Checklist voor een goed georganiseerde langlaufreis

Een langlaufreis vraagt meer voorbereiding dan alleen ski’s reserveren. Je moet route, vervoer, niveauverschillen, materiaal, noodinformatie en eten op elkaar afstemmen. Begin met datum, route en langlaufcentrum en werk daarna toe naar deelnemers, reserveringen en de laatste weerscontrole. Met deze checklist houd je overzicht over 61 taken en 41 spullen, zodat je op vertrekdag niet nog hoeft te zoeken naar routekaarten, opgeladen navigatie of een volle thermosfles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Langlaufcentrum reserveren
Vervoer reserveren
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Niveaus van deelnemers inventariseren
Materiaalbehoefte bepalen
2 personen
Langlaufmateriaal reserveren
Parkeerplaatsen controleren
Route naar vertrekpunt delen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting volgen
Alternatief programma vastleggen
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
Betalingen en reserveringen controleren
Vervoersindeling maken
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Weerbericht en route controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen en thermosflessen vullen
2 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
EHBO-set controleren
Navigatieapparatuur opladen
Materiaal op schade controleren
2 personen
Bagage per voertuig verdelen
2 personen

Event

Vertrekpunt klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
Bagage inladen
4 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Vertrek naar langlaufgebied
3 personen
Groep aanmelden bij verhuur
2 personen
Langlaufmateriaal uitdelen
4 personen
Schoenen en stokken afstellen
3 personen
Basisinstructie langlaufen geven
2 personen
Groepen over de loipes verdelen
3 personen
Langlaufroute begeleiden
4 personen
Dranken uitdelen
2 personen
Hapjes en lunchpakketten uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsfoto maken
Materiaal innemen
4 personen
Verhuurmateriaal retourneren
2 personen
Bagage verzamelen
3 personen
Terugreis begeleiden
3 personen
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen
Verloren voorwerpen controleren
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Thermosflessen afwassen
2 personen
Gebruikt materiaal reinigen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
Vervoersmateriaal controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's met deelnemers delen
Deelnemers informeren over nazorg
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Langlaufski'saantal 22
Langlaufschoenenaantal 22
Langlaufstokkenaantal 22
Skiwasaantal 2
Reservevetersaantal 10
Rugzakkenaantal 6
Sneeuwbrillenaantal 22
Reflectiehesjesaantal 6
Routekaartenaantal 6
Kompasaantal 4
Sneeuwschepaantal 2

Vervoer

Bagagehoezenaantal 12
Bagagelabelsaantal 25

Apparatuur

Navigatietoestellenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Zaklampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-setsaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Fluitjesaantal 6
Handwarmersaantal 30

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermosflessenaantal 6
Drinkflessenaantal 25
Herbruikbare bekersaantal 25
Lunchboxenaantal 25
Servettenaantal 100
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 10

Documenten

Waterdichte documenthoezenaantal 6
Clipboardsaantal 3
Watervaste pennenaantal 6

Tips

Leg de route en het langlaufcentrum eerst vast. Controleer daarna meteen het vervoer, de parkeerplaatsen en de route naar het vertrekpunt; zo voorkom je dat materiaal en deelnemers op verschillende plekken aankomen.
Vraag bij de aanmelding drie dingen uit: niveau, dieetwensen en noodcontact. Gebruik die informatie later voor de groepsindeling, lunchpakketten en veiligheidsafspraken.
Reserveer langlaufmateriaal zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Noteer per persoon ski’s, schoenen en stokken en houd rekening met reserveveters, skiwas en passende rugzakken.
Plan de laatste controle 24 tot 48 uur voor vertrek. Controleer dan weerbericht, route, reserveringen, betalingen, vervoersindeling en de definitieve deelnemerslijst.
Maak eten en veiligheidsmateriaal vóór vertrek klaar, niet pas bij het langlaufcentrum. Vul koelboxen en thermosflessen, verdeel lunchboxen en leg EHBO-sets, reddingsdekens, fluitjes en handwarmers bereikbaar in de bagage.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een langlaufreis organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, route, langlaufcentrum en vervoer. Stuur uitnodigingen daarna uit, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek de deelnemerslijst, niveaus en materiaalbehoefte kunt vastleggen.
Wanneer moet ik langlaufmateriaal reserveren?: Reserveer ski’s, schoenen en stokken zodra je een eerste deelnemersaantal hebt, meestal 3 tot 4 weken voor vertrek. Controleer de aantallen opnieuw na de definitieve aanmeldingen, uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer controleer ik het weer voor een langlaufreis?: Volg de weersverwachting vanaf ongeveer 5 dagen voor vertrek en controleer weerbericht en route opnieuw 24 uur vooraf. Leg uiterlijk dan ook een alternatief programma vast voor slecht weer of onbegaanbare routes.
Wat moet ik de deelnemers sturen voor vertrek?: Stuur de laatste informatie 24 tot 48 uur vooraf met vertrektijd, route, vervoersindeling, groepsindeling, kledingadvies en contactgegevens. Vermeld ook of deelnemers zelf een drinkfles, rugzak of extra warme laag moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.