Zo organiseer je een vrijwilligersfietstocht

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route, startlocatie en veiligheidscontrole. Leg daarna rustpunten, een alternatieve route en de benodigde meldingen of vergunningen vast. Zodra de route staat, kun je aanmeldingen openen en vrijwilligers indelen voor registratie, begeleiding en pechhulp. In de laatste week draait alles om controleren: deelnemersgegevens, fietsen, helmen, pechsets, routebestanden en de weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie bevestigen
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
2 personen
6
Vergunningen en meldingen controleren
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Routebestanden delen
15
Reservering fietsenstalling maken
16
Reservering avondmaaltijd maken
17
Fietspechhulp regelen
18
Weersverwachting controleren
19
Definitieve route delen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Polsbandjes en nummers sorteren
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Fietsen en helmen controleren
2 personen
24
Pechsets samenstellen
2 personen
25
EHBO-materiaal controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Picknickpakketten samenstellen
3 personen
30
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
31
Startterrein schoonmaken
2 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
34
Inschrijftafel inrichten
2 personen
35
Routeborden plaatsen
3 personen
36
Rustpunt inrichten
3 personen
37
Fietsenstalling afzetten
2 personen
38
EHBO-tafel inrichten
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Startpakket klaarleggen
2 personen
41
Koffie en thee zetten
2 personen

Event

42
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
43
Deelnemers ontvangen
3 personen
44
Fietsen en helmen uitdelen
2 personen
45
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
46
Groepen laten vertrekken
3 personen
47
Voorste groep begeleiden
2 personen
48
Achterste groep begeleiden
2 personen
49
Rustpunt bemannen
3 personen
50
Water en fruit uitdelen
2 personen
51
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
52
Routeborden controleren
2 personen
53
Aankomst registreren
2 personen
54
Fietsen terugnemen
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Borrelhapjes serveren
3 personen
57
Buffet klaarzetten
4 personen
58
Avondmaaltijd serveren
4 personen
59
Vegetarische maaltijd uitserveren
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Muziek verzorgen
62
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Routeborden ophalen
3 personen
64
Fietsen controleren en stallen
2 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval scheiden
3 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Startterrein schoonmaken
3 personen
71
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Fietsen retourneren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijftafel
Krukkenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 3
Fietshelmenaantal 45
Fietspompenaantal 4
Pechsetsaantal 4
Binnenbandenaantal 12
Fietsslotenaantal 45
Reflectievestenaantal 12
Fietsnavigatiesaantal 4
Routekaartenaantal 50
Bidonhoudersaantal 10
Fietsgereedschapaantal 4
Fietskar
Routepijlenaantal 30
Markeerlintenaantal 6
Startnummersaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Serveertangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 4
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Barbecuehandschoenenaantal 2
Gasflessenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Routebordstandaardsaantal 15
Bannersaantal 4
Pijlenstickersaantal 40
Naamstickersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afwasteilenaantal 4
EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per rustpunt wat nodig is voor de verwachte groep. Controleer vooraf of er ruimte is voor fietsenrekken, tafels, partytenten en koelboxen, en wijs per punt minstens één verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Verzamel bij de aanmelding meteen noodcontacten en dieetwensen. Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor vertrek en druk daarna een actuele lijst af; losse wijzigingen op de ochtend zelf raken snel zoek.
Maak naast de definitieve route ook een alternatieve route en deel beide routebestanden met de begeleiders. Zet routeborden pas klaar nadat de routecontrole is afgerond, zodat niemand met verouderde aanwijzingen vertrekt.
Stel pechsets samen met fietspompen en binnenbanden en reserveer daarnaast fietspechhulp. Controleer fietsen en helmen vooraf en leg reservefietsen, fietssloten en reflectievesten op een vaste plek bij de start.
Doe de laatste materiaalcontrole niet alleen op aantallen, maar ook op gebruik. Test koffiezetapparaten, waterkokers, mobiele speakers, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw; ontbrekende stroom of lege accu’s vallen anders pas onderweg op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, startlocatie en veiligheidscontrole. Plan vergunningen, meldingen, verzekering en reserveringen zo vroeg mogelijk, omdat die niet altijd binnen enkele dagen geregeld zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietstocht?: Verdeel minimaal één vrijwilliger over registratie, routebegeleiding, elk rustpunt en pechhulp. Bij een grote groep voeg je per extra begeleidingspunt een vrijwilliger toe, zodat niemand tegelijk deelnemers moet begeleiden en problemen moet oplossen.
Wanneer moet je de route van een vrijwilligersfietstocht definitief maken?: Controleer de route eerst op veiligheid en leg uiterlijk in de laatste week de definitieve én alternatieve route vast. Deel de routebestanden daarna opnieuw met alle begeleiders en verwijder oude versies uit de groepscommunicatie.
Wat controleer je op de dag voor een fietstocht?: Controleer de deelnemerslijst, polsbandjes en nummers, fietsen, helmen, pechsets, EHBO-materiaal en routeborden. Kijk ook naar de weersverwachting en test stroom, communicatie en powerbanks; doe deze ronde uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.