Checklist voor een goed georganiseerd jeu-de-boules-toernooi

Een jeu-de-boules-toernooi draait niet alleen om jeu-de-boulesets en banen. Je moet vooraf de formule vastleggen, deelnemers en dieetwensen bijhouden en een wedstrijdschema maken dat op de beschikbare banen past. Op de dag zelf voorkomen duidelijke baanmarkeringen, scorekaarten en een ingerichte wedstrijdtafel veel oponthoud. Denk ook aan partytenten, gekoelde dranken, koffie en thee en een plan voor wisselvallig weer. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum en banen vastleggen
2 personen
Toernooiformule en regels bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Baanreservering bevestigen
Deelnemerslijst afronden
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen en materialen controleren
2 personen
Deelnemers herinneren
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Baanmarkeringen plaatsen
3 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

Aanmeldingen controleren
3 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Teamindeling bekendmaken
2 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

Etensresten en afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Baanmarkeringen verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Jeu-de-boulesetsaantal 16
Doelballenaantal 20
Meetlintenaantal 4
Baanharkenaantal 4
Baanmarkeringstapeaantal 8
Scorebordenaantal 8
Scorekaartenaantal 100
Balpennenaantal 20
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 3

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Luidspreker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Handschoenenaantal 6

Tips

Leg de toernooiformule en regels vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld hoeveel spelers per team meedoen, hoeveel rondes er zijn en hoe lang een ronde maximaal duurt.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de deelnemerslijst definitief is. Houd per ronde rekening met het aantal banen en plan een korte pauze, zodat uitslagen kunnen worden verwerkt zonder dat teams wachten.
Controleer het materiaal minstens één dag vooraf: tel de jeu-de-boulesets, doelballen, meetlinten en scoreborden en leg extra balpennen en scorekaarten bij de wedstrijdtafel.
Richt op de wedstrijddag drie aparte punten in: een inschrijftafel, een wedstrijdtafel en een buffet- en drankpunt. Zet de dranken uiterlijk vóór de eerste ronde koel en zorg dat afvalbakken goed bereikbaar staan.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bouw partytenten op voordat de deelnemers arriveren. Test geluid, microfoon en verlengkabels ook overdag; problemen vallen dan sneller op dan vlak voor de prijsuitreiking.

Veelgestelde vragen

Hoeveel jeu-de-boulesbanen heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal teams en de toernooiformule. Reken per gelijktijdige wedstrijd één baan en laat minimaal 10 minuten per ronde over voor het noteren van uitslagen en het doorschuiven.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jeu-de-boules-toernooi versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om een vaste aanmelddatum, zodat je ongeveer 1 tot 2 weken voor het toernooi het schema, de catering en de prijzen kunt afronden.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een jeu-de-boules-toernooi?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water; koel de dranken uiterlijk vóór de start van de eerste wedstrijd.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor jeu de boules?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijvingen binnenkomen en de definitieve versie 1 tot 2 dagen vóór het toernooi. Dan zijn de deelnemerslijst, het aantal banen en eventuele afmeldingen verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.