Zo organiseer je een zeiltocht zonder last-minute gedoe

Een zeiltocht organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met de boot, het aantal deelnemers en de vaartijd. Leg daarna de vertreklocatie, route en communicatie vast, zodat iedereen weet waar en wanneer hij moet zijn. Plan eten en drinken voor beperkte ruimte aan boord en houd rekening met koeling. Controleer kort voor vertrek het weer en gebruik een alternatief vaarplan als de omstandigheden veranderen. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, veilige inscheping en goed verpakte proviand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Zeilboot reserveren
6
Vertreklocatie bevestigen
7
Route en vaartijden bepalen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Alternatief vaarplan voorbereiden
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Betalingen controleren
13
Boodschappenlijst finaliseren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
16
Versproducten gekoeld bewaren
2 personen
17
Hapjes en beleg voorbereiden
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Picknickmaaltijd verpakken
3 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Deelnemers herinneren
22
Vertrekpunt inrichten
3 personen
23
Eten en drinken aan boord brengen
4 personen

Event

24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Deelnemers aan boord helpen
3 personen
26
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
27
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
28
Vaarroute toelichten
29
Hapjes serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Lunch en snacks aanvullen
2 personen
32
Foto's maken
33
Avondmaaltijd serveren
3 personen
34
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
35
Terugkeer voorbereiden
3 personen
36
Deelnemers van boord begeleiden
3 personen

Nazorg

37
Afval en spullen uitladen
4 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Boot schoonmaken
4 personen
40
Materialen drogen en opbergen
2 personen
41
Afval wegbrengen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbare kommenaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Koffiemokkenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermosflessenaantal 3
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Dunschillersaantal 2
Flessenopenersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12
Waterkannenaantal 3

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 24
EHBO-koffer
Zonnebrandcrèmeaantal 6
Regenponcho'saantal 24
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 24

Navigatie

Waterkaartenaantal 2
Kompasaantal 2
Verrekijker

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zeilboot voordat je uitnodigingen verstuurt en bevestig daarna schriftelijk de vertreklocatie, inschepingstijd en verwachte vaartijd. Zo voorkom je dat deelnemers op een verkeerd punt wachten.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Zet daarin de route, vertrektijd, kledingadvies, noodcontacten en het verzoek om dieetwensen door te geven.
Maak eten in porties die zonder uitgebreide voorbereiding aan boord kunnen worden gegeten. Verpak de picknickmaaltijd apart, bewaar versproducten gekoeld en zet dranken pas vlak voor vertrek in koelboxen met koelelementen.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 2 uur voor vertrek. Leg vooraf vast wanneer je overschakelt op het alternatieve vaarplan en wie die beslissing aan de groep doorgeeft.
Zet reddingsvesten, de EHBO-koffer en waterdichte telefoonhoesjes klaar voordat deelnemers arriveren. Registreer iedereen bij vertrek en help deelnemers één voor één aan boord, vooral bij een smalle steiger of wie minder goed ter been is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeiltocht organiseren?: Reserveer de boot bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als je een vaste datum en een specifieke groepsgrootte hebt. Verstuur uitnodigingen zodra boot, vertreklocatie en tijdsblok bevestigd zijn.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een zeiltocht?: Reken per persoon op een volledige picknickmaaltijd, minimaal 1 liter water en ongeveer 2 tot 3 andere drankjes voor de tocht. Neem extra water mee voor warm weer en verpak porties vooraf, omdat koken aan boord meestal niet praktisch is.
Wanneer moet ik het weer controleren voor een zeiltocht?: Controleer de verwachting 24 uur vooraf en nogmaals 2 uur voor vertrek. Beslis uiterlijk 1 uur voor inscheping of het oorspronkelijke vaarplan doorgaat en informeer alle deelnemers direct bij een wijziging.
Wat moet ik deelnemers sturen voor een zeiltocht?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de vertreklocatie, verzameltijd, route, verwachte duur, kledingadvies en contactgegevens van de organisator. Vraag tegelijk om dieetwensen en een noodcontact, zodat je op de dag zelf niet alles hoeft na te vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.