Zo organiseer je een welkomstpicknick

Een welkomstpicknick loopt soepel als je eerst de gasten en locatie vastlegt en pas daarna eten, drinken en inrichting plant. Begin met uitnodigen en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je de hoeveelheden en allergene producten goed kunt voorbereiden. Regel tafels, stoelen en een alternatief bij slecht weer ruim vooraf. Op de dag zelf werk je van houdbare boodschappen naar verse bereiding, koeling en vervolgens de opbouw van buffet en zitplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Dieetwensen controleren
6
Picknicklocatie reserveren
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Weersvoorspelling controleren
9
Alternatief weerplan bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Houdbare boodschappen doen
2 personen
12
Verse boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Allergene producten apart zetten
15
Groenten en fruit wassen
2 personen
16
Brood en beleg voorbereiden
2 personen
17
Salades en dips bereiden
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Picknicktafels opstellen
3 personen
21
Stoelen en kleden plaatsen
3 personen
22
Buffettafels inrichten
2 personen
23
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Welkomstbord plaatsen
26
Muziek en verlichting testen
27
Afvalpunten inrichten

Event

28
Gasten verwelkomen
2 personen
29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
30
Buffet openen
2 personen
31
Hapjes en brood bijvullen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Laatste ronde serveren
2 personen

Nazorg

36
Eten gekoeld verpakken
2 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
38
Decoratie verwijderen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoon achterlaten
3 personen
41
Materialen terugbrengen
2 personen
42
Koelboxen legen en reinigen
43
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Partytentenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 50
Glazenaantal 70
Mokkenaantal 30
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Kubbspel
Picknickspelletjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispenseraantal 2
Schoonmaaksponsjesaantal 6
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen al bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw zodra de definitieve gastenlijst klaar is. Zet allergene producten tijdens de voorbereiding en presentatie apart, niet pas bij aankomst.
Reserveer de picknicklocatie, tafels en stoelen minstens 2 tot 3 weken vooraf. Controleer ook of partytenten, verlengsnoeren of een stroompunt op locatie zijn toegestaan.
Controleer de weersvoorspelling 48 uur en nogmaals 6 uur voor de start. Bevestig uiterlijk de dag ervoor waar je bij regen naartoe uitwijkt en wie de partytenten regelt.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en verse boodschappen op de dag zelf. Zet dranken minstens 3 uur vooraf koud; vul koelboxen met koelelementen voordat je het eten inpakt.
Plan de opbouw achterstevoren vanaf het verwachte aankomstuur: reken ongeveer 60 tot 90 minuten voor tafels, kleden, buffet, servies, versiering en het welkomstbord. Zet koffie en thee pas als laatste klaar, zodat ze warm blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een welkomstpicknick?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen en het reserveren van de locatie. Rond de gastenlijst en dieetwensen 7 dagen vooraf af, zodat je gericht kunt inkopen.
Hoeveel eten heb je nodig voor een welkomstpicknick?: Reken per volwassene op ongeveer 4 tot 6 belegde broodjes of vergelijkbare porties, 150 tot 200 gram salade en 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur. Tel voor kinderen ongeveer de helft van een volwassen portie.
Wanneer controleer je het weer voor een welkomstpicknick?: Bekijk de voorspelling 48 uur vooraf en controleer opnieuw 6 uur voor aanvang. Neem uiterlijk de dag ervoor een definitief besluit over de alternatieve locatie of de partytenten.
Hoe lang duurt de opbouw van een welkomstpicknick?: Plan 60 tot 90 minuten voor het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van het buffet, het klaarzetten van servies en het ophangen van versiering. Houd nog 15 minuten over voor een laatste controle van koeling, dieetwensen en het welkomstbord.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.