Zo organiseer je een yogapicknick zonder haast

Een yogapicknick vraagt om een strakke volgorde: eerst regel je park, instructeur en deelnemers, daarna pas eten en materialen. Plan de yogales vóór de picknick, zodat je weet hoeveel matten, zitplekken en porties nodig zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en stuur de praktische informatie uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf draait alles om een vroege locatiecheck, een duidelijke ontvangst en een opstelling die zowel bewegen als eten mogelijk maakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Parkreservering maken
3
Yoga-instructeur bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Weersverwachting controleren
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Voorraad en materialen controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Fruit en groenten wassen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Dips en dressings maken
2 personen
15
Picknickboxen samenstellen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Yoga- en picknickmateriaal laden
3 personen
18
Locatie inspecteren
2 personen
19
Picknicktafels opstellen
4 personen
20
Kleedjes en kussens neerleggen
4 personen
21
Yoga-matten klaarleggen
3 personen
22
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Muziek en microfoon testen
2 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers verwelkomen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Yoga-instructie geven
29
Water en thee klaarzetten
2 personen
30
Picknickbuffet openen
3 personen
31
Hapjes en fruit serveren
4 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Servies en afval verzamelen
2 personen
34
Geleide ontspanning verzorgen
35
Vrije picknick begeleiden
2 personen
36
Avondverlichting inschakelen
2 personen
37
Laatste ronde en afsluiting doen
2 personen

Nazorg

38
Materialen en afval verzamelen
5 personen
39
Locatie schoonmaken
4 personen
40
Meubilair en materiaal laden
4 personen
41
Servies en koelboxen reinigen
3 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Picknickkleedjesaantal 12

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 40
Meditatiekussensaantal 20
Yogablokkenaantal 20
Yogariemenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 60
Servettenhoudersaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Picknickmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikaantal 2

Tips

Leg datum, park en yogadocent eerst vast. Reserveer de plek zodra je de datum hebt gekozen en bevestig de instructeur voordat je uitnodigingen verstuurt; zo voorkom je dat deelnemers zich aanmelden voor een programma dat nog niet rond is.
Gebruik de aanmelding meteen om dieetwensen en contactgegevens te verzamelen. Werk de deelnemerslijst minimaal twee keer bij: één week vooraf en opnieuw 24 uur voor de yogapicknick, zodat porties en zitplaatsen kloppen.
Plan het eten niet pas op de ochtend zelf. Was fruit en groenten vooraf, maak dips en dressings eerder klaar en stel picknickboxen zo veel mogelijk een dag van tevoren samen; koel dranken uiterlijk de avond ervoor.
Controleer het weer 48 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Stuur deelnemers tegelijk de route, starttijd, kledingadvies en informatie over een eventuele binnen- of uitwijkoptie, in plaats van alleen te melden dat ze een yogamat moeten meenemen.
Kom minimaal 90 minuten voor de start aan op het park. Inspecteer de ondergrond, zet eerst ontvangst en yoga klaar, test speaker en microfoon en richt daarna het buffet en drankpunt in; zo staat de actieve ruimte vrij wanneer deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een yogapicknick te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een ontspannen voorbereiding. Leg in de eerste week datum, park en yogadocent vast; verstuur uitnodigingen uiterlijk 2 weken vooraf en rond eten en materiaal 1 tot 2 dagen van tevoren af.
Hoeveel yogamatten heb ik nodig voor een yogapicknick?: Voorzie één yogamat per deelnemer en leg 2 extra matten klaar voor beschadiging, vergeten materiaal of een onverwachte deelnemer. Bij 20 aanmeldingen heb je dus 22 matten nodig, plus voldoende meditatiekussens, blokken en riemen voor de gekozen les.
Hoeveel eten en drinken reken je per persoon voor een yogapicknick?: Reken na de yogales op ongeveer 1 volledige picknickportie per persoon en minimaal 1 liter water per deelnemer voor de hele bijeenkomst. Koel daarnaast genoeg andere dranken voor de geplande duur en neem 10 procent extra hapjes mee voor late aanmeldingen of grotere trek.
Wanneer stuur je de praktische informatie voor een yogapicknick?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur 24 uur voor de start een korte weer- en locatieherinnering. Vermeld beide keren de starttijd, verzamelplek, kleding, wat deelnemers zelf meenemen en hoe je met regen omgaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.