Zo organiseer je een zorgsymposium zonder last-minute gedoe

Begin met het doel, het thema en het gewenste aantal deelnemers. Leg daarna datum en locatie vast, zodat je sprekers, catering en techniek gericht kunt regelen. Bij een zorgsymposium zit de voorbereiding vooral in afstemming: presentaties verzamelen, dieetwensen verwerken en deelnemers tijdig informeren. Werk naar één definitief programma toe en plan vóór de start een technische test in de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
2 personen
5
Zaalreservering bevestigen
6
Catering reserveren
2 personen
7
Techniek reserveren
2 personen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Programma definitief maken
3 personen
14
Presentaties verzamelen
15
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Hand-outs printen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Zaalindeling markeren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Registratiebalie inrichten
2 personen
24
Projector en scherm plaatsen
2 personen
25
Microfoons en laptop aansluiten
2 personen
26
Presentaties klaarzetten
27
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
29
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

30
Sprekers ontvangen
2 personen
31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Naambadges uitdelen
2 personen
33
Welkomstkoffie serveren
2 personen
34
Opening verzorgen
35
Sprekers aankondigen
36
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
37
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
38
Koffie en thee bijvullen
2 personen
39
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
40
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
41
Servies en glazen verzamelen
2 personen
42
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
43
Pauzedranken klaarzetten
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Vragenronde begeleiden
46
Afsluiting verzorgen
47
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Techniek uitschakelen
2 personen
49
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Zaal opruimen
4 personen
53
Zaal schoonmaken
3 personen
54
Materialen inventariseren
2 personen
55
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
56
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
57
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Spreektafel
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Programmastandaardsaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafellopersaantal 10
Balpennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Naamstickerhoudersaantal 100

Kantoor

Programmaboekjesaantal 100
Evaluatieformulierenaantal 90
Pennenbakjesaantal 6
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Markersaantal 12
Printpapieraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Tips

Leg sprekers uiterlijk enkele weken vóór het symposium definitief vast en vraag meteen hun presentatietitel, spreektijd en technische wensen op. Zo kun je het programma maken zonder open plekken of dubbele onderwerpen.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf af. Verwerk de deelnemerslijst minstens 5 werkdagen vooraf, zodat naamkaartjes, hand-outs, catering en dieetmaaltijden op aantallen zijn afgestemd.
Plan een aparte programmacheck voor pauzes, zaalwissels en vragenrondes. Een programma met blokken van 45 tot 60 minuten en duidelijke overgangstijden voorkomt dat de afsluiting uitloopt.
Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers vóór ontvangst van de deelnemers. Houd minstens 30 minuten vóór de opening vrij voor een tweede controle met de eerste spreker.
Richt de registratiebalie in met de bijgewerkte deelnemerslijst en naamkaartjes en leg parkeerinformatie vooraf vast. Stuur die informatie uiterlijk 2 dagen vóór het symposium, zodat deelnemers niet bij aankomst naar de ingang of parkeerplek hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zorgsymposium organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de datum, locatie, sprekers, catering en techniek; gebruik de laatste 5 werkdagen voor aantallen, materialen en controles.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding van een zorgsymposium?: Reken op een voorbereiding van 8 tot 12 weken en op minimaal 1 volledige werkdag voor de laatste organisatorische controles. Plan op de symposiumdag zelf minstens 2 uur voor zaalopstelling, registratiebalie en techniek.
Wanneer moet je de catering voor een zorgsymposium definitief doorgeven?: Geef het verwachte aantal deelnemers ongeveer 2 weken vooraf door en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 5 werkdagen voor de bijeenkomst. Controleer dieetmaaltijden nogmaals bij ontvangst van de catering.
Wanneer verzamel je presentaties van sprekers?: Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vóór het symposium op en controleer ze direct op bestandsformaat, video en lettergrootte. Zet alle bestanden uiterlijk 1 werkdag vooraf op de laptop die je gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.