Zo organiseer je een kerstmarkttrip

Een kerstmarkttrip organiseren begint niet bij de boodschappen, maar bij de combinatie van kerstmarkt, datum en vervoer. Leg daarna de route, tickets en deelnemersinformatie vast, zodat iedereen weet waar en wanneer de groep vertrekt. Verzamel dieetwensen en noodcontacten ruim vooraf en controleer verzekeringsgegevens voordat je de definitieve deelnemerslijst maakt. Op de dag zelf draait alles om een strakke ontvangst, een duidelijke telling en warme, praktische voorzieningen voor onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kerstmarkt en datum kiezen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Programma en route uitwerken
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst vastleggen
8
Entreetickets reserveren
9
Verzekeringsgegevens controleren
10
Vertrekinformatie versturen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers nogmaals bevestigen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Lunchpakketten voorbereiden
2 personen
17
Documenten en tickets printen
18
Materialen inpakken
2 personen
19
Telefoons en powerbanks opladen

Event

20
Vertrekpunt gereedmaken
2 personen
21
Deelnemers verwelkomen
2 personen
22
Aanwezigheid registreren
2 personen
23
Tickets en route uitdelen
2 personen
24
Veiligheidsinstructies geven
25
Groep naar vervoer begeleiden
2 personen
26
Heenreis begeleiden
2 personen
27
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
28
Aankomst en toegang begeleiden
3 personen
29
Verzamelpunt aanwijzen
30
Vrije marktbezoek begeleiden
3 personen
31
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
32
Groepsfoto maken
33
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
34
Groep naar vervoer begeleiden
2 personen
35
Terugreis begeleiden
2 personen
36
Laatste halte aankondigen
37
Deelnemers veilig laten uitstappen
2 personen
38
Achtergebleven spullen controleren
2 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Materialen uitladen
2 personen
41
Koelboxen en thermoskannen reinigen
2 personen
42
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
43
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
44
Gevonden voorwerpen terugbrengen
45
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Geprinte routekaartenaantal 4
Geprinte deelnemerslijstenaantal 4
Geprinte ticketsaantal 35
Naambadgesaantal 35
Badgekoordenaantal 35
Clipboardsaantal 3
Balpennenaantal 12
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 4
Dekensaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare koffiebekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Servettenhoudersaantal 4
Voedselbakkenaantal 6
Isolatietassenaantal 4
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-kit
Zaklampenaantal 4
Fluitjesaantal 4

Schoonmaak

Handgelhoudersaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Tips

Kies de kerstmarkt en datum minstens 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer het vervoer zodra je een realistische groepsgrootte hebt; vervoer is vaak lastiger op korte termijn dan tickets.
Werk uiterlijk 2 weken voor vertrek een route met vertrekpunt, tussenstops en terugkeertijd uit. Deel die route samen met de vertrekinformatie, tickets en een telefoonnummer van de organisatie.
Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf en leg daarna de deelnemerslijst vast. Vraag dieetwensen tegelijk uit, zodat lunchpakketten en boodschappen niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Maak 24 tot 48 uur voor vertrek een definitieve bevestigingsronde. Controleer dan ook de weersverwachting, documenten, tickets, opgeladen telefoons en powerbanks; juist die laatste controle wordt vaak vergeten.
Plan bij het vertrekpunt minimaal 30 minuten voor ontvangst en registratie. Deel tickets en routekaarten pas uit nadat iedereen is geteld, geef veiligheidsinstructies en wijs de groep daarna gezamenlijk naar het vervoer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkttrip organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de kerstmarkt, datum en het vervoer. Rond 2 weken voor vertrek de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemerslijst af. Stuur de definitieve vertrekinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor het vertrek van een kerstmarkttrip?: Reserveer minimaal 30 minuten voor ontvangst, aanwezigheidsregistratie, het uitdelen van tickets en routekaarten en veiligheidsinstructies. Bij een groep vanaf 30 personen is 45 minuten praktischer, vooral als niet iedereen tegelijk aankomt.
Wat neem je mee naar een kerstmarkttrip?: Neem geprinte routekaarten, deelnemerslijsten en tickets mee, plus naambadges, balpennen, powerbanks en oplaadkabels. Voor onderweg zijn thermoskannen, drinkbekers, lunchpakketten, dekens en paraplu's nuttig; voeg voor veiligheid een EHBO-kit, zaklampen en fluitjes toe.
Wanneer moet je de tickets voor een kerstmarkttrip regelen?: Reserveer entreetickets zodra de deelnemerslijst voldoende stabiel is, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor vertrek. Print of bundel de tickets uiterlijk de dag ervoor en controleer of het aantal overeenkomt met de definitieve lijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.