Zo organiseer je een zorgvakantie zonder losse eindjes

Een zorgvakantie organiseren begint niet met het activiteitenprogramma, maar met de deelnemers en hun zorgbehoeften. Verzamel eerst dieetwensen, noodcontacten en vervoerswensen en leg daarna de locatie, begeleiding en dagindeling vast. Bevestig alle afspraken opnieuw voordat je boodschappen doet en de ruimtes inricht. Vooral vervoer, medicatie- of zorginformatie en materiaal voor activiteiten worden snel te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
2 personen
5
Zorgbehoeften inventariseren
2 personen
6
Noodcontacten controleren
2 personen
7
Vervoerswensen verzamelen
2 personen
8
Locatie reserveren
9
Activiteitenprogramma maken
3 personen
10
Begeleiders indelen
2 personen
11
Vervoer bevestigen
2 personen
12
Programma bevestigen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Benodigdheden inventariseren
2 personen
16
Activiteitenmateriaal verzamelen
3 personen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Routebeschrijving klaarleggen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Deelnemers opnieuw bevestigen
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimtes controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Rustruimte inrichten
2 personen
27
Ontvangsttafel klaarmaken
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Buffet opbouwen
3 personen
30
Activiteiten klaarzetten
3 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Aanwezigheid registreren
2 personen
37
Jassen en tassen opbergen
2 personen
38
Welkom en programma toelichten
2 personen
39
Koffie en thee serveren
3 personen
40
Kennismakingsactiviteit begeleiden
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Middagpauze begeleiden
4 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Creatieve activiteit begeleiden
4 personen
45
Individuele ondersteuning bieden
4 personen
46
Tafels klaarmaken voor diner
3 personen
47
Diner uitserveren
4 personen
48
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
49
Servies naar de keuken brengen
3 personen
50
Muziekactiviteit begeleiden
3 personen
51
Avondversnaperingen serveren
2 personen
52
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen
53
Vertrek per deelnemer begeleiden
4 personen
54
Achtergebleven spullen controleren
2 personen

Nazorg

55
Servies afwassen
3 personen
56
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Activiteitenmateriaal sorteren
2 personen
61
Vloeren en toiletten schoonmaken
3 personen
62
Geleende spullen controleren
2 personen
63
Materialen retourneren
2 personen
64
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen
65
Deelnemers nabellen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Loungefauteuilsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 45
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Koffielepelsaantal 45

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 3

Sportmateriaal

Softballenaantal 6
Pionnenaantal 12
Parachutedoek
Bocciaset
Spelkaartenaantal 4
Gezelschapsspellenaantal 6
Kleurpotlodensetsaantal 6
Schetsboekenaantal 12
Puzzelsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 45

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de deelnemerslijst compleet voordat je de locatie definitief reserveert. Noteer per persoon zorgbehoeften, dieetwensen, noodcontacten en vervoerswensen in één overzicht, zodat begeleiders niet in losse berichten hoeven te zoeken.
Werk het programma uit met voldoende rustmomenten. Plan activiteiten pas nadat je weet hoeveel begeleiding beschikbaar is en controleer of het materiaal, zoals softballen, op tijd verzameld is.
Bevestig vervoer en programma uiterlijk enkele dagen voor vertrek opnieuw. Vraag deelnemers dan ook om hun komst te bevestigen; zo vallen afmeldingen of gewijzigde vervoerswensen nog op tijd op.
Stuur deelnemersinformatie niet alleen met het programma, maar ook met een routebeschrijving en praktische aankomstinformatie. Een route die voor de organisator duidelijk is, is niet automatisch duidelijk voor deelnemers of begeleiders.
Open de locatie vóór de groep arriveert en controleer alle ruimtes. Zet tafels, stoelen en loungefauteuils klaar, test laptop, beamer, microfoon en Bluetoothspeaker en leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin je met het organiseren van een zorgvakantie?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om deelnemers, zorgbehoeften, noodcontacten en vervoer te inventariseren voordat je de locatie, begeleiding en het programma definitief maakt.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een zorgvakantie?: Dat hangt af van de zorgbehoeften en zelfstandigheid van de deelnemers. Maak de indeling pas nadat je alle zorginformatie hebt verzameld en plan per activiteit wie verantwoordelijk is; controleer dit uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet je vervoer voor een zorgvakantie bevestigen?: Verzamel vervoerswensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bevestig de ritten uiterlijk 1 week vooraf. Controleer daarna opnieuw wie meegaat, waar iemand wordt opgehaald en of er aangepaste ondersteuning nodig is.
Wat moet je de dag voor een zorgvakantie controleren?: Controleer de deelnemerslijst, noodcontacten, dieetwensen, begeleiding en het programma. Zet boodschappen en activiteitenmateriaal klaar, koel dranken en controleer of koffiezetapparaat, waterkokers en audiovisuele apparatuur werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.