Zo organiseer je een zomerwandeling

Begin niet met de hapjes, maar met de route en de logistiek eromheen. Kies een haalbare wandeling, loop die volledig voor en leg meteen een alternatieve route vast. Regel daarna start- en eindlocatie, toestemming, begeleiding en communicatie. In de laatste week controleer je het weer, bevestig je de route en stem je catering af op het definitieve aantal deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute selecteren
2 personen
2
Route volledig voorlopen
2 personen
3
Alternatieve route vastleggen
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Eindlocatie reserveren
6
Benodigde toestemming aanvragen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Route-informatie versturen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve route bevestigen
2 personen
14
Rustpunten vastleggen
2 personen
15
Noodnummers verzamelen
16
Begeleiders indelen
2 personen
17
EHBO-begeleider aanwijzen
18
Voorlopers aanwijzen
19
Achterlopers aanwijzen
20
Cateringplanning maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Versproducten controleren
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Sandwiches voorbereiden
3 personen
27
Picknickpakketten samenstellen
3 personen
28
Routekaarten printen
29
Deelnemersbadges klaarleggen
30
Routepijlen sorteren
2 personen
31
Startlocatie opbouwen
4 personen
32
Eindlocatie opbouwen
4 personen
33
Route markeren
3 personen
34
Rustpunt inrichten
3 personen
35
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
36
Koelboxen vullen
2 personen
37
EHBO-materiaal klaarleggen
38
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

39
Deelnemers aanmelden
3 personen
40
Routekaarten uitdelen
2 personen
41
Deelnemers verwelkomen
2 personen
42
Wandelinstructie geven
2 personen
43
Wandeling begeleiden
5 personen
44
Routepijlen controleren
2 personen
45
Rustpunt bemannen
3 personen
46
Water uitdelen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Achterblijvers opvangen
2 personen
49
EHBO-verzoeken afhandelen
50
Aankomst registreren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Sandwiches serveren
3 personen
53
Koffie en thee schenken
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Routepijlen verwijderen
3 personen
57
Startlocatie afbreken
4 personen
58
Eindlocatie afbreken
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen reinigen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Overgebleven eten koelen
2 personen
64
Materialen sorteren
2 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
67
Deelnemersberichten beantwoorden
68
Gevonden voorwerpen bewaren
69
Locatieoplevering bevestigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 45
Partytentaantal 2
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 30
Markeringstapeaantal 6
Afzetlintaantal 2
Routekaartenaantal 50
Clipboardaantal 4
Pennenaantal 12
Naambadgesaantal 50
Fluitjesaantal 6
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Wegwerphandschoenenaantal 20
Thermische dekensaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de gekozen route volledig voor en noteer afstand, looptijd, schaduw, rustpunten en lastige passages. Plan daarnaast een alternatieve route die je bij hitte, onweer of een afgesloten pad direct kunt gebruiken.
Leg start- en eindlocatie vroeg vast en controleer of deelnemers daar kunnen parkeren, naar het toilet kunnen en beschut kunnen wachten. Regel toestemming zodra de route of locatie daarom vraagt; wacht daar niet mee tot de laatste week.
Verstuur route-informatie uiterlijk 7 dagen vooraf met starttijd, adres, verwachte duur, rustpunten en wat deelnemers zelf meenemen. Verzamel tegelijk aanmeldingen, dieetwensen en telefoonnummers, zodat je de deelnemerslijst kunt bijwerken.
Deel de groep op tijd in met minimaal een voorloper, achterloper en EHBO-begeleider. Geef begeleiders routekaarten, fluitjes, een opgeladen telefoon of powerbank en de noodnummers; spreek ook af wanneer de groep wacht.
Doe boodschappen pas nadat het aantal deelnemers definitief is en controleer versproducten op de dag zelf. Koel dranken vooraf, bereid hapjes op tijd en zet bij start of eindpunt tafels, bekers, water en beschutting klaar voor het geval mensen langer blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerwandeling organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, locaties en eventuele toestemming. Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en bevestig route, weerplan en catering in de laatste 7 dagen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een zomerwandeling?: Plan minimaal 3 vaste rollen: een voorloper, een achterloper en een EHBO-begeleider. Bij groepen vanaf ongeveer 20 deelnemers is één extra begeleider per 10 tot 15 wandelaars praktisch.
Wat doe je bij warm weer tijdens een zomerwandeling?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Kies bij hitte een kortere of schaduwrijkere route, plan extra rustpunten en bevestig uiterlijk 24 uur vooraf of het programma doorgaat.
Hoeveel drinken moet je voorzien voor een zomerwandeling?: Reken bij warm weer op minimaal 1 liter drinken per deelnemer voor de wandeling, plus extra voor het ontvangst- of eindpunt. Zet water bij minstens één rustpunt klaar en koel de overige dranken vooraf in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.