Boodschappenlijst voor een kunstenaarspresentatie

Voor een kunstenaarspresentatie heb je meer nodig dan alleen tafels en stoelen. Bezoekers moeten de werken rustig kunnen bekijken, de presentatie goed kunnen volgen en tijdens ontvangst iets kunnen drinken of eten. Denk daarom aan techniek, servies, bewegwijzering en veilige inrichting. Controleer uiterlijk een week vooraf wat de locatie al heeft en reserveer ontbrekende apparatuur op tijd. Gebruik de volledige lijst hieronder als afvinklijst voor inkopen, huren en meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 40
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 2
Presentatieklikker
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Richtspotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Plantenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Fotolijstenaantal 6
Decoratieve vazenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Pijlbordjesaantal 8
Kleefhakenaantal 30
Schilderijhakenaantal 40
Visdraadaantal 2
Wit handschoenenaantal 12
Kunstwerklabelsaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Programmaboekjesaantal 80
Naambadgesaantal 20
Pennenaantal 12
Gastenboek

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokkenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Voorraadbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3
Papierhanddoekdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 48 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Prosecco - 8 flessen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Theezakjes - 120 stuks
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Volle melk - 8 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffieroom - 2 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Citroenen - 20 stuks
- Verse munt - 6 bosjes
- IJsblokjes - 12 kilo
- Stokbroden - 12 stuks
- Crackers - 8 pakken
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 10 kuipjes
- Brie - 3 kilo
- Goudse kaas - 3 kilo
- Geitenkaas - 2 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 50 stuks
- Peren - 40 stuks
- Aardbeien - 4 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Wortels - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Olijven - 12 potten
- Gemengde noten - 3 kilo
- Borrelmix - 3 kilo
- Zoutjes - 8 zakken
- Miniquiches - 150 stuks
- Groentepasteitjes - 120 stuks
- Falafelballetjes - 120 stuks
- Miniwraps - 120 stuks
- Tortillawraps - 40 stuks
- Pestosaus - 4 potten
- Tomatentapenade - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Peper - 1 pot
- Zout - 1 pak
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Honing - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Roomboter - 1 kilo
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Mini-appelflappen - 100 stuks
- Vegan gebak - 40 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije snacks - 40 stuks
- Vegan wraps - 40 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 8 pakken
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen

Tips

Plan per 10 bezoekers ongeveer 11 tot 12 waterglazen en 11 tot 12 koffiekopjes; zo vang je breuk en extra gebruik op zonder direct te weinig servies te hebben.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en USB-C-adapters uiterlijk 2 dagen vooraf met dezelfde presentatiebestanden. Neem naast de presentatieklikker ook een reservekabel mee als die beschikbaar is.
Zet voor de ontvangst minimaal één tafel klaar voor dranken en één tafel voor eten of gebak. Leg gebaksbordjes, vorken, lepels en opscheplepels vóór opening klaar; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste bezoekers binnenkomen.
Reserveer per verwachte groep bezoekers voldoende zitplaatsen, maar houd een vrije kijkroute langs de kunstwerken. Gebruik afzetpalen waar bezoekers niet te dicht bij kwetsbare werken mogen komen.
Regel garderoberekken en kledinghangers vóór de opbouw, vooral in een ruimte zonder vaste garderobe. Zet ook karaffen en waterglazen klaar bij de presentatieplek; wachten op bediening tijdens het programma leidt snel tot onderbrekingen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een kunstenaarspresentatie?: Reken naast tafels en stoelen op servies voor ontvangst, een beamer met projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en passende kabels. Voeg afzetpalen, garderoberekken, kledinghangers en serveerbladen toe als de locatie die niet beschikbaar stelt.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een kunstenaarspresentatie?: Voorzie per bezoeker ongeveer 1 waterglas en 1 wijnglas, plus 10 tot 20 procent reserve. Bij 40 bezoekers betekent dat ongeveer 44 tot 48 glazen van elk type.
Wanneer moet ik de techniek voor een kunstenaarspresentatie regelen?: Reserveer beamer, scherm, microfoons en luidsprekers bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf. Test alle presentatiebestanden en aansluitingen uiterlijk 2 dagen voor de presentatie op de locatie of met dezelfde apparatuur.
Hoeveel servies moet ik meenemen voor de catering?: Neem per bezoeker één bord of gebaksbordje, één vork en één servet mee, met 10 procent reserve. Voor 40 bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 44 gebaksbordjes en 44 vorken; plan extra schaaltjes en opscheplepels voor gedeelde hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!