Zo organiseer je een zomerkamp zonder losse eindjes

Een zomerkamp organiseren begint niet met tenten opzetten, maar met een centrale locatie, een complete deelnemerslijst en duidelijke afspraken. Regel daarna toestemmingsformulieren, noodcontacten, dieetwensen en vervoer, zodat je op de kamplocatie niet meer hoeft te zoeken naar ontbrekende informatie. Werk vervolgens het programma, de maaltijden en het materiaal uit. De laatste dag vóór vertrek draait om controleren, koelen, opladen en labelen; op locatie bouw je eerst de basis op voordat de deelnemers arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Centrale kamplocatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Deelnemerslijst bijwerken
5
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Noodcontacten controleren
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Programma en route printen
10
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
11
Kampregels afdrukken
12
Labels voor bagage maken
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Versproducten koelen
2 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
EHBO-set controleren
18
Telefoons en portofoons opladen
19
Vervoer naar locatie regelen
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Terrein controleren
3 personen
22
Tenten opbouwen
6 personen
23
Luifel en schaduwplek opbouwen
4 personen
24
Tafels en banken opstellen
4 personen
25
Kookplek inrichten
3 personen
26
Drinkpunt inrichten
2 personen
27
Activiteitenposten klaarzetten
4 personen
28
Route markeren
2 personen
29
Lunch voor leiding klaarmaken
2 personen
30
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Bagage labelen en wegzetten
3 personen
34
Kampregels uitleggen
2 personen
35
Kennismakingsspel begeleiden
3 personen
36
Groepen indelen
2 personen
37
Speurtocht begeleiden
6 personen
38
Water en fruit uitdelen
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
41
Handenwaspunt controleren
42
Tafels dekken
4 personen
43
Avondmaaltijd serveren
5 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Servies verzamelen
3 personen
46
Afwas organiseren
3 personen
47
Avondspel begeleiden
6 personen
48
Lantaarns en verlichting controleren
2 personen
49
Warme drank serveren
3 personen
50
Nachtprogramma begeleiden
5 personen
51
Deelnemers naar tenten begeleiden
4 personen
52
Laatste terreinronde uitvoeren
2 personen

Nazorg

53
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
54
Keuken schoonmaken
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Tafels en banken schoonmaken
3 personen
57
Activiteitenmateriaal verzamelen
3 personen
58
Verlichting uitschakelen
59
Tenten afsluiten
2 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
61
Terrein schoon opleveren
4 personen
62
Tenten afbreken
6 personen
63
Materialen terug inpakken
4 personen
64
Materiaal naar opslag brengen
3 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven eten controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Kamperen

Slaaptentenaantal 8
Leidingtent
Grondzeilenaantal 9
Haringenaantal 80
Tenthamersaantal 6
Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Klapkrattenaantal 12

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapbankenaantal 10
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en opscheplepelsaantal 6
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Waterkannenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 4
Jerrycansaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Tennisballenaantal 12
Touwaantal 4
Pionnenaantal 20
Estafettestokkenaantal 8
Waterpistolenaantal 12
Kompasaantal 8
Vergrootglazenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 10
Hoofdlampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 4
Fluitjesaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Vaatkwastenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de administratie vóór je boodschappen doet. Sluit de aanmeldingen op een vaste datum, werk de deelnemerslijst bij en controleer per deelnemer het toestemmingsformulier, noodcontact en dieetwens.
Maak het programma uitvoerbaar op het terrein. Print per groep de route, kampeerregels en dagindeling; leg activiteitenmateriaal, zoals voetballen, vooraf per onderdeel apart.
Controleer het kampeermateriaal minstens 2 dagen voor vertrek. Tel tenten, grondzeilen, haringen, tenthamers, slaapmatten en slaapzakken per deelnemer, en test of er genoeg leidingtentcapaciteit is.
Regel eten en water als een apart logistiek onderdeel. Koel versproducten vóór vertrek, zet gasbranders en gasflessen veilig klaar en neem naast kookpannen ook waterkannen, jerrycans en afwasteiltjes mee.
Bouw op locatie in een vaste volgorde op: controleer eerst het terrein, zet daarna tenten en schaduwplekken neer en richt vervolgens tafels, banken en de kookplek in. Laad telefoons en portofoons vóór vertrek volledig op en wijs één persoon aan voor de laatste veiligheidscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen uiterlijk 2 weken vóór vertrek, zodat je vervoer en boodschappen nog kunt aanpassen.
Wat moet je 1 dag voor een zomerkamp regelen?: Controleer de deelnemerslijst, weersverwachting, toestemmingsformulieren en boodschappenlijst. Koel versproducten, verzamel materialen, label bagage en laad telefoons en portofoons op; plan hiervoor minstens 2 uur in.
Hoeveel tenten heb je nodig voor een zomerkamp?: Tel eerst het aantal deelnemers en deel dat in volgens de slaapindeling en capaciteit van de tenten. Reserveer daarnaast een aparte leidingtent en houd minimaal 1 extra slaapplek achter de hand voor een defecte tent of onverwachte wijziging.
Wanneer zet je de tenten op tijdens een zomerkamp?: Zet de tenten op nadat je het terrein hebt gecontroleerd en vóór de deelnemers aankomen. Reken voor het opbouwen van tenten, grondzeilen, luifel, tafels, banken en kookplek op minstens 2 tot 3 uur met een team van 4 personen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.