Jeugdkamp organiseren: checklist en planning
Een jeugdkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en spelmateriaal klaarzetten. Begin met deelnemers, toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten, en leg daarna kampeerterrein, vervoer en begeleiding vast. In de laatste week controleer je het programma, de weersverwachting, boodschappen en materialen. Op de dag zelf draait alles om een vaste volgorde: terrein controleren, tenten opzetten, ontvangst inrichten en iedere deelnemer registreren voordat de activiteiten beginnen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Toestemmingen verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Reservering kampeerterrein maken
Vervoer en vertrek regelen
2 personen
Programma en spelregels maken
2 personen
Teams en begeleiders indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Tenten en bagage laden
4 personen
Kampeerterrein controleren
2 personen
Tenten opzetten
5 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Eetruimte inrichten
3 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Bagage naar tenten brengen
4 personen
Welkom en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
4 personen
Sport- en teamspellen begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies en tafels afruimen
3 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Avondsnack serveren
2 personen
Aanwezigheid controleren
3 personen
Deelnemers naar tenten begeleiden
6 personen
Terrein en tenten controleren
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Tenten afbreken
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen terug inpakken
3 personen
Bagage en materialen uitladen
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Bankenaantal 8
- Stoelenaantal 12
- Partytentaantal 2
Kamperen
- Kampeertentenaantal 8
- Slaapmattenaantal 36
- Slaapzakkenaantal 36
- Kussensaantal 36
- Grondzeilenaantal 8
- Haringenaantal 80
- Scheerlijnenaantal 16
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 45
- Bordenaantal 45
- Besteksetsaantal 45
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Gasbrandersaantal 2
- Kookpannenaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveertangenaantal 6
- Messenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 3
- Volleybalaantal 2
- Touwtrektouw
- Pionnenaantal 30
- Estafettestokkenaantal 12
- Frisbeesaantal 6
Spelmaterialen
- Zaklampenaantal 12
- Spelkaartenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Reflecterende hesjesaantal 8
- Brandblusser
- Waterdichte documentenmap
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Afwasbakkenaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
Communicatie
- Megafoon
- Walkietalkiesaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Verzamel toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek. Controleer de gegevens daarna nog één keer, zodat je tijdens het kamp niet hoeft te zoeken.
- Maak teams en begeleiders uiterlijk drie dagen vooraf bekend. Plan per team minstens één aanspreekpunt voor registratie, veiligheid en vragen over bagage of slaapplaatsen.
- Controleer 24 uur voor vertrek de weersverwachting en pas het programma aan. Leg voor een natte dag ook de partytent, droge kleding en een alternatief spel klaar.
- Laad tenten, slaapmatten, slaapzakken, kookmateriaal en spelmateriaal per categorie. Houd registratiepapieren, zaklampen en veiligheidsinformatie apart en direct bereikbaar.
- Plan op de aankomstdag minimaal 60 minuten voor terreincontrole, tenten opzetten en ontvangst. Registreer deelnemers eerst en geef daarna pas de welkomst- en veiligheidsuitleg.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een jeugdkamp organiseren?
- Start idealiter 6 tot 8 weken voor vertrek met uitnodigingen, aanmeldingen en de reservering van het kampeerterrein. Gebruik de laatste week voor toestemmingen, noodcontacten, boodschappen en materiaalcontrole.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een jeugdkamp?
- Plan minimaal één vaste begeleider per team en daarnaast een coördinator voor registratie en veiligheid. Bij grotere groepen is een verhouding van ongeveer één begeleider op acht tot tien deelnemers praktisch.
- Hoeveel eten en drinken moet ik meenemen op jeugdkamp?
- Reken per deelnemer op drie hoofdmaaltijden en één tot twee tussendoortjes per volledige kampdag. Voor drinken kun je uitgaan van ongeveer 1,5 tot 2 liter per persoon per dag, plus extra bij warm weer of intensieve spellen.
- Wat moet ik op de dag van vertrek als eerste doen?
- Controleer eerst de deelnemerslijst, toestemmingen, noodcontacten en bagage voordat het vervoer vertrekt. Laad daarna tenten, slaapmateriaal, kookspullen en spelmateriaal volgens een vaste volgorde, zodat het kampeerterrein direct kan worden ingericht.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!