Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel uiterlijk een week vooraf aanmeldingen en dieetwensen. Regel reserveringen, vrijwilligers en een alternatief voor slecht weer voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: locatie controleren, tenten en meubilair opbouwen, buffet en drank klaarzetten en pas daarna muziek en versiering aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reserveringen maken
7
Weersverwachting controleren
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Vrijwilligers indelen
10
Dieetlijst aan keuken geven
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Koelproducten opslaan
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Route en ingang markeren
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Buffettafels opstellen
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
23
Geluidsniveau testen
2 personen
24
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen
29
Toiletten controleren
2 personen
30
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

31
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
32
Gasten verwelkomen
3 personen
33
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Programma toelichten
37
Muziek verzorgen
38
Activiteiten begeleiden
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Buffet openen
2 personen
41
Buffet aanvullen
3 personen
42
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
43
Tafels afruimen
3 personen
44
Dessert serveren
2 personen
45
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

46
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
47
Voedsel veilig verpakken
2 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
52
Versiering verwijderen
2 personen
53
Partytenten afbreken
4 personen
54
Materialen terugbrengen
2 personen
55
Geleende spullen retourneren
2 personen
56
Overgebleven eten verdelen
2 personen
57
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelaantal 3
Ontvangsttafel

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Kopjesaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70

Keuken

Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelkasten
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 60
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Bocciasetsaantal 2
Hoefijzersetsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak 7 dagen vooraf een definitieve gastenlijst en geef de dieetlijst direct aan de keuken. Zo kun je boodschappen, servies en buffetgerechten afstemmen op het werkelijke aantal gasten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of je partytenten nodig hebt. Bouw tenten vroeg genoeg op om tafels, stoelen en buffettafels eronder te kunnen plaatsen.
Zet koelproducten meteen na het boodschappen doen in koelkasten of koelboxen. Dranken moeten bij voorkeur enkele uren voor de ontvangst koud staan, niet pas wanneer de eerste gasten arriveren.
Test verlengkabels, stekkerdozen, draagbare speakers en eventueel de microfoon vóór de gasten komen. Controleer ook het geluidsniveau op de plek waar mensen aan tafel zitten.
Plan minstens 60 minuten voor de start voor opbouw en controle. Markeer route en ingang, zet de ontvangsttafel klaar en loop daarna één keer de hele locatie langs met de definitieve checklist.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een zomerfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je de gastenlijst, dieetwensen en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een zomerfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor een eenvoudige opbouw en 2 tot 3 uur als je partytenten, buffet, versiering en geluidsapparatuur moet plaatsen. Laat extra tijd over voor een weerswijziging.
Wanneer controleer ik het weer voor een zomerfeest?: Doe een eerste controle 48 uur vooraf en nog een laatste controle op de ochtend van het feest. Beslis dan definitief over partytenten, tafelschikking en de plek van het buffet.
Wanneer zet ik drank en koelproducten klaar?: Zet koelproducten direct na het boodschappen doen gekoeld weg. Zet de dranken minstens 2 tot 3 uur voor aanvang koud, zodat ze niet tijdens de ontvangst nog gekoeld hoeven te worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.