LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een jubileumwandeltocht organiseren

Een jubileumwandeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Leg eerst de route, start- en eindlocatie en rustpunten vast; regel daarna vergunningen, parkeren en vrijwilligers. Verzamel op tijd aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten, zodat routeposten en catering daarop aansluiten. In de laatste week controleer je het weer, de route en alle materialen opnieuw. Zo weet je op de dag zelf wie waar staat en wat er op elk rustpunt nodig is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wandelroute vastleggen

    2 personen

  • Route vooraf verkennen

    3 personen

  • Rustpunten bepalen

    2 personen

  • Startlocatie reserveren

  • Eindlocatie reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Parkeerplaatsen afstemmen

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Noodcontacten verzamelen

  • Deelnemerslijst bijwerken

    2 personen

  • Routekaart laten drukken

  • Startnummers voorbereiden

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Routeposten plannen

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Prijzen voor herinneringen bestellen

  • Weersverwachting controleren

  • Slechtweerscenario bevestigen

    2 personen

  • Deelnemers laatste bericht sturen

  • Route opnieuw controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Catering ophalen

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Batterijen opladen

  • Routepijlen sorteren

    2 personen

  • EHBO-set controleren

  • Telefoonlijst afdrukken

Event

  • Startterrein schoonmaken

    3 personen

  • Finishterrein schoonmaken

    3 personen

  • Routepijlen uitzetten

    4 personen

  • Rustpunten inrichten

    4 personen

  • Routeposten bemannen

    6 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Finishbuffet klaarzetten

    4 personen

  • Inschrijftafel klaarzetten

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Route-instructies geven

    2 personen

  • Groepsfoto maken

    2 personen

  • Wandelaars laten vertrekken

    3 personen

  • Rustpunten bevoorraden

    4 personen

  • Deelnemers onderweg begeleiden

    6 personen

  • Achterblijvers ophalen

    2 personen

  • Finishers registreren

    3 personen

  • Welkomsdranken serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Feestmaaltijd uitserveren

    5 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Jubileumtoespraak verzorgen

  • Herinneringen uitreiken

    2 personen

  • Muziek verzorgen

  • Laatste wandelaars verwelkomen

    3 personen

  • Routepijlen verwijderen

    4 personen

  • Afval tussentijds verzamelen

    2 personen

Nazorg

  • Buffet afruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie afkoppelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval naar inzamelpunt brengen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven catering opslaan

    2 personen

  • Routeborden controleren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 100
  • Buffettafelsaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Kledingrekkenaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Bordenaantal 150
  • Dessertbordenaantal 120
  • Messenaantal 150
  • Vorkenaantal 150
  • Lepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 8
  • Warmhoudbakkenaantal 6
  • Geluidsinstallatie
  • Microfoonaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Powerbanksaantal 6

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 6
  • Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

  • Routepijlenaantal 40
  • Routebordenaantal 12
  • Startnummersaantal 120
  • Veiligheidshesjesaantal 15
  • Drinkwaterkrattenaantal 10
  • Koelrugzakkenaantal 6
  • Wandelstokkenaantal 10
  • Paraplu'saantal 10
  • Klembordenaantal 8
  • Pennenaantal 30
  • Routekaartenaantal 130
  • Nooddekensaantal 10
  • EHBO-koffersaantal 3
  • Zaklampenaantal 8
  • Fluitjesaantal 12

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Slingersaantal 12
  • Tafelkledenaantal 12
  • Welkomstbord
  • Fotowand
  • Herinneringsmedaillesaantal 120
  • Naamkaartjesaantal 120

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Kannenaantal 12
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelservettenaantal 4

Schoonmaak

  • Schoonmaakemmersaantal 4
  • Microvezeldoekenaantal 20
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilsetsaantal 2
  • Toiletborstelsaantal 2
  • Handzeepdispensersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de route met vaste rustpunten en controleer elk traject vooraf te voet. Noteer per rustpunt hoeveel drinkwater, routepijlen en vrijwilligers nodig zijn.
  • Reserveer de start- en eindlocatie vroeg en stem parkeerplaatsen af voordat de uitnodigingen uitgaan. Vermeld in de laatste deelnemersinformatie waar mensen parkeren en hoe laat ze aanwezig moeten zijn.
  • Werk met één actuele deelnemerslijst met aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten. Maak de lijst uiterlijk een week voor de tocht definitief en deel alleen de noodzakelijke informatie met vrijwilligers.
  • Bereid routeposten herkenbaar voor met routeborden, routepijlen en veiligheidshesjes. Tel startnummers en routekaarten vooraf en leg een kleine reserve klaar voor zoekgeraakte of beschadigde exemplaren.
  • Bevestig minstens 48 uur vooraf het slechtweerscenario en controleer de route opnieuw. Haal catering en boodschappen pas op een moment waarop gekoelde producten veilig koel blijven; gebruik koelboxen en drinkwaterkratten onderweg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumwandeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om route, start- en eindlocatie, vergunningen, parkeren, uitnodigingen en vrijwilligers te regelen.
Hoeveel rustpunten heeft een jubileumwandeltocht nodig?
Plan minimaal één rustpunt per 5 tot 7 kilometer en extra punten bij warme weersomstandigheden of veel oudere deelnemers. Controleer per punt bereikbaarheid, ruimte en de mogelijkheid om drinkwater neer te zetten.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een wandeltocht sluiten?
Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de tocht. Gebruik daarna de definitieve aantallen voor catering, routekaarten, startnummers, herinneringen en de indeling van vrijwilligers.
Wanneer controleer ik het weer en het slechtweerscenario?
Bekijk de verwachting 3 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de start een besluit over het scenario. Stuur deelnemers daarna direct de laatste informatie over doorgaan, aanpassen of verplaatsen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!