Checklist voor een jubileumpicknick organiseren

Een jubileumpicknick vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de plek en gasten, daarna eten, materialen en het programma. Reserveer de picknickplek ruim op tijd en leg meteen een slechtweerplan vast. Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen definitief maakt en bepaal het aantal gasten enkele dagen vooraf. Op de dag zelf controleer je terrein, huurmaterialen, koeling en opbouw voordat de eerste gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknickplek reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Huurmaterialen bevestigen
Programma en route delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Koelboxen reinigen
Dranken koelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Cadeautafel voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en dekens plaatsen
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Koude dranken klaarzetten
2 personen
Salades en beleg koelen
2 personen
Brood en hapjes uitstallen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdranken serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes en brood bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Jubileumtoost inschenken
3 personen
Jubileumwoord begeleiden
Spelmateriaal uitdelen
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen reinigen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickdekensaantal 10
Buffettafelsaantal 2
Cadeautafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opbergboxenaantal 12
Drankdispensersaantal 3

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Cijferdecoratieaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Fotolijstjesaantal 8

Sportmateriaal

Houten buitenspellenaantal 3
Frisbeesaantal 3
Picknickballenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare poetsdoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknickplek zodra de datum vaststaat en bevestig later nogmaals de toegangstijd, beschikbare stroom en regels voor partytenten en muziek.
Stuur de uitnodiging eerst uit en vraag dieetwensen direct mee. Stuur een herinnering wanneer de aanmeldingen bijna sluiten, zodat je niet op het laatste moment servies of eten moet bijregelen.
Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor herbruikbare borden, kommen, drinkglazen, besteksets en zitplaatsen; houd alleen een kleine reserve aan.
Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse boodschappen pas kort voor het jubileum op. Koel dranken in koelboxen met koelelementen en controleer thermoskannen, serveerschalen en serveertangen vóór vertrek.
Plan de opbouw met extra tijd voor partytenten, tafels, dekens, stoelen, decoratie en geluid. Controleer verlengkabels en stekkerdozen voordat je de draagbare speaker of microfoon aansluit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumpicknick organiseren?: Reserveer de picknickplek zodra de datum bekend is, bij voorkeur enkele weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de picknick af.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten voor een jubileumpicknick bepalen?: Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen vóór het evenement. Dan kun je eten, servies, zitplaatsen en dieetwensen nog gericht controleren zonder op de dag zelf te moeten improviseren.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een jubileumpicknick?: Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse boodschappen kort voor de picknick. Controleer vóór vertrek ook of dranken gekoeld zijn en of koelboxen en koelelementen klaarstaan.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jubileumpicknick?: Plan ruim tijd vóór de ontvangst van de gasten voor terreincontrole en opbouw. Reken niet alleen op tafels en stoelen, maar ook op partytenten, dekens, decoratie, verlichting en het testen van geluid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.