde dranken tot vlak voor de ontvangst in koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lentefietstocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie en vergunningen. Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken voor de tocht en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lentefietstocht?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen bij de start en 1 vrijwilliger per lastige kruising of routepost. Voor fietspech is daarnaast 1 bereikbare hulpverlener of reparatieteam verstandig.
Wanneer controleer ik het weer voor een lentefietstocht?: Bekijk de weersverwachting 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Neem bij regen of harde wind uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over aanpassingen, uitstel of extra beschutting.
Wat neem je mee voor fietspech tijdens een fietstocht?: Neem per begeleidende groep minstens 1 fietspomp, 1 reparatieset en 2 reservebinnenbanden mee. Controleer het materiaal de dag ervoor en wijs vooraf aan wie de pechhulp vervoert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.