Zo organiseer je een volleybaltoernooi

Begin met de datum, sporthal en het wedstrijdformat; die drie bepalen hoeveel teams je kunt ontvangen en hoeveel velden je nodig hebt. Verzamel daarna teamcontactpersonen, inschrijvingen en dieetwensen op één plek. Werk uiterlijk een week vooraf het wedstrijdschema, de scheidsrechters en de praktische deelnemersinformatie uit. Op de dag zelf draait alles om een goed ingerichte toernooitafel, werkende scoreborden en een aparte planning voor eten, drinken en pauzes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Teams en contactpersonen verzamelen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Inschrijfgeld registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
9
Scheidsrechters inplannen
10
Reservering sporthal bevestigen
11
Reservering cateringruimte bevestigen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Deelnemerslijst afdrukken
14
Wedstrijdschema afdrukken
15
Scoreformulieren afdrukken
16
Teambevestigingen versturen
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Fruit wassen en snijden
2 personen
23
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
24
Toernooitafel voorbereiden
2 personen
25
Sporthal openen
2 personen
26
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
27
Netten opbouwen
4 personen
28
Speelvelden afbakenen
3 personen
29
Scoretafels en stoelen plaatsen
3 personen
30
Teamtafels plaatsen
2 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Geluid en microfoon testen
2 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen
36
Scheidsrechtersbriefing geven
2 personen

Event

37
Teams registreren
3 personen
38
Toernooiregels toelichten
39
Warming-up begeleiden
2 personen
40
Wedstrijden begeleiden
8 personen
41
Scores verwerken
3 personen
42
Wedstrijdfluitjes uitdelen
43
Waterpunten aanvullen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Lunchbuffet serveren
4 personen
47
Gebruikte tafels afruimen
2 personen
48
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
49
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
50
Finalescores controleren
2 personen
51
Winnaars bekendmaken
2 personen
52
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
53
Laatste dranken serveren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

55
Catering afbouwen
3 personen
56
Sportmaterialen afbouwen
4 personen
57
Meubilair terugplaatsen
4 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
61
Sporthal schoonmaken
4 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Uitslagen naar teams sturen
65
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Teamtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Wedstrijdvolleyballenaantal 12
Trainingsvolleyballenaantal 12
Veldmarkeringstapeaantal 8
Scheidsrechtersfluitjesaantal 8
Scorebordenaantal 4
Scorebordstiftenaantal 12
Teamhesjesaantal 32
Pionnenaantal 24
Ballenzakkenaantal 4
Pompenaantal 4
Balnaaldenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Opscheptangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Teamtafelbordjesaantal 8
Wedstrijdschemahoudersaantal 6
Richtingbordenaantal 12
Prijzentafelkleed

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 24
Afvalknijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je teams uitnodigt. Noteer hoeveel teams meedoen, hoeveel wedstrijden elk team speelt en hoeveel tijd je per wedstrijd en wissel nodig hebt.
Stuur teambevestigingen en parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag tegelijk om dieetwensen en controleer of alle contactpersonen bereikbaar zijn.
Plan scheidsrechters niet alleen per wedstrijd, maar ook met een korte wisseltijd ertussen. Leg fluitjes, scoreformulieren, scorebordstiften en wedstrijdvolleyballen bij de toernooitafel klaar.
Test laptops, tablets, speakers en microfoon vóór de eerste wedstrijd. Neem per actief apparaat een oplaadkabel mee en leg powerbanks klaar voor gebruik tijdens lange wedstrijddagen.
Begin op de wedstrijddag minstens 90 minuten voor de eerste wedstrijd met openen en opbouwen. Controleer netten, palen, veldmarkering, ballen en pompen voordat teams binnenkomen; ontbrekende balnaalden of verlengsnoeren vallen anders pas tijdens het toernooi op.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een volleybaltoernooi organiseren?: Leg datum en sporthal bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inschrijvingen 2 tot 3 weken voor het toernooi.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden en beschikbare uren. Reken per wedstrijd ook wisseltijd en pauzes mee en stuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle teams.
Hoeveel volleyballen heb je nodig voor een toernooi?: Plan minimaal 1 wedstrijdvolleybal per actief veld en houd daarnaast 1 tot 2 reserveballen beschikbaar. Leg trainingsvolleyballen apart, zodat wedstrijdballen niet zoekraken tijdens inspelen.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste doen?: Open de sporthal minstens 90 minuten vooraf en controleer eerst netten, palen, veldmarkering en scoreborden. Richt daarna de toernooitafel, teamtafels en cateringruimte in voordat de eerste teams arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.