Zo organiseer je een zeiltocht zonder last-minute gedoe

Begin niet met hapjes, maar met de boot, schipper en vertreklocatie. Zodra capaciteit, vaartijd en route vaststaan, kun je deelnemers uitnodigen en dieetwensen verzamelen. Daarna volgen de veiligheidsafspraken, kledinginformatie, bootindeling en catering. Plan bovendien een alternatieve route en controleer het weer op vaste momenten. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog vervoer, reddingsvesten, koelboxen of boodschappen moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Zeilboot reserveren
6
Schipper reserveren
7
Vertreklocatie vastleggen
8
Vervoer naar haven regelen
2 personen
9
Route en vaartijd bepalen
2 personen
10
Alternatieve route bepalen
2 personen
11
Havenregels controleren
12
Veiligheidsinstructie voorbereiden
13
Definitieve deelnemers bevestigen
14
Indeling van de boot maken
2 personen
15
Contactgegevens verzamelen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemers over kleding informeren
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad verzamelen
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Hapjes en brood voorbereiden
4 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Catering inpakken
3 personen
25
Materialen naar de haven brengen
4 personen
26
Boot en steiger inspecteren
2 personen
27
Benodigdheden aan boord leggen
4 personen
28
Tafels en zitplaatsen klaarzetten
3 personen
29
Veiligheidsmiddelen controleren
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
33
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
34
Zeiltocht begeleiden
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Avondmaaltijd serveren
4 personen
37
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
38
Aankomst bij de haven begeleiden
2 personen
39
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

40
Materialen van boord halen
4 personen
41
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
42
Boot schoonmaken
4 personen
43
Afval wegbrengen
2 personen
44
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
45
Materialen controleren en drogen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 55
Reddingsboeiaantal 2
EHBO-set
Waterdichte zaklampenaantal 4
Noodfluitjesaantal 55

Navigatie

Waterkaartenaantal 2
Kompasaantal 2
Verrekijkersaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 4

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 55
Glazenaantal 70
Mokkenaantal 55
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Vershoudbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 10

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 4
Led-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8
Desinfecterende doekjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer boot en schipper eerst en leg de vertreklocatie meteen vast. Controleer ook de havenregels, want sommige havens hanteren eigen voorschriften voor parkeren, laden en verzamelen.
Bepaal een hoofdroute én een alternatief voordat je de deelnemers definitief bevestigt. Noteer per route de geschatte vaartijd, zodat iedereen weet hoe laat vertrek en terugkomst ongeveer zijn.
Stuur uiterlijk een week vooraf kledingadvies en verzamel contactgegevens, dieetwensen en aanmeldingen. Bevestig de deelnemers daarna opnieuw; zo maak je de bootindeling op basis van het werkelijke aantal mensen.
Controleer het weer minimaal 48 uur en nogmaals op de ochtend van vertrek. Pas route, kledingadvies en veiligheidsinstructie aan wanneer wind, regen of temperatuur daarom vragen.
Koel dranken en vul de koelboxen pas zo laat mogelijk, maar pak houdbare voorraad en cateringmaterialen al de dag ervoor. Neem naast servies en bestek ook snijplanken, messen, flesopeners, thermoskannen en vershoudbakken mee; die worden bij een boottocht vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeiltocht organiseren?: Reserveer boot, schipper en vertreklocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra capaciteit en route bekend zijn en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel drank neem je mee op een zeiltocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de totale vaartijd. Neem daarnaast ruim water mee: bij warm weer ongeveer 1,5 tot 2 liter per persoon voor een tocht van een halve dag.
Wanneer controleer je het weer voor een zeiltocht?: Bekijk de verwachting 48 uur vooraf en controleer opnieuw op de ochtend van vertrek. Gebruik die laatste controle om kledingadvies, route en veiligheidsinstructie definitief te maken.
Wat moet ik meenemen voor de veiligheid op een zeiltocht?: Controleer vóór vertrek of er voor iedereen een passend reddingsvest beschikbaar is. Leg daarnaast een reddingsboei, EHBO-set, waterdichte zaklampen, noodfluitjes, waterkaarten en een kompas klaar en bespreek de instructie voordat de boot vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.