Checklist voor een landschapsfietstocht organiseren

Een landschapsfietstocht vraagt vooral om een route die klopt, duidelijke communicatie en een goede voorbereiding van start, rustpunt en finish. Leg eerst afstand, locaties en eventuele meldingen vast en werk daarna toe naar de deelnemerslijst. Plan tijd voor het voorfietsen van de route en controleer onderweg bewegwijzering, verlichting en rustpunten. Met reparatiemateriaal, EHBO en een alternatief bij slecht weer voorkom je dat kleine problemen de tocht stilleggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Route digitaal uitwerken
Start- en finishlocatie reserveren
Rustpunt reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Routebericht naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Route op locatie voorfietsen
2 personen
Routepijlen en linten voorbereiden
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Startlocatie opbouwen
4 personen
Finishlocatie opbouwen
4 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Verlichtingspunten plaatsen
2 personen
Inschrijving klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startinformatie geven
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
Route en verkeer controleren
2 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pechhulp en reparaties bieden
2 personen
Deelnemers bij finish opvangen
3 personen
Finishdrankjes uitdelen
2 personen
Maaltijd serveren
3 personen
Deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen demonteren
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over gevonden voorwerpen
Routebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Fietsstandaardsaantal 4
Reflectiehesjesaantal 12
Fietsenstallingrekkenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Routekaartenaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Routepijlenaantal 40
Afzetlintenaantal 8
Start- en finishbannersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het routebericht uiterlijk een week vooraf. Vermeld daarin de totale afstand, verwachte fietstijd, starttijd, routekaart, rustpunt en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Fiets de volledige route enkele dagen voor de tocht voor. Controleer kruisingen, wegwerkzaamheden, onverharde stukken en de plekken waar routepijlen of linten minder zichtbaar kunnen zijn.
Maak per rustpunt een aparte krat met bekers, borden, bestek, koffie- en theebenodigdheden, broodjes en hapjes. Zo hoef je tijdens de opbouw niet tussen meerdere locaties te zoeken.
Leg reparatiespullen en EHBO vóór de start op een vaste, bereikbare plek. Neem naast een fietspomp en reparatiesets ook reservebinnenbanden, bandenlichters, nooddekens en opgeladen telefoons of portofoons mee.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, ledlampen, koelboxen en tafels pas klaar nadat je hebt bepaald welke locatie bescherming en extra verlichting nodig heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een landschapsfietstocht zijn?: Kies de afstand op basis van de groep en plan ook het rustpunt mee. Voor een recreatieve tocht is 30 tot 50 kilometer vaak werkbaar; reken daarnaast op ongeveer 3 tot 4 uur inclusief één pauze.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een landschapsfietstocht?: Stuur de uitnodiging minimaal 4 weken vooraf en sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor de tocht. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst, dieetwensen, boodschappen en routecommunicatie af te ronden.
Hoeveel drinken en eten heb ik nodig per fietser?: Voorzie tijdens de tocht minstens 0,5 liter drinken per deelnemer en vul dat bij het rustpunt aan. Reken voor de pauze op één broodje of vergelijkbare portie en één tot twee kleine hapjes per persoon.
Wanneer moet ik de fietsroute voorfietsen?: Fiets de route 2 tot 5 dagen vooraf volledig voor en controleer de belangrijkste punten nogmaals op de ochtend zelf. Dan kun je routepijlen aanpassen bij wegwerkzaamheden en ontbrekende of onveilige doorgangen tijdig melden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.