Zo organiseer je een kunstworkshop zonder last-minute stress

Begin met de praktische basis: bevestig datum en locatie, leg het programma vast en regel de docent of begeleider. Bepaal daarna de begroting en deelnemersprijs voordat je uitnodigingen verstuurt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en controleer je de deelnemerslijst. De meeste voorbereiding zit vervolgens in materiaalvoorraad, werkopdracht, voorbeelden en de inrichting van de werkplekken. Met een vaste volgorde voorkom je dat je op de workshopdag nog moet bestellen, printen of zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Workshopprogramma vastleggen
2 personen
3
Docent of begeleider vastleggen
4
Begroting en deelnemersprijs bepalen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Workshop online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst controleren
11
Bevestiging naar deelnemers sturen
12
Materialenvoorraad controleren
2 personen
13
Ontbrekende materialen bestellen
14
Reserveringen bevestigen
15
Werkopdracht en voorbeelden maken
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen sorteren
2 personen
19
Werkbladen en naamkaartjes maken

Event

20
Ruimte openen en controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Werkplekken inrichten
3 personen
23
Materialen per tafel klaarleggen
3 personen
24
Catering en dranken klaarzetten
2 personen
25
Informatiebord ophangen
26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Programma en regels toelichten
29
Materialen en techniek demonstreren
2 personen
30
Deelnemers begeleiden bij schetsen
2 personen
31
Koffiepauze verzorgen
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Deelnemers begeleiden bij uitwerking
2 personen
34
Werkstukken laten drogen
35
Buffet en hapjes serveren
3 personen
36
Werkstukken presenteren
2 personen
37
Foto's van werkstukken maken
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Gebruikte materialen verzamelen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
3 personen
43
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
44
Materialen drogen en opbergen
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Foto's en werkstukken delen
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Presentatietafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonstatief

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6
Scharenaantal 12
Schortenaantal 32

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 35
Informatiebordenaantal 3
Kleefgumaantal 4
Wasknijpersaantal 40
Touwrollenaantal 3

Catering

Boodschappen

Creatief materiaal

Tekenpapier A3aantal 100
Karton A4aantal 100
Canvasdoekenaantal 35
Schetsboekenaantal 35
Potlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 6
Wasco'saantal 6
Viltstiftenaantal 6
Acrylverfsetsaantal 6
Acrylverf witaantal 6
Acrylverf zwartaantal 6
Penselenaantal 60
Palettenaantal 35
Mengbakjesaantal 35
Waterpottenaantal 35
Puntenslijpersaantal 12
Gummenaantal 35
Linialenaantal 12
Lijmaantal 35
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Spatelsaantal 35
Mengpalettenaantal 12
Krijtaantal 6
Fixatiefsprayaantal 4
Beschermfolieaantal 2
Droogrekkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Veiligheid

Vinyl handschoenenaantal 2
Veiligheidsbrillenaantal 35

Tips

Plan de communicatie vóór je materialen bestelt. Maak eerst het aanmeldformulier en vermeld programma, begin- en eindtijd, benodigde kleding en eventuele dieetwensen; stuur de bevestiging uiterlijk een week vooraf.
Controleer de materialenvoorraad zodra het programma vaststaat. Tel per deelnemer wat nodig is en bestel ontbrekende materialen minimaal 7 dagen voor de workshop, zodat je nog tijd hebt voor een nalevering.
Maak de werkopdracht en voorbeelden minstens 3 dagen vooraf. Leg daarna materialen per tafel klaar en maak werkbladen en naamkaartjes; zo hoef je niet tijdens de uitleg te sorteren.
Richt de ruimte op de dag zelf minstens 90 minuten vooraf in. Zet tafels en stoelen neer, maak per deelnemer een werkplek, test laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen en hang het informatiebord op.
Zet catering en dranken pas klaar nadat de werkplekken gereed zijn. Reken voor koffie, thee en water op minimaal 1 beker per persoon en houd herbruikbare bekers, borden en bestek apart van verf- en knutselmaterialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstworkshop organiseren?: Leg datum, locatie, programma en docent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de workshop het aantal deelnemers en de materiaalbehoefte kent.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kunstworkshop klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen en controleren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen en het inrichten van de werkplekken. Test audiovisuele apparatuur uiterlijk 30 minuten voor de start nog een keer.
Wanneer bestel ik materialen voor een kunstworkshop?: Controleer de voorraad zodra de werkopdracht definitief is en bestel ontbrekende materialen minimaal 7 dagen vooraf. Sorteer alles vervolgens uiterlijk de dag ervoor per tafel of per deelnemer.
Wanneer stuur ik deelnemers een bevestiging van de kunstworkshop?: Stuur de bevestiging zodra de aanmelding is verwerkt en stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een praktische herinnering. Vermeld daarin de locatie, tijden, bereikbaarheid, kledingadvies en de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.