Zo organiseer je een vuurwerkfestival
Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je vuurwerk, catering, muziek en materialen vast. Werk vervolgens de publieksstromen, vluchtroutes, veiligheids- en ontruimingsplannen uit. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, teaminstructies en het controleren van het weer. Op de dag zelf moeten opbouw, toegangscontrole, bar, geluid en vuurwerk duidelijk na elkaar worden uitgevoerd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Evenementdatum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunning voor vuurwerk aanvragen
- 3
Melding voor openbaar evenement doen
- 4
Vuurwerkleverancier vastleggen
- 5
Muziek en geluidsinstallatie reserveren
- 6
Cateringleverancier vastleggen
- 7
Toegangs- en vluchtroutes bepalen
3 personen
- 8
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
- 9
Ontruimingsplan uitwerken
2 personen
- 10
Noodcontacten verzamelen
- 11
Verzekeringsdekking controleren
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Reserveringen voor materialen maken
- 16
Leveringen voor evenement bevestigen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Toegangscontrole instrueren
2 personen
- 19
Barteam instrueren
2 personen
- 20
Opbouwteam instrueren
2 personen
- 21
Veiligheidsbriefing voorbereiden
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Dranken koelen
3 personen
- 26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 27
Vuurwerk en opslag controleren
2 personen
- 28
Terrein inspecteren
3 personen
- 29
Afzetting voor vuurwerk plaatsen
6 personen
- 30
Publiekszone afzetten
4 personen
- 31
Partytenten opbouwen
5 personen
- 32
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
- 33
Podium en geluidsset plaatsen
4 personen
- 34
Verlichting ophangen
3 personen
- 35
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 36
Bar en uitgiftepunten inrichten
4 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
5 personen
- 38
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 39
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
- 40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 41
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
- 42
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
- 43
Brandblussers en zand klaarzetten
2 personen
- 44
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
- 45
Veiligheidsbriefing geven
8 personen
- 46
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 47
Vuurwerkshow technisch testen
3 personen
Event
- 48
Entree openen
4 personen
- 49
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 50
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 51
Programma aankondigen
- 52
Muziek verzorgen
2 personen
- 53
Hapjes serveren
4 personen
- 54
Dranken serveren
4 personen
- 55
Dranken bijvullen
3 personen
- 56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 57
Afvalbakken legen
2 personen
- 58
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
- 59
Publiekszone vrijhouden
3 personen
- 60
Weer en wind controleren
- 61
Vuurwerkzone opnieuw inspecteren
3 personen
- 62
Publiek naar kijkzone begeleiden
6 personen
- 63
Vuurwerkveiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
- 64
Vuurwerkshow afsteken
4 personen
- 65
Publiek na afloop begeleiden
6 personen
- 66
Entree en bar sluiten
4 personen
- 67
Vuurwerkterrein veilig afsluiten
4 personen
Nazorg
- 68
Overgebleven eten verpakken
3 personen
- 69
Dranken en voorraad opslaan
3 personen
- 70
Afval verzamelen
5 personen
- 71
Vuurwerkresten veilig verzamelen
4 personen
- 72
Terrein op bezwaren controleren
3 personen
- 73
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
- 74
Partytenten afbreken
5 personen
- 75
Geluidsset en verlichting afbreken
4 personen
- 76
Afzettingen verwijderen
5 personen
- 77
Servies afwassen
3 personen
- 78
Bar en keuken schoonmaken
4 personen
- 79
Terrein schoonmaken
6 personen
- 80
Afval afvoeren
3 personen
- 81
Materialen inventariseren
2 personen
- 82
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 83
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 84
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 12
- Barbladenaantal 3
- Podiumdelenaantal 4
- Statafelsaantal 10
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Gebaksvorkjesaantal 150
- Messenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Betaalterminalsaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- LED-bouwlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 12
Veiligheid
- Dranghekkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 30
- Afzetlintaantal 10
- Waarschuwingsbordenaantal 12
- Brandblussersaantal 8
- Zandemmersaantal 6
- Veiligheidsbrillenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 3
- Veiligheidsvestenaantal 20
- Portofoonsaantal 10
- Noodverlichtingslampenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Festivalvlaggenaantal 20
- Tafelkledenaantal 20
- Menubordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Koelroostersaantal 4
- Aluminium serveerbladenaantal 12
- Voedselbakkenaantal 20
- Vershoudfolieaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Bezemsaantal 6
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel de vergunning voor het vuurwerk en de melding voor het openbare evenement ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook welke aanvullende voorwaarden voor de gekozen locatie gelden.
- Bepaal toegangs- en vluchtroutes voordat je tenten, tafels, barbladen en podiumdelen indeelt. Houd deze routes de hele avond vrij en wijs ze aan in het veiligheids- en ontruimingsplan.
- Plan de briefing van toegangscontrole, barteam en opbouwteam op één vast moment. Geef vrijwilligers daarbij hun starttijd, post, noodcontacten en escalatieroute schriftelijk mee.
- Bevestig alle leveringen kort voor het festival: vuurwerk, geluid, catering, meubilair en verlichting. Controleer daarnaast of verlengkabels, stekkerdozen, koelboxen en warmhoudbakken op tijd aanwezig zijn.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet dranken daarna direct koud en bepaal vooraf wie beslist over aanpassingen aan tenten, publieksopstelling of programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vuurwerkfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en vergunningen. Leg vuurwerkleverancier, geluid en catering vast zodra de vergunningaanpak duidelijk is.
- Welke vergunning heb ik nodig voor een vuurwerkfestival?
- Dat hangt af van het type vuurwerk, de locatie en de lokale regels. Start minimaal enkele maanden vooraf bij je gemeente en controleer daarnaast of een melding voor het openbare evenement en een veiligheidsplan nodig zijn.
- Hoe maak je een veiligheidsplan voor een vuurwerkfestival?
- Beschrijf onder meer publiekscapaciteit, toegangs- en vluchtroutes, noodcontacten, ontruiming, brandveiligheid en verantwoordelijkheden. Werk het plan uiterlijk vóór de vrijwilligersbriefing af, zodat ieder team dezelfde instructies krijgt.
- Wanneer moet ik de weersverwachting voor een vuurwerkfestival controleren?
- Controleer het weer 48 uur vooraf, opnieuw de dag ervoor en nogmaals op de ochtend van het festival. Spreek vooraf af wie bij harde wind, onweer of regen de opstelling of uitvoering aanpast.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!