Kastelentocht organiseren: checklist en planning
Een kastelentocht vraagt meer voorbereiding dan alleen kastelen op een kaart zetten. Je legt eerst de route en bezoeken vast, controleert die per fiets en regelt daarna reserveringen, deelnemersinformatie en materiaal. Plan rustplaatsen en een alternatief voor slecht weer voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om aantallen, dieetwensen, fietsen, routepakketten en eten en drinken voor onderweg.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Kastelen voor de route kiezen
2 personen
Route op fiets controleren
2 personen
Kasteelbezoeken reserveren
Rustplaatsen reserveren
Startlocatie bevestigen
Vergunningen controleren
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting volgen
Route definitief controleren
2 personen
Alternatieve route uitwerken
2 personen
Routekaarten voorbereiden
2 personen
Deelnemersaantallen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Routepakketten samenstellen
2 personen
Fietsnummers klaarleggen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Vertrekborden plaatsen
2 personen
Pijlen langs de route plaatsen
3 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen
Event
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Fietsnummers uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemers in groepen verdelen
2 personen
Groepen laten vertrekken
3 personen
Routebegeleiding verzorgen
4 personen
Kasteelbezoek begeleiden
3 personen
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Buffet en hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Routepijlen controleren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
3 personen
Registratiemateriaal opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen en schoonmaken
2 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Routebestanden archiveren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Statafelsaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 6
Sportmateriaal
- Fietspompenaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Plaksetsaantal 6
- Fiets multitoolsaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Reservefietslampenaantal 10
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Bidonsaantal 20
- Fietsstandaardsaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 4
Decoratie
- Startbannersaantal 2
- Routepijlenaantal 50
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 60
- Ballongewichtenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Isolatiedekensaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasteilenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, route en kastelen eerst vast. Controleer de volledige route per fiets en noteer afstand, drukke oversteekpunten, hellingen en plekken waar de groep veilig kan stoppen.
- Reserveer kasteelbezoeken en rustplaatsen zodra de route staat. Vraag per locatie naar openingstijden, groepsgrootte en een uitwijkoptie; zonder reservering kan een grote groep niet altijd tegelijk naar binnen.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf. Vermeld startlocatie, vertrektijd, route, benodigde fietsuitrusting en een contactnummer; verzamel tegelijk dieetwensen en noodcontacten.
- Controleer fietsen en reparatiemateriaal één tot twee dagen vooraf. Leg fietspompen, reservebinnenbanden, plaksets, fiets multitools, bandenlichters, reservefietslampen en veiligheidshesjes bij elkaar en test de portofoons.
- Bereid de startlocatie de avond ervoor voor. Vul koelboxen, zet koffie en thee klaar, maak routepakketten en fietsnummers compleet en controleer of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig kunnen worden gebruikt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kastelentocht organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en kastelen. Reserveer bezoeken en rustplaatsen zodra de route per fiets is gecontroleerd, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor vertrek.
- Hoeveel drank neem ik mee voor een kastelentocht?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul dat aan voor de resterende fietsuren. Neem extra water mee voor warm weer en gebruik koelboxen en bidons om de voorraad onderweg beschikbaar te houden.
- Wat moet ik uiterlijk een week voor de kastelentocht regelen?
- Verstuur dan de deelnemersinformatie, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen en noodcontacten. Volg ook de weersverwachting en werk de route en alternatieve route bij als omstandigheden veranderen.
- Hoe bereid ik me voor op pech onderweg tijdens een kastelentocht?
- Neem per groep minimaal één fietspomp, plakset, set bandenlichters, multitool en meerdere reservebinnenbanden mee. Controleer alle fietsen 1 tot 2 dagen vooraf en wijs vooraf aan wie reparatiemateriaal en portofoon beheert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!