Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin met de toernooiopzet: bepaal het aantal teams, de speelvorm, niveaus en beschikbare speeltijd. Reserveer daarna de sporthal en maak pas een wedstrijdschema wanneer je weet hoeveel teams deelnemen. Regel vervolgens inschrijvingen, scheidsrechters, vrijwilligers en materiaal. In de laatste week controleer je deelnemers, prijzen, spelregels en catering; op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een centraal wedstrijdpunt en een schema met reservetijd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiopzet vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdschema maken
2 personen
4
Deelnameregels opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Scheidsrechters bevestigen
11
Wedstrijdformulieren maken
2 personen
12
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
13
Prijzen bestellen
14
Boodschappenlijst maken
2 personen
15
Catering bestellen
16
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
17
Extra materiaal reserveren
18
Plattegrond maken
19
Borden en labels printen
2 personen
20
Deelnemerslijst controleren
2 personen
21
Prijzen controleren
22
Spelregels klaarleggen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Materiaal verzamelen
3 personen
27
Transport laden
3 personen

Event

28
Sporthal openen
2 personen
29
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
30
Velden uitzetten
4 personen
31
Netten plaatsen
4 personen
32
Scheidsrechterstafels plaatsen
2 personen
33
Publiekstribune klaarzetten
4 personen
34
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
35
Cateringtafel opbouwen
3 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Prijzen en bekers uitstallen
2 personen
38
Wedstrijdformulieren klaarleggen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
40
Teams ontvangen
3 personen
41
Teams registreren
3 personen
42
Startbriefing geven
2 personen
43
Openingsronde begeleiden
4 personen
44
Wedstrijdstanden bijhouden
4 personen
45
Scheidsrechters ondersteunen
2 personen
46
Waterpunten beheren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Kleedkamers controleren
2 personen
51
Tussenstanden publiceren
52
Finaleronde begeleiden
4 personen
53
Eindstand controleren
2 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Catering opruimen
3 personen
57
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
58
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
59
Velden afbreken
4 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
62
Sporthal schoonmaken
4 personen
63
Materiaal transporteren
3 personen
64
Geleend materiaal retourneren
2 personen
65
Wasgoed verzamelen
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Volleyballenaantal 16
Reserveballenaantal 4
Lijnmarkeringstapeaantal 8
Fluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 80
Pompaantal 2
Balnaaldenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handtrucksaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Teamtafellabelsaantal 8
Startnummerbordjesaantal 8
Podiumlintenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal voordat je teams uitnodigt en controleer hoeveel velden, kleedkamers en uren beschikbaar zijn. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor opbouw en 30 minuten voor opruimen.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 14 dagen voor het toernooi. Maak daarna het wedstrijdschema en stuur deelnemersinformatie opnieuw wanneer tijden, veldnummers of regels wijzigen.
Wacht niet tot de laatste week met scheidsrechters en vrijwilligers. Bevestig per wedstrijd wie fluit, wie het scorebord bedient en wie bij de wedstrijdtafel formulieren en uitslagen verwerkt.
Controleer het sportmateriaal minstens 7 dagen vooraf: netten, palen, volleyballen, reserveballen, pomp, balnaalden, fluitjes en scoreborden. Leg ook EHBO-koffers en ijscompressen op een vaste, aangewezen plek.
Plan eten en drinken op basis van het verwachte aantal deelnemers en begeleiders. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, koel dranken tijdig en zet tafels, bekers, borden en afvalbakken klaar voordat de eerste teams arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een volleybaltoernooi te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een toernooi met meerdere teams. In de eerste 2 weken regel je de sporthal en opzet; uiterlijk 2 weken vooraf sluit je de inschrijving en maak je het schema.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten, meestal 10 tot 14 dagen voor de speeldag. Houd per ronde enkele minuten wisseltijd en plan minimaal 30 minuten reservetijd in.
Hoeveel scheidsrechters en vrijwilligers heb je nodig bij een volleybaltoernooi?: Plan per gelijktijdig gebruikt veld minimaal 1 scheidsrechter en 1 persoon voor score of wedstrijdformulier. Voeg daarnaast 2 tot 4 centrale vrijwilligers toe voor ontvangst, materiaal, catering en onverwachte problemen.
Wanneer moet je deelnemersinformatie versturen?: Stuur de eerste informatie direct na inschrijving en een definitieve versie uiterlijk 7 dagen voor het toernooi. Vermeld daarin aanvangstijd, route, kleedkamers, veldindeling, regels, wedstrijdschema en contactpersoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.