Checklist voor een goed georganiseerde kerstfietstocht

Een kerstfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers, en controleert of deelnemers veilig verlicht vertrekken. Op de dag zelf moeten routeborden, fietsenstalling, warme drank en soep op tijd klaarstaan. Met deze checklist werk je van route en aanmeldingen naar de praktische opbouw en laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route bepalen
2 personen
Route proefrijden
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routekaarten maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routeborden klaarleggen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Warmhouders opstellen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen

Event

Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Routebegeleiders positioneren
4 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Tussenstop bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Soep en hapjes serveren
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verlichting en decoratie verwijderen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebestand archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Fietsenrekkenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Warmhoudersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Kersttafeldecoratieaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 10
Fietslampenaantal 10
Routekaartenaantal 60

Keuken

Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks-messenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Proefrijd de volledige route voordat je de routekaarten maakt. Noteer kruisingen waar extra routeborden, pionnen of een vrijwilliger nodig zijn en controleer of de route ook in het donker duidelijk blijft.
Plan de veiligheidscontrole uiterlijk een week voor vertrek. Vraag deelnemers hun fietsverlichting te controleren en leg zelf fietslampen, fietspompen, reparatiesets en reserve binnenbanden klaar voor pech onderweg.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bestel warme drank en soep niet pas op de dag zelf. Zet koelboxen en dranken tijdig klaar en test warmhouders en waterkokers vóór de deelnemers arriveren.
Maak de vrijwilligersindeling minstens 3 dagen vooraf. Wijs afzonderlijke mensen aan voor de inschrijftafel, routebegeleiding, fietsenstalling, catering en het verwijderen van routeborden.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor vertrek. Zet partytenten, verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen alleen neer nadat je hebt gecontroleerd waar deelnemers droog kunnen inschrijven en opwarmen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, locatie en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor vertrek, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstfietstocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 bij de fietsenstalling en 1 per belangrijk routepunt. Voor een groep vanaf 30 deelnemers is een basisbezetting van 5 tot 6 vrijwilligers praktisch, afhankelijk van de route.
Wanneer controleer ik de fietsverlichting voor de kerstfietstocht?: Vraag deelnemers dit uiterlijk 3 dagen vooraf te controleren en geef de herinnering nogmaals op de dag zelf. Leg bij vertrek extra fietslampen, fietspompen en reparatiesets klaar voor problemen die tijdens de controle of onderweg ontstaan.
Wanneer zet ik de routeborden en kerstversiering klaar?: Leg routeborden, pionnen en reflecterende hesjes de avond ervoor per routepunt klaar. Bouw tafels, partytenten, lichtsnoeren en kerstversiering op de dag zelf ruim 2 uur voor vertrek op, zodat je nog tijd hebt voor een veiligheidsronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.