Zo organiseer je een windsurfwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de locatie, vergunningen en veiligheid op het water. Leg daarna het wedstrijdformat, de start- en finishzone en het weersscenario vast. Pas wanneer jury, reddingsbemanning, boeien en communicatie geregeld zijn, publiceer je de wedstrijdinformatie. In de laatste fase controleer je deelnemersgegevens, startnummers, materiaal en de briefing, zodat iedereen op de wedstrijddag weet waar hij moet zijn en wat er gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Waterbeheer informeren
4
Verzekering controleren
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
7
Start- en finishgebied bepalen
2 personen
8
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
9
Weerscenario vastleggen
2 personen
10
Juryleden benaderen
11
Reddingsbemanning vastleggen
12
Inschrijfformulier maken
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Wedstrijdinformatie publiceren
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Startnummers toewijzen
2 personen
19
Deelnemersbrief versturen
20
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
21
Reddingsroute bespreken
3 personen
22
Boeien en lijnen reserveren
23
Tenten en tafels reserveren
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Prijzen en medailles ophalen
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Startnummers sorteren
30
Materialen laden
3 personen
31
Terrein inspecteren
2 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
35
Jurytafel inrichten
2 personen
36
Boeienparcours uitzetten
4 personen
37
Veiligheidsboot te water laten
3 personen
38
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
39
Windmeter plaatsen
2 personen
40
Start- en finishlijn markeren
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Materiaal veiligheidscheck uitvoeren
3 personen
44
Deelnemersbriefing geven
3 personen
45
Wedstrijd starten
3 personen
46
Ronde één begeleiden
6 personen
47
Tussenstanden registreren
2 personen
48
Dranken serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Ronde twee begeleiden
6 personen
52
Tussenstand bekendmaken
53
Ronde drie begeleiden
6 personen
54
Finishregistratie afronden
2 personen
55
Eindklassement controleren
3 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Deelnemers bedanken

Nazorg

59
Boeien uit het water halen
4 personen
60
Veiligheidsboot uitladen
3 personen
61
Materialen verzamelen
4 personen
62
Afval inzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Terrein schoonmaken
3 personen
67
Geleende materialen controleren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Uitslagen publiceren
70
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel
Jurytafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 8
Ankergewichtenaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Windmeter
Startnummersaantal 40
Reservezeilenaantal 2
Reservegiek
Reparatiesetaantal 2
Watersporthelmenaantal 40
Reddingsvestenaantal 40
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Reddingsboot
Peddelsaantal 2

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafon
Stopwatchesaantal 4
Laptopsaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Richtingsbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Medaillesaantal 12
Waardebonnenaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Sponsjesaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Handdoekenaantal 12
Toiletemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdlocatie vroeg vast en controleer meteen welke vergunning nodig is. Informeer ook het waterbeheer en controleer de verzekering; deze afspraken kunnen weken duren en bepalen of je de wedstrijd mag laten doorgaan.
Werk het veiligheidsplan uit vóór je het format publiceert. Beschrijf de reddingsroute, leg vast bij welke wind- of weersomstandigheden je aanpast of stopt en bespreek dit vooraf met de reddingsbemanning.
Bepaal het wedstrijdformat en de start- en finishgebieden op basis van de beschikbare ruimte op het water. Reserveer wedstrijdboeien, ankergewichten, ankerlijnen en start- en finishlijnen voordat je de deelnemersbrief verstuurt.
Plan de communicatie als een apart onderdeel. Test portofoons, megafon en stopwatches vóór de wedstrijddag en wijs per zone één verantwoordelijke aan; bij problemen moet de jury de reddingsboot direct kunnen bereiken.
Sluit af met één materiaal- en deelnemerscontrole, bij voorkeur 2 tot 3 dagen vooraf. Controleer startnummers, deelnemersgegevens, dieetwensen, reservezeilen, reservegiek, reparatieset, reddingsvesten en powerbanks, zodat ontbrekende zaken nog geregeld kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een windsurfwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning, verzekering en het waterbeheer. Reserveer in dezelfde periode de reddingsbemanning, jury, boeien en tenten; de laatste controle plan je 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd.
Hoe maak je een veiligheidsplan voor een windsurfwedstrijd?: Leg minimaal de reddingsroute, start- en finishzones, communicatie en het weerscenario vast. Wijs per taak een verantwoordelijke aan en bespreek het plan uiterlijk tijdens de jury- en reddingsbriefing op de wedstrijddag.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?: Verstuur de deelnemersbrief zodra format, locatie, starttijden en veiligheidsafspraken definitief zijn, meestal 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Vermeld ook het startnummer, de aanmeldlocatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel reddingsmateriaal heb je nodig bij een windsurfwedstrijd?: Stem de hoeveelheid af op het aantal deelnemers, het parcours en de eisen van het veiligheidsplan; één vaste verhouding geldt niet voor elke wedstrijd. Regel in elk geval een reddingsboot, reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen en portofoons en laat de verantwoordelijke veiligheidscoördinator dit vóór publicatie controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.