Kampeerclubweekend organiseren: checklist

Een kampeerclubweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een camping reserveren. Je regelt tegelijk deelnemers, betalingen, dieetwensen, vervoer, eten, materiaal en de inrichting van het terrein. Begin enkele weken vooraf met de camping en aanmeldingen, zodat je later alleen nog hoeft te controleren en te verdelen. In de laatste week draait alles om definitieve informatie, boodschappen, weersverwachting en een duidelijk takenrooster. Gebruik de checklist om niets op de ochtend van vertrek te laten aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Camping reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betalingen controleren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Vervoersinformatie verzamelen
Campingregels opvragen
Weersverwachting controleren
Definitieve informatie versturen
Takenrooster versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad en materiaal verzamelen
3 personen
Koelboxen vooraf koelen
2 personen
Eten gekoeld vervoeren
2 personen

Event

Terrein en kampeerplekken controleren
2 personen
Kampeerplekken markeren
2 personen
Materiaal uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Kook- en barbecueplek inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Programma toelichten
Groepsactiviteit begeleiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken en buffet bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Kampvuurplek gebruiken
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Terrein controleren voor de nacht
2 personen
Ontbijtbuffet klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen

Nazorg

Laatste spullen inpakken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 35
Bierbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 45
Koffiekopjesaantal 35
Wijnglazenaantal 35

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 5
Waterkannenaantal 4
Afwasteilaantal 3

Apparatuur

Campingkooktoestellenaantal 2
Gasflessenaantal 4
Barbecuesaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Bluetoothspeaker

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Kubbspel
jeu-de-boulessetsaantal 2
Kaartspellenaantal 6

Schoonmaak

Handvegers en blikkenaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Eerste hulp kit
Brandblusser

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen, vervoersinformatie en betalingen uiterlijk één week voor vertrek. Werk daarna de deelnemerslijst bij en stuur alleen de definitieve informatie rond.
Vraag de campingregels vooraf op en controleer specifiek waar partytenten, barbecues, gasflessen en verlengkabels mogen staan. Zo voorkom je dat je op locatie moet improviseren.
Controleer de weersverwachting 3 dagen voor vertrek en pas de indeling van partytenten, tafels, kookplek en verlichting daarop aan. Leg ledlantaarns en verlengkabels droog en bereikbaar klaar.
Koel koelboxen vooraf en vervoer gekoeld eten pas vlak voor vertrek. Verdeel boodschappen, servies en kookmateriaal over meerdere bakken, zodat de registratietafel en kookplek niet op elkaar wachten.
Stuur het takenrooster samen met de definitieve tijden en campinginformatie uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet op locatie eerst de kampeerplekken uit en bouw daarna partytenten, tafels, stoelen en verlichting op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerclubweekend organiseren?: Reserveer de camping bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als de groep uit meerdere kampeerplekken bestaat. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor vertrek.
Wanneer moet ik de definitieve informatie voor een kampeerclubweekend sturen?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 2 dagen voor vertrek. Vermeld de aankomsttijd, vervoersinformatie, campingregels, kampeerindeling, het programma en het takenrooster.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kampeerclubweekend?: Plan minimaal 2 uur voor het controleren van het terrein, markeren van kampeerplekken, uitladen en opbouwen. Partytenten, tafels, stoelen, verlichting en de kook- en barbecueplek kosten samen meer tijd dan alleen het neerzetten van kampeerspullen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een kampeerclubweekend?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal gekoelde producten zo kort mogelijk voor vertrek. Koel de koelboxen vooraf en vervoer het eten direct gekoeld naar de camping.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.