Zo organiseer je een jubileumrecordpoging

Een jubileumrecordpoging vraagt om meer dan deelnemers verzamelen en een startmoment plannen. Begin met de recordregels, leg vast wie de poging begeleidt en controleer daarna locatie, vergunningen en bewijsvoering. Pas als de werkwijze duidelijk is, werk je met aanmeldingen, vrijwilligers en een draaiboek. Plan de registratie, telling en communicatie als één proces, zodat je op de dag zelf geen deelnemers mist en achteraf voldoende bewijs hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
2 personen
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Vergunningen aanvragen
6
Recordregels vastleggen
2 personen
7
Recordbegeleider vastleggen
8
Draaiboek afdrukken
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Route en plattegrond maken
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Instructies voor tellers maken
2 personen
14
Tellers instrueren
3 personen
15
Bewijsmateriaal voorbereiden
2 personen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen ophalen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Reserveprogramma klaarzetten
2 personen
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Tenten opbouwen
6 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
26
Registratiebalie opbouwen
3 personen
27
Recordzone afzetten
4 personen
28
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
29
Routepijlen plaatsen
3 personen
30
Geluid testen
2 personen
31
Licht testen
2 personen
32
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
33
Telformulieren klaarleggen
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
35
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
6 personen
37
Deelnemers registreren
5 personen
38
Polsbandjes uitdelen
3 personen
39
Recordregels toelichten
2 personen
40
Deelnemers opstellen
6 personen
41
Startsignaal geven
2 personen
42
Recordpoging uitvoeren
12 personen
43
Deelnemers tellen
8 personen
44
Teltellingen vastleggen
3 personen
45
Tijdregistratie bijhouden
2 personen
46
Foto- en video-opnamen maken
3 personen
47
Getuigenformulieren laten tekenen
2 personen
48
Recordresultaat bekendmaken
2 personen
49
Certificaten uitdelen
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Koffie en thee schenken
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Fotomoment begeleiden
2 personen
55
Afscheid van deelnemers begeleiden
3 personen
56
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

57
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
58
Catering opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Terrein schoonmaken
5 personen
63
Afval afvoeren
3 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Bewijsmateriaal veilig opslaan
2 personen
67
Recordaanvraag indienen
2 personen
68
Bedankbericht versturen
2 personen
69
Foto's delen met deelnemers
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalieaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Tabletsaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Fotocameraaantal 2
Videocameraaantal 2
Geheugenkaartenaantal 6
Megafon

Sportmateriaal

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Telfichesaantal 500
Startlint
Finishlint
Stopwatchesaantal 4
Pionnenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Recordbord
Routebordenaantal 12
Pijlenbordenaantal 15
Polsbandjesaantal 500
Naamstickersaantal 500
Certificatenaantal 500

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de recordregels uiterlijk vier weken vooraf schriftelijk vast. Noteer onder meer wie mag deelnemen, hoe je telt, welke tijdmeting geldt en welk bewijsmateriaal nodig is; laat de recordbegeleider deze afspraken bevestigen.
Maak de deelnemersregistratie niet afhankelijk van één laptop of tablet. Print de deelnemerslijst, laad tablets en powerbanks volledig op en leg per registratiebalie een duidelijke werkinstructie klaar.
Wijs tellers toe voordat je vrijwilligers indeelt. Werk met minimaal één teller per telpunt en laat iedereen vooraf oefenen met telfiches, stopwatches en de afgesproken start- en stoptijd.
Inspecteer het terrein uiterlijk de dag ervoor op looproutes, stroompunten en doorgangen. Zet afzethekken, verkeerskegels en pionnen zo neer dat deelnemers, publiek en hulpverleners elkaar niet kruisen.
Neem het weerbesluit uiterlijk vier uur voor aanvang. Controleer dan de weersverwachting, tenten en geluidsinstallatie en informeer vrijwilligers over het reserveprogramma als buitenactiviteiten niet veilig kunnen doorgaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumrecordpoging organiseren?: Begin minimaal acht weken voor de geplande datum. Gebruik de eerste twee weken voor recordregels, recordbegeleider, locatie en vergunningen; daarna volgen deelnemers, vrijwilligers, materialen en bewijsvoering.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een recordpoging?: Reken op minimaal één vrijwilliger per registratie- of telpunt, plus twee mensen voor coördinatie en één aanspreekpunt voor techniek. Tel daar een reserve van ongeveer 10 procent bij op voor uitval op de dag zelf.
Wanneer moet je de vergunning voor een jubileumrecordpoging aanvragen?: Vraag de vergunning bij voorkeur zes tot acht weken vooraf aan. Een route, afzethekken, geluidsinstallatie of grote deelnemersgroep kan extra informatie of overleg met de gemeente vragen.
Hoe bewijs je dat een jubileumrecordpoging geldig is?: Leg vóór de start vast welke telling, tijdmeting, deelnemerslijst, foto’s en video’s nodig zijn. Controleer het bewijsmateriaal direct na afloop en bewaar digitale bestanden op minimaal twee locaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.