Zo organiseer je een zeilregatta

Begin een zeilregatta niet met de boodschappen, maar met het wedstrijdformaat, het wedstrijdgebied en het veiligheidsplan. Daarna leg je vergunningen, rescueboten en wedstrijdmaterialen vast voordat je deelnemers uitnodigt. Verzamel bij de inschrijving ook dieetwensen, noodcontacten en relevante deelnemersinformatie. In de laatste week draait alles om startgroepen, routekaarten, weersverwachting, materiaalcontrole en een duidelijke indeling van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformaat bepalen
2 personen
2
Wedstrijdgebied vastleggen
2 personen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Rescueboten reserveren
9
Wedstrijdmaterialen reserveren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Weersverwachting controleren
16
Noodcontacten verzamelen
17
Routekaarten afdrukken
18
Startlijsten afdrukken
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
23
Terrein afzetten
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Inschrijftafel inrichten
2 personen
27
Cateringtafel inrichten
3 personen
28
Koffiepunt installeren
2 personen
29
Geluid testen
2 personen
30
Marifoons testen
2 personen
31
Boeien controleren
3 personen
32
Start- en finishlijn uitzetten
4 personen
33
Windrichting vaststellen
2 personen

Event

34
Boeienbaan uitleggen
2 personen
35
Deelnemers ontvangen
3 personen
36
Inschrijvingen controleren
2 personen
37
Startnummers uitdelen
2 personen
38
Zeilnummers controleren
2 personen
39
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
40
Stuurboordzijde vrijmaken
2 personen
41
Startvolgorde omroepen
42
Startprocedure uitvoeren
3 personen
43
Wedstrijd vanaf rescueboot volgen
4 personen
44
Rondingen registreren
2 personen
45
Finishpassages registreren
3 personen
46
Deelnemers opvangen
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Koffie en thee schenken
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Barbecue voorbereiden
3 personen
51
Barbecue bedienen
3 personen
52
Einduitslag berekenen
2 personen
53
Prijzen klaarzetten
2 personen
54
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
55
Muziek verzorgen
56
Licht inschakelen
57
Laatste consumpties serveren
2 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Boeien en lijnen ophalen
4 personen
60
Rescueboten aftuigen
3 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
62
Verlichting uitschakelen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Wedstrijdresultaten archiveren
71
Deelnemersresultaten versturen
72
Koelboxen reinigen
2 personen
73
Boten en reddingsmiddelen reinigen
3 personen
74
Voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplankenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Marifoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Sportmateriaal

Reddingsvestenaantal 20
Reddingsboeienaantal 6
Boeienaantal 8
Ankersaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Startvlaggenaantal 6
Signaalhoornsaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Verrekijkersaantal 4
Waterdichte scorebordenaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Waterdichte tassenaantal 8
Peddelsaantal 6
Sleeplijnenaantal 6
Landvastenaantal 12
Reserve lijnenaantal 6
Startnummersaantal 60
Nummerstickersaantal 120
Prijsbekersaantal 6
Medaillesaantal 20
Podiumbordjesaantal 3
Waterdichte routekaartenaantal 20
Kompasaantal 2
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Windzakkenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Regattavlaggenaantal 12
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Barbecuespatelsaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelserviesaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformaat en de startgroepen vroeg vast. Wacht niet tot de wedstrijddag met startnummers, startlijsten en routekaarten; druk deze uiterlijk één dag van tevoren af.
Regel veiligheid vóór je de inschrijving opent. Controleer het wedstrijdgebied, leg het veiligheidsplan vast en reserveer rescueboten; verzamel noodcontacten uiterlijk bij de aanmelding.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip. Zorg niet alleen voor mensen op het water, maar ook voor ontvangst, registratie, terreinopbouw, catering en het klaarleggen van wedstrijdformulieren.
Controleer het weer opnieuw op de ochtend zelf en pas de briefing daarop aan. Leg marifoons, reddingsvesten, reddingsboeien, boeien en opgeladen powerbanks vóór de start klaar.
Maak de wal overzichtelijk met partytenten, klaptafels en stoelen. Vul koelboxen pas vlak voor gebruik, controleer verlengkabels en stekkerdozen en test de mobiele geluidsinstallatie en draadloze microfoons voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilregatta organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformaat, wedstrijdgebied, veiligheidsplan en vergunningen. Reserveer rescueboten en wedstrijdmaterialen zodra de datum en het gebied vaststaan.
Wanneer open je de inschrijving voor een zeilregatta?: Open de inschrijving bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de regatta. Sluit deze uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je startgroepen, startnummers, dieetwensen en deelnemersinformatie nog gecontroleerd kunt verwerken.
Wat controleer je de dag voor een zeilregatta?: Controleer de weersverwachting, noodcontacten, startlijsten, routekaarten en wedstrijdformulieren. Haal materialen op, vul de koelboxen en leg veiligheidsmateriaal, marifoons en batterijen op een vaste plek klaar.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een zeilregatta?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor terrein afzetten, partytenten opbouwen en tafels en stoelen plaatsen. Voeg extra tijd toe als je geluidsapparatuur, koffiezetapparaten, stroomkabels of meerdere registratiepunten gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.