Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress

Begin een zomerfeest niet met boodschappen, maar met de datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Daarna leg je de catering, tenten, tafels, geluidsapparatuur en activiteiten vast, zodat je weet wat geleverd of gereserveerd moet worden. Verzamel dieetwensen direct met de aanmeldingen en maak één planning voor opbouw, eten en opruimen. Controleer in de laatste week het weer en bevestig alle leveringen; juist daar ontstaan de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Cateringmenu vaststellen
2 personen
6
Weersverwachting controleren
7
Partytenten reserveren
8
Extra tafels reserveren
9
Geluidsapparatuur reserveren
10
Muziek afspeellijst samenstellen
11
Activiteitenprogramma maken
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
13
Leveringen bevestigen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Voorraad servies controleren
16
Voorraad schoonmaak controleren
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Programma afdrukken
19
Routebordjes maken
20
Afspraken met buren maken
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Groenten en fruit wassen
2 personen
24
Sauzen en dressings maken
2 personen
25
Desserts voorbereiden
2 personen
26
Groentespiesjes voorbereiden
2 personen
27
Vlees marineren
2 personen
28
Vegetarische burgers voorbereiden
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Materialen klaarzetten
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Terrein controleren
2 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Buffettafels opstellen
2 personen
36
Bar inrichten
2 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Verlichting ophangen
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
41
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
42
Buffetgerechten schikken
3 personen
43
Dranken klaarzetten
2 personen
44
Afvalpunten inrichten
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Techniek testen
2 personen
47
Welkomsttafel inrichten
2 personen
48
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

49
Gasten ontvangen
3 personen
50
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
51
Muziek verzorgen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Bar bedienen
2 personen
56
Barbecue bereiden
3 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Dessert serveren
2 personen
59
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Restanten veilig verpakken
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
65
Keuken schoonmaken
3 personen
66
Terrein schoonmaken
3 personen
67
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
68
Versiering verwijderen
2 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Materialen terugbrengen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Bar
Afzetpalenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Aluminium grillschalenaantal 10
Maatbekersaantal 2
Kwastenaantal 3

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Routebordjesaantal 6

Sportmateriaal

Ringwerpset
Bocciaset
Touwtrektouw
Zitzakkenaantal 8
Badmintonsetaantal 2
Kegelsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een definitief aantal gasten zodra de aanmeldtermijn sluit. Reken daarna servies en zitplaatsen voor iedereen plus ongeveer 10% reserve uit, zodat extra aanmeldingen of breuk geen tekort veroorzaken.
Regel partytenten, tafels en stoelen zodra de locatie en het gastenaantal vaststaan. Plan bij een buitenevenement minstens één beschutte plek voor het buffet en houd ruimte vrij rond de barbecue en gasflessen.
Zet het menu uiterlijk twee weken vooraf vast en verwerk dieetwensen in aparte schalen of duidelijke naamkaartjes. Bereid sauzen, dressings, desserts en gewassen groenten zoveel mogelijk de dag ervoor voor.
Controleer de weersverwachting zeven dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de start. Spreek vooraf af wanneer je tenten, activiteiten of de indeling aanpast; wacht niet tot de eerste regenbui.
Plan de opbouw met vaste personen en tijdstippen. Laat leveringen, koelen van dranken, geluidsapparatuur, routebordjes en schoonmaakvoorraad uiterlijk twee uur vóór aankomst van de gasten controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerfeest organiseren?: Begin zes tot acht weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer tenten, tafels, barbecue en geluidsapparatuur uiterlijk drie tot vier weken voor het feest.
Hoeveel drank heb je nodig voor een zomerfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Koop bij warm weer extra water en zorg dat een deel minstens twee uur vóór de start gekoeld staat.
Wanneer moet je de catering voor een zomerfeest regelen?: Stel het menu twee tot drie weken vooraf vast, nadat de meeste aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Doe de laatste boodschappen één dag vooraf en bereid houdbare onderdelen dan al voor.
Wat doe je bij regen tijdens een zomerfeest?: Neem uiterlijk een week vooraf een tenten- en indelingsbesluit en controleer het weer opnieuw 24 uur voor aanvang. Reserveer voldoende overdekte ruimte voor buffet, zitplaatsen en apparatuur; de barbecue en gasflessen moeten veilig en droog blijven staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.