Zo organiseer je een Koningsdagfietstocht

Begin minstens acht weken voor Koningsdag met de route, start- en finishlocatie en de benodigde vergunningen of meldingen. Controleer daarna de route op kruisingen, drukke punten en veilige verkeersposten. Zodra de route vaststaat, regel je vrijwilligers, aanmeldingen, fietsstalling en catering. In de laatste week draait alles om controle: routekaarten, deelnemerslijst, fietsen, materialen en het rooster. Zo voorkom je dat de tocht op de ochtend zelf stilvalt door ontbrekende spullen of onduidelijke afspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fietsroute bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Vergunningen en meldingen aanvragen
5
Fietsstalling afspreken
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Routekaart ontwerpen
11
Routekaart laten afdrukken
12
Vrijwilligersrooster maken
13
Verkeersposten indelen
2 personen
14
Deelnemerslijst bijwerken
15
Route opnieuw controleren
2 personen
16
Fietsen en helmen controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Routeborden voorbereiden
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Sandwiches klaarmaken
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Fietsstalling inrichten
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Routeborden plaatsen
4 personen
29
Verkeerskegels plaatsen
2 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
31
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
32
EHBO-materiaal klaarleggen
33
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Deelnemers registreren
3 personen
36
Routekaarten uitdelen
2 personen
37
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
38
Fietstocht begeleiden
6 personen
39
Verkeersposten bemannen
6 personen
40
Routepunten controleren
2 personen
41
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
42
Finishdeelnemers ontvangen
3 personen
43
Dranken serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Muziek verzorgen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

49
Routeborden ophalen
4 personen
50
Verkeerskegels opruimen
2 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
52
Partytenten afbreken
4 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Afval afvoeren
2 personen
56
Materialen drogen en sorteren
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 8
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Fietslichtsetsaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietsvlaggenaantal 6
Helmenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Routekaarthoudersaantal 80
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Balpennenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Decoratie

Oranje vlaggetjesaantal 8
Oranje ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 6
Routebordenaantal 24
Pijlenstickersaantal 60
Startfinishbanner
Polsbandjesaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 50
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst en loop of fiets haar daarna volledig na. Controleer vooral kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeersposten nodig zijn; doe een tweede controle uiterlijk één week voor vertrek.
Regel vergunningen en meldingen minimaal zes weken vooraf. Vraag bij de start- en finishlocatie meteen naar stroom, opbouwtijden, ruimte voor fietsenrekken en een plek voor de inschrijftafel.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk twee weken voor de tocht. Zet per verkeerspost minimaal één aanspreekpunt en geef vrijwilligers portofoons, veiligheidshesjes en duidelijke vertrektijden.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst drie dagen vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving, zodat je het aantal sandwiches, hapjes, bekers en dranken gericht kunt inkopen.
Leg routeborden, routekaarten, fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden de avond ervoor klaar. Koel dranken pas wanneer de koelboxen staan en test geluidsinstallatie, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagfietstocht organiseren?: Start ongeveer acht weken vooraf met route, locaties en vergunningen of meldingen. Leg vrijwilligers en catering uiterlijk twee weken voor vertrek vast en sluit de deelnemerslijst drie dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagfietstocht?: Reken voor elke verkeerspost minimaal één vrijwilliger en voeg een coördinator, inschrijver en iemand voor de finish toe. Bij meerdere routepunten plan je bij voorkeur één reservevrijwilliger voor uitval of pauzes.
Wanneer moet ik de fietsroute controleren?: Controleer de route direct nadat je haar hebt bepaald en fiets haar nogmaals na in de laatste week. Kijk dan opnieuw naar wegwerkzaamheden, tijdelijke afsluitingen, drukte en de plaats van routeborden.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een fietstocht?: Zet minimaal één uur voor de eerste start de inschrijftafel, fietsenstalling, routeborden, tafels, partytenten en catering klaar. Leg daarnaast reparatiesets, fietspompen, reservebinnenbanden, helmen, fietslichtsets en veiligheidshesjes op een vaste, herkenbare plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.