Kunstworkshop organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een kunstworkshop loopt soepel als programma, begeleiding en materialen ruim vóór de workshopdag vaststaan. Begin met datum, locatie en docent, en werk daarna via aanmeldingen en deelnemersinformatie naar de praktische voorbereiding. Controleer niet alleen of er genoeg materialen zijn, maar ook of elke tafel een complete werkplek krijgt. Op de dag zelf komen techniek, naamkaartjes, catering en duidelijke informatieborden samen. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Workshopprogramma vastleggen
2 personen
Docent of begeleider vastleggen
Begroting en deelnemersprijs bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Workshop online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Bevestiging naar deelnemers sturen
Materialenvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Reserveringen bevestigen
Werkopdracht en voorbeelden maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Werkbladen en naamkaartjes maken

Event

Ruimte openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Materialen per tafel klaarleggen
3 personen
Catering en dranken klaarzetten
2 personen
Informatiebord ophangen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma en regels toelichten
Materialen en techniek demonstreren
2 personen
Deelnemers begeleiden bij schetsen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Deelnemers begeleiden bij uitwerking
2 personen
Werkstukken laten drogen
Buffet en hapjes serveren
3 personen
Werkstukken presenteren
2 personen
Foto's van werkstukken maken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gebruikte materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's en werkstukken delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Presentatietafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonstatief

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6
Scharenaantal 12
Schortenaantal 32

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 35
Informatiebordenaantal 3
Kleefgumaantal 4
Wasknijpersaantal 40
Touwrollenaantal 3

Catering

Boodschappen

Creatief materiaal

Tekenpapier A3aantal 100
Karton A4aantal 100
Canvasdoekenaantal 35
Schetsboekenaantal 35
Potlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 6
Wasco'saantal 6
Viltstiftenaantal 6
Acrylverfsetsaantal 6
Acrylverf witaantal 6
Acrylverf zwartaantal 6
Penselenaantal 60
Palettenaantal 35
Mengbakjesaantal 35
Waterpottenaantal 35
Puntenslijpersaantal 12
Gummenaantal 35
Linialenaantal 12
Lijmaantal 35
Plakbandaantal 12
Schilderstapeaantal 8
Spatelsaantal 35
Mengpalettenaantal 12
Krijtaantal 6
Fixatiefsprayaantal 4
Beschermfolieaantal 2
Droogrekkenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Veiligheid

Vinyl handschoenenaantal 2
Veiligheidsbrillenaantal 35

Tips

Leg het workshopprogramma en de werkopdracht minimaal 3 weken vooraf vast. Maak ook voorbeelden en werkbladen, zodat de docent op de dag zelf niet meer hoeft te improviseren.
Controleer de materialenvoorraad uiterlijk 2 weken vooraf en bestel ontbrekende spullen meteen. Tel daarna per tafel wat nodig is, zodat scharen, schorten en andere materialen niet centraal blijven liggen.
Stuur deelnemers uiterlijk 5 dagen vooraf een bevestiging met het programma, de starttijd en praktische informatie. Verwerk dieetwensen in dezelfde week, zodat boodschappen en catering daarop kunnen worden afgestemd.
Richt de ruimte minstens 90 minuten voor aanvang in. Zet tafels en stoelen klaar, leg materialen per werkplek neer en test laptop, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.
Plan na afloop minimaal 30 minuten voor opruimen en controle. Verzamel herbruikbare bekers en servies, ruim materialen gesorteerd op en controleer of tafels, stoelen en apparatuur compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna uiterlijk 4 weken voor de workshop, zodat je tijd hebt voor deelnemersinformatie en materiaalbestellingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kunstworkshop klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen en controleren van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen en het inrichten van de werkplekken. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van techniek, catering en informatieborden.
Wanneer moet ik materialen voor een kunstworkshop bestellen?: Controleer de voorraad uiterlijk 2 weken vooraf en bestel ontbrekende materialen direct. Sorteer de spullen bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor de workshop per tafel, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft klaar te leggen.
Wanneer stuur ik de bevestiging naar deelnemers?: Stuur de bevestiging uiterlijk 5 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de praktische informatie, het programma en eventuele aandachtspunten, en controleer vóór verzending of de deelnemerslijst en dieetwensen volledig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.