Zo organiseer je een zeiltocht zonder last-minute gedoe

Een zeiltocht organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met de boot, schipper en het vaargebied. Leg daarna de deelnemers, toestemmingen en dieetwensen vast, zodat je weet voor hoeveel mensen je eten, drinken en reddingsvesten nodig hebt. Controleer in de laatste week het weer en werk een alternatieve route uit. Op de vertrekdag draait alles om een korte veiligheidscheck, gekoelde lunchpakketten en een duidelijke verdeling van bagage aan boord.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zeilboot reserveren
2
Schipper vastleggen
3
Route en vaargebied bepalen
2 personen
4
Deelnemers uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Toestemmingen verzamelen
2 personen
8
Noodcontacten controleren
9
Weersverwachting controleren
10
Alternatieve route bepalen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Zeiluitrusting verzamelen
2 personen
15
EHBO-set controleren
16
Navigatiekaarten printen
17
Eten en drinken koelen
2 personen
18
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
19
Water en brandstof controleren
2 personen
20
Bootdocumenten klaarleggen
21
Deelnemerslijst afdrukken
22
Verzamelpunt inrichten
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Bagage verdelen
3 personen
26
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
27
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
28
Boot veilig beladen
4 personen
29
Vertrekcontrole uitvoeren
2 personen
30
Zeiltocht begeleiden
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
33
Foto's maken
34
Ligplaats voorbereiden
3 personen
35
Avondmaaltijd serveren
3 personen
36
Anker- en afmeercontrole uitvoeren
2 personen
37
Terugvaart begeleiden
3 personen
38
Deelnemers van boord begeleiden
3 personen
39
Reddingsvesten innemen
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Boot schoonmaken
3 personen
42
Inventaris controleren
2 personen
43
Verloren spullen verzamelen
2 personen
44
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
45
Sleutels en documenten inleveren
46
Materiaal terugbrengen
2 personen
47
Koelboxen en servies reinigen
2 personen
48
Huurmateriaal retourneren
2 personen
49
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Zeilboot
Marifoon
Navigatiekaartaantal 2
Kompasaantal 2
Waterdichte telefoonhoesaantal 3
Powerbankaantal 3

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 24
Reddingsboei
Noodsignalen
EHBO-set
Zaklampenaantal 4
Fluitjesaantal 24

Zeilmateriaal

Landvastenaantal 6
Stootwillenaantal 6
Afdekzeilaantal 2

Meubilair

Opvouwbare tafelaantal 2
Opvouwbare stoelenaantal 6

Koeling

Koelboxenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Servettenhouderaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Sponsjesaantal 4
Theedoekenaantal 8

Organisatie

Deelnemerslijstaantal 2
Waterdichte documentenmapaantal 2
Pennenaantal 6
Naamstickersaantal 30

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer de zeilboot en leg de schipper vroeg vast; controleer uiterlijk een week voor vertrek wie verantwoordelijk is voor de route, veiligheid en bootdocumenten.
Stuur de deelnemersinformatie enkele dagen vooraf met het verzamelpunt, vertrektijd, vaargebied, kledingadvies en een verzoek om dieetwensen en noodcontacten door te geven.
Plan naast de hoofdroute minstens één alternatieve route. Controleer de weersverwachting opnieuw op de avond ervoor en nogmaals op de ochtend van vertrek.
Reken voor een tocht van een halve dag op voldoende drinkwater plus eten dat zonder uitgebreide keukenvoorbereiding kan worden uitgedeeld. Koel eten en drinken vóór vertrek en gebruik waterdichte hoezen voor telefoons.
Leg reddingsvesten, marifoon, navigatiekaart, kompas, EHBO-set en noodsignalen vóór het ontvangen van de groep klaar. Registreer iedereen bij aankomst en verdeel bagage voordat de boot vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilboot reserveren?: Reserveer de boot en leg de schipper bij voorkeur 4 tot 8 weken vooraf vast. In de laatste week controleer je de route, bootdocumenten en praktische afspraken opnieuw.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een zeiltocht?: Reken minimaal op 1,5 liter water per persoon voor een tocht van een halve dag en neem extra mee bij warm weer. Koel het water vooraf en verdeel het over meerdere koelboxen.
Wanneer moet ik het weer voor een zeiltocht controleren?: Controleer de weersverwachting de avond vóór vertrek en opnieuw 2 tot 3 uur voordat iedereen zich verzamelt. Bepaal dan ook of de alternatieve route nodig is.
Wat moet ik op de dag van de zeiltocht als eerste doen?: Richt eerst het verzamelpunt in, controleer bootdocumenten en veiligheidsmiddelen en registreer daarna de aanwezigen. Verdeel bagage pas nadat iedereen is ontvangen, zodat niemand zonder toezicht aan boord gaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.