Zo organiseer je een langlaufreis zonder verrassingen

Begin met de datum, route en het langlaufcentrum; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Regel vervolgens vervoer, deelnemers en materiaal, en verzamel vroeg dieetwensen, noodcontacten en ervaringsniveaus. Een langlaufreis loopt meestal mis doordat reserveringen, parkeerplaatsen of passend materiaal pas op het laatste moment worden gecontroleerd. Werk daarom met een definitieve deelnemerslijst en plan vlak voor vertrek nog één controle van weer, route, betalingen en bagage.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Langlaufcentrum reserveren
3
Vervoer reserveren
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Niveaus van deelnemers inventariseren
10
Materiaalbehoefte bepalen
2 personen
11
Langlaufmateriaal reserveren
12
Parkeerplaatsen controleren
13
Route naar vertrekpunt delen
14
Programma naar deelnemers sturen
15
Weersverwachting volgen
16
Alternatief programma vastleggen
2 personen
17
Definitieve deelnemerslijst maken
18
Betalingen en reserveringen controleren
19
Vervoersindeling maken
2 personen
20
Groepsindeling maken
2 personen
21
Weerbericht en route controleren
22
Deelnemers laatste informatie sturen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Koelboxen en thermosflessen vullen
2 personen
25
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
26
EHBO-set controleren
27
Navigatieapparatuur opladen
28
Materiaal op schade controleren
2 personen
29
Bagage per voertuig verdelen
2 personen

Event

30
Vertrekpunt klaarzetten
3 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
33
Bagage inladen
4 personen
34
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
35
Vertrek naar langlaufgebied
3 personen
36
Groep aanmelden bij verhuur
2 personen
37
Langlaufmateriaal uitdelen
4 personen
38
Schoenen en stokken afstellen
3 personen
39
Basisinstructie langlaufen geven
2 personen
40
Groepen over de loipes verdelen
3 personen
41
Langlaufroute begeleiden
4 personen
42
Dranken uitdelen
2 personen
43
Hapjes en lunchpakketten uitdelen
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Groepsfoto maken
46
Materiaal innemen
4 personen
47
Verhuurmateriaal retourneren
2 personen
48
Bagage verzamelen
3 personen
49
Terugreis begeleiden
3 personen
50
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen
51
Verloren voorwerpen controleren
2 personen

Nazorg

52
Afval verzamelen
2 personen
53
Koelboxen schoonmaken
2 personen
54
Thermosflessen afwassen
2 personen
55
Gebruikt materiaal reinigen
2 personen
56
Geleend materiaal retourneren
57
Vervoersmateriaal controleren
2 personen
58
Gevonden voorwerpen registreren
59
Foto's met deelnemers delen
60
Deelnemers informeren over nazorg
61
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Langlaufski'saantal 22
Langlaufschoenenaantal 22
Langlaufstokkenaantal 22
Skiwasaantal 2
Reservevetersaantal 10
Rugzakkenaantal 6
Sneeuwbrillenaantal 22
Reflectiehesjesaantal 6
Routekaartenaantal 6
Kompasaantal 4
Sneeuwschepaantal 2

Vervoer

Bagagehoezenaantal 12
Bagagelabelsaantal 25

Apparatuur

Navigatietoestellenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-setsaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Fluitjesaantal 6
Handwarmersaantal 30

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermosflessenaantal 6
Drinkflessenaantal 25
Herbruikbare bekersaantal 25
Lunchboxenaantal 25
Servettenaantal 100
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 10

Documenten

Waterdichte documenthoezenaantal 6
Clipboardsaantal 3
Watervaste pennenaantal 6

Tips

Leg datum, route, langlaufcentrum en vervoer eerst vast. Controleer meteen hoeveel parkeerplaatsen beschikbaar zijn en deel de route naar het vertrekpunt met alle chauffeurs.
Vraag bij de aanmelding drie dingen uit: dieetwensen, noodcontacten en langlaufervaring. Gebruik de niveaus daarna voor een groepsindeling die past bij de route en het tempo.
Reserveer langlaufski’s, schoenen en stokken op basis van de definitieve aantallen. Controleer uiterlijk enkele dagen vooraf of alle maten beschikbaar zijn en neem reserveveters en skiwas mee.
Maak de vervoersindeling voordat je het programma verstuurt. Geef per auto de inzittenden, bagagelabels en vertrekplek door, zodat niemand op de ochtend zelf nog hoeft te zoeken.
Bereid lunchpakketten, koelboxen en thermosflessen de avond ervoor voor. Controleer op de laatste dag opnieuw het weer en de route, en houd een alternatief programma achter de hand bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je een langlaufreis organiseren?: Leg het langlaufcentrum en vervoer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je tijd hebt om materiaal, niveaus en dieetwensen te verzamelen.
Hoeveel deelnemers kan één organisator begeleiden tijdens een langlaufreis?: Dat hangt af van route en niveauverschillen, maar deel de groep vooraf op in kleine niveaugroepen. Plan uiterlijk 1 week voor vertrek een definitieve groepsindeling en wijs per groep een aanspreekpunt aan.
Wanneer controleer je het weer voor een langlaufreis?: Volg de weersverwachting vanaf 7 dagen voor vertrek en doe een definitieve controle de dag ervoor. Controleer op de vertrekdag ook routecondities, zicht en eventuele wijzigingen bij het langlaufcentrum.
Wat neem je mee voor een langlaufreis van één dag?: Reken per deelnemer op langlaufski’s, schoenen, stokken, een rugzak, drinkfles en lunch. Voeg per groep minimaal één EHBO-set, routekaart, kompas, zaklamp of hoofdlamp en noodmateriaal zoals reddingsdekens en fluitjes toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.