Zo organiseer je een soepel volleybaltoernooi

Begin met de sporthal en de toernooidatum; zonder bevestigde zaal kun je geen betrouwbaar programma maken. Leg daarna de spelregels, teamindeling en inschrijfdeadline vast, zodat je weet hoeveel velden, scheidsrechters en scoretafels nodig zijn. Controleer betalingen en dieetwensen voordat je de teams definitief bevestigt. In de laatste week verschuift de aandacht naar wedstrijdschema, materiaal, sleuteloverdracht en een duidelijke taakverdeling voor de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
5
Teams uitnodigen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Inschrijvingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Betalingen controleren
10
Definitieve teams bevestigen
2 personen
11
Wedstrijdschema publiceren
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Scheidsrechters indelen
2 personen
14
Scoretafel bezetten
15
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
16
Sleuteloverdracht bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
19
Prijzen en medailles bestellen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Prijzen klaarleggen
23
Teammapjes voorbereiden
2 personen
24
Scorebladen printen
25
Deelnemerslijst printen
26
Muziek afspeellijst maken
27
Telefoons opladen
2 personen

Event

28
Sporthal openen
2 personen
29
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
30
Velden uitzetten
4 personen
31
Netten monteren
4 personen
32
Scheidsrechtersstoelen plaatsen
2 personen
33
Scoretafels plaatsen
2 personen
34
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
35
Cateringtafel opstellen
2 personen
36
Publieksstoelen plaatsen
3 personen
37
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
38
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
39
Registratiebalie bemannen
2 personen
40
Teams ontvangen
3 personen
41
Toernooi openen
42
Spelers naar velden verwijzen
2 personen
43
Wedstrijden begeleiden
8 personen
44
Scores registreren
4 personen
45
Wedstrijdballen terughalen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee bijvullen
48
Snacks serveren
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Kleedkamers controleren
2 personen
51
Wedstrijdschema bijwerken
52
Finalisten bekendmaken
53
Finale begeleiden
4 personen
54
Prijzen uitreiken
3 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Publieksstoelen opruimen
3 personen
57
Catering opruimen
3 personen
58
Velden afbreken
4 personen
59
Netten demonteren
4 personen
60
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Sporthal schoonmaken
4 personen
64
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
66
Sleutels terugbrengen
67
Huurmateriaal retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
69
Uitslagen delen
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Bankenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Volleybalpalenaantal 8
Volleyballenaantal 12
Ballenkarrenaantal 4
Scheidsrechtersstoelenaantal 4
Veldmarkeringstapeaantal 4
Fluitjesaantal 6
Reserve-antennesaantal 4
Teamhesjesaantal 40

Apparatuur

Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Pijlen en bordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Teamnaambordjesaantal 12
Medaillesaantal 24
Bekers voor winnaarsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de sporthal zodra je een datum hebt en controleer direct hoeveel velden beschikbaar zijn. Plan daarnaast tijd voor opbouw en afbouw; een zaal is niet automatisch vanaf het eerste fluitsignaal beschikbaar.
Open de inschrijving met een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld drie weken voor het toernooi. Verzamel meteen teamnaam, contactpersoon, aantal spelers, betaling en dieetwensen, zodat je later niet achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijving is gesloten. Publiceer het uiterlijk enkele dagen vooraf en zet per wedstrijd een scheidsrechter, scoretafel en beschikbaar veld klaar.
Wijs per veld een scheidsrechter en scoretafel aan en regel een aparte EHBO-verantwoordelijke. Reken niet op één vrijwilliger die tegelijk wedstrijden begeleidt, uitslagen verwerkt en deelnemers opvangt.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag vooraf: tel volleyballen, netten, palen, scoreborden, fluitjes en reserve-antennes. Leg teammapjes, scorebladen, deelnemerslijsten, prijzen en medailles per onderdeel klaar, zodat de opbouw niet stilvalt door zoekwerk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een volleybaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum en sporthal. Open de inschrijving daarna en sluit die ongeveer 3 weken voor het toernooi, zodat je teams, betalingen en het schema tijdig kunt afronden.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een volleybaltoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra je het aantal velden en de verwachte teams kent. Zet het definitieve schema na de inschrijfdeadline vast en publiceer het uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijddag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een volleybaltoernooi?: Plan per gelijktijdig gebruikt veld minimaal één scheidsrechter en één persoon voor de scoretafel. Voeg daarnaast minstens één coördinator en één EHBO-verantwoordelijke toe; bij 4 velden kom je daarmee al snel op 10 of meer mensen.
Wat moet je een dag voor een volleybaltoernooi controleren?: Controleer 1 dag vooraf de sleuteloverdracht, zaalindeling, netten, palen, ballen, scoreborden, stopwatches en verlengkabels. Print ook de deelnemerslijst en scorebladen en leg prijzen, medailles en teammapjes klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.