Zo organiseer je een kampeerclubweekend

Begin ongeveer acht weken vooraf met de campingreservering en een duidelijke uitnodiging. Verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen, betalingen en vervoersinformatie op één deelnemerslijst. Leg het programma, de tijden en de campingregels vast voordat je de definitieve informatie verstuurt. Plan de opbouw op locatie ruim voor aankomst van de groep: kampeerplekken markeren, partytenten plaatsen, kookplek inrichten en verlichting aansluiten. Zo voorkom je dat praktische zaken pas tijdens het eerste gezamenlijke moment geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Camping reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Betalingen controleren
7
Programma en tijden vastleggen
2 personen
8
Vervoersinformatie verzamelen
9
Campingregels opvragen
10
Weersverwachting controleren
11
Definitieve informatie versturen
12
Takenrooster versturen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Voorraad en materiaal verzamelen
3 personen
16
Koelboxen vooraf koelen
2 personen
17
Eten gekoeld vervoeren
2 personen

Event

18
Terrein en kampeerplekken controleren
2 personen
19
Kampeerplekken markeren
2 personen
20
Materiaal uitladen
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Verlichting ophangen
2 personen
24
Kook- en barbecueplek inrichten
3 personen
25
Registratietafel klaarzetten
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
28
Welkomstkoffie serveren
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
31
Programma toelichten
32
Groepsactiviteit begeleiden
3 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Barbecue aansteken
2 personen
35
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
36
Avondmaaltijd serveren
4 personen
37
Dranken en buffet bijvullen
2 personen
38
Servies verzamelen
2 personen
39
Kampvuurplek gebruiken
2 personen
40
Avondprogramma begeleiden
2 personen
41
Terrein controleren voor de nacht
2 personen
42
Ontbijtbuffet klaarzetten
3 personen
43
Ontbijt serveren
3 personen
44
Koffie en thee bijvullen
2 personen

Nazorg

45
Laatste spullen inpakken
4 personen
46
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
47
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
49
Partytenten afbreken
4 personen
50
Terrein schoon opleveren
4 personen
51
Materiaal inventariseren
2 personen
52
Geleend materiaal retourneren
2 personen
53
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 35
Bierbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 45
Koffiekopjesaantal 35
Wijnglazenaantal 35

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 5
Waterkannenaantal 4
Afwasteilaantal 3

Apparatuur

Campingkooktoestellenaantal 2
Gasflessenaantal 4
Barbecuesaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Bluetoothspeaker

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Kubbspel
jeu-de-boulessetsaantal 2
Kaartspellenaantal 6

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Eerste hulp kit
Brandblusser

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de camping voordat je uitnodigingen verstuurt en vraag direct naar groepsregels, aankomsttijden, beschikbare kampeerplekken en eisen voor barbecues of gasflessen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk twee weken vooraf. Controleer dan tegelijk betalingen, dieetwensen, vervoer en de actuele deelnemerslijst; stuur ontbrekende gegevens persoonlijk na.
Maak het programma met begin- en eindtijden minimaal 10 dagen vooraf definitief. Verstuur daarna één informatiebericht met route, vervoersafspraken, campingregels, pakadvies en het takenrooster.
Koel koelboxen de avond vóór vertrek en vervoer bederfelijk eten zo kort mogelijk. Controleer de boodschappenlijst aan de hand van het aantal deelnemers en verdeel kook- en opruimtaken vóór aankomst.
Plan op de camping minstens 90 minuten voor het eerste programmaonderdeel voor de opbouw. Markeer de kampeerplekken, zet tafels en stoelen neer, bouw partytenten op en test verlichting, kooktoestellen en verlengkabels voordat iedereen arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een kampeerclubweekend organiseren?: Reserveer de camping bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf, zeker als je meerdere kampeerplekken nodig hebt. Stuur uitnodigingen zodra de reservering vaststaat en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een kampeerweekend definitief maken?: Maak de lijst 10 tot 14 dagen vooraf vrijwel definitief. Gebruik die versie voor boodschappen, slaap- en kampeerplekken, vervoer, dieetwensen en het takenrooster; noteer latere wijzigingen apart.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kampeerclubweekend op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het uitladen, markeren van kampeerplekken, opbouwen van partytenten en plaatsen van tafels en stoelen. Trek extra tijd uit als je meerdere kooktoestellen, barbecues of lichtsnoeren aansluit.
Wanneer stuur je de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de definitieve informatie 7 tot 10 dagen vooraf, nadat programma, campingregels, vervoer en deelnemerslijst zijn gecontroleerd. Stuur bij een belangrijke weerswijziging nog een korte update 24 uur voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.