Checklist voor een goed georganiseerde inschrijfavond

Een inschrijfavond draait om een vlotte ontvangst en een registratie die niet stilvalt. Regel eerst de datum, tijden en aanmeldingen, en werk daarna toe naar naamkaartjes, programma’s en een duidelijke route door de ruimte. Controleer uiterlijk een week vooraf reserveringen, catering en toegang. Op de dag zelf moeten registratie, presentatie en ontvangstbalie getest zijn voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding en de praktische uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
Plattegrond afdrukken
Naambadges sorteren
2 personen
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering per dieetwens labelen
2 personen
Inschrijflijsten klaarleggen
2 personen
Digitale registratie testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Verlichting controleren
Koffiepunt inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Medewerkers informeren

Event

Ontvangstbalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers doorverwijzen
2 personen
Informatie verstrekken
4 personen
Inschrijfformulieren aanvullen
2 personen
Presentatie begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
Aanmeldgegevens veilig opbergen
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Registratiemateriaal innemen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
2 personen
Openstaande inschrijvingen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Ontvangstbaliesaantal 2
Informatietafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4

Kantoor

Inschrijfformulierenaantal 250
Programma'saantal 150
Plattegrondenaantal 50
Naamkaartjesaantal 150
Baliepennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 60
Klembordenaantal 15
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6
Printer
Printerpapieraantal 2
Inktcartridgesaantal 2

Decoratie

Richtingsbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Pijlenstickersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en tijden vaststaan. Verwerk aanmeldingen dagelijks en stuur uiterlijk 48 uur vooraf een herinnering, zodat je definitieve aantallen en dieetwensen hebt.
Maak naamkaartjes, programma’s en plattegronden niet pas op de avond zelf. Print ze minimaal één werkdag vooraf en sorteer de naamkaartjes op alfabet of aanmeldvolgorde.
Test digitale registratie, laptops en tablets minstens 2 uur voor aanvang. Leg daarnaast inschrijfformulieren, klemborden en baliepennen klaar als directe back-up bij verbindings- of stroomproblemen.
Zet de ontvangstbalie bij de ingang en plaats richtingsborden naar registratie, informatietafels en presentatie. Loop de route één keer als bezoeker; zo ontdek je ontbrekende pijlen of tafels voordat de deuren open gaan.
Stem catering af op het definitieve aantal deelnemers en label hapjes en dranken per dieetwens. Zet koude dranken ongeveer 1 uur vooraf klaar en houd enkele extra baliepennen en laptopladers achter de hand.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een inschrijfavond versturen?: Stuur de eerste uitnodiging zodra datum, tijden en locatie definitief zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur een herinnering uiterlijk 48 uur voor de avond, met route, starttijd en eventuele voorbereidingsinformatie.
Hoeveel dagen vooraf moet ik de catering voor een inschrijfavond bestellen?: Bestel de catering minimaal 5 werkdagen vooraf, zodra de aanmeldingen voldoende duidelijk zijn. Verwerk dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf en bevestig het definitieve aantal daarna nog één keer met de cateraar.
Wanneer moet ik de digitale registratie testen?: Test laptops, tablets, accounts en verbinding minimaal 2 uur voor aanvang. Leg tegelijk papieren inschrijfformulieren en pennen klaar, zodat registratie direct kan doorgaan als een apparaat of netwerk uitvalt.
Hoe bereid ik de ontvangst van bezoekers voor?: Richt de ontvangstbalie minimaal 60 minuten vooraf in met inschrijflijsten, naamkaartjes, programma’s en baliepennen. Controleer daarna de toegang, bewegwijzering en looproute voordat de eerste deelnemer arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.