Een windsurfmarathon organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie, het parcours en de veiligheid; pas daarna open je de inschrijving. Voor een windsurfmarathon moeten vergunning, verzekering, reddingsboten en EHBO-bezetting vroeg vastliggen. Werk vervolgens de wedstrijdregels, communicatie en vrijwilligersindeling uit. In de laatste week controleer je het parcours opnieuw, inspecteer je het materiaal en bereid je startpakketten en deelnemersinformatie voor. Houd rekening met wind, stroming en een snelle wijziging van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Reddingsboten vastleggen
7
Inschrijfformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Wedstrijdregels publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
EHBO-bezetting vastleggen
14
Start- en finishlocatie bepalen
3 personen
15
Materiaal bestellen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Parcours opnieuw controleren
3 personen
20
Startpakketten samenstellen
3 personen
21
Wedstrijdmateriaal inspecteren
3 personen
22
Radiobatterijen opladen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Routeborden klaarzetten
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Tenten opbouwen
5 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
4 personen
31
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
3 personen
32
Parcoursboeien uitzetten
4 personen
33
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
34
Reddingsboten positioneren
4 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Startnummers uitdelen
3 personen
38
Materiaalcontrole uitvoeren
3 personen
39
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
40
Opening aankondigen
41
Marathon starten
4 personen
42
Parcours en deelnemers volgen
6 personen
43
Tussentijden registreren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Finishers registreren
3 personen
47
Wedstrijdresultaten controleren
2 personen
48
Prijzen uitreiken
3 personen
49
Afsluiting aankondigen
50
Parcoursboeien binnenhalen
4 personen
51
Reddingsmateriaal terugbrengen
4 personen

Nazorg

52
Tenten afbouwen
5 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Locatie schoonmaken
4 personen
57
Wedstrijdgegevens archiveren
58
Uitslagen publiceren
59
Deelnemers bedanken
60
Materialen reinigen
3 personen
61
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Parcoursboeienaantal 12
Start- en finishboeienaantal 4
Ankergewichtenaantal 16
Ankerlijnenaantal 16
Signaalvlaggenaantal 8
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Reddingsplankenaantal 2
Thermische dekensaantal 12
Startnummersaantal 100
Startnummerbandenaantal 100
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 6

Apparatuur

Marifoonsaantal 8
Megafoon
Draagbare luidsprekersaantal 2
Wedstrijdklok
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonladersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, start- en finishgebied en parcours eerst vast. Controleer of je voldoende ruimte hebt voor parcoursboeien, start- en finishboeien, ankergewichten en ankerlijnen.
Regel veiligheid vóór je deelnemers uitnodigt. Leg reddingsboten, reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen en een vaste EHBO-bezetting vast en zet per post de communicatie met marifoons of portofoons op papier.
Open de inschrijving pas wanneer de basisinformatie klaar is. Vermeld wedstrijdregels, parcours, starttijd, materiaalvereisten en een uiterste datum voor dieetwensen; wijs daarna startnummers toe en verwerk aanmeldingen centraal.
Plan een aparte controle 24 uur voor de start. Controleer de weersverwachting, vaar het parcours opnieuw na en laad radiobatterijen en portofoonladers op; een eerdere parcourscontrole vervangt deze laatste check niet.
Maak de wedstrijddag logistiek zichtbaar met een tijdschema per uur. Zet routeborden, wedstrijdklok, signaalvlaggen, klemborden en startpakketten klaar en reserveer extra tijd voor registratie, briefing en een eventuele parcourswijziging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een windsurfmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met de locatie, vergunning, verzekering en reddingsboten. Plan de deelnemersinformatie en vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken voor de start.
Wanneer moet je het parcours van een windsurfmarathon uitzetten?: Zet het parcours vooraf uit voor een controle en controleer het opnieuw op de wedstrijddag. Doe de laatste inspectie bij voorkeur binnen 24 uur voor de start, omdat wind en stroming boeien kunnen verplaatsen.
Hoeveel reddingsboten heb je nodig bij een windsurfmarathon?: Dat hangt af van parcourslengte, deelnemersaantal, vaargebied en lokale veiligheidseisen. Leg vóór de inschrijving vast hoeveel boten en bemanningsleden je nodig hebt en neem de verdeling op in het veiligheidsplan.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een windsurfmarathon?: Stuur de eerste informatie uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd en een praktische briefing 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld daarin startnummer, start- en finishlocatie, regels, weersprocedure en het definitieve parcours.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.